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情報の鮮度が落ちる前に速報しましょう!上司への「報告」の適切なタイミングの取り方

2016年05月12日更新

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はじめに

上司への報告は面倒なものですが怠るとチーム全体の評価に影響しかねません。イベントがあった都度に報告しようとすると、例えば悪い内容であった場合などはどうしても報告に躊躇してしまいます。筆者も当初は報告が遅れがちになっていました。

そこで、最初にサマリーを送ったり、報告すべき内容をなるべくテンプレート化したりなど工夫し報告漏れを防止してきました。ここではその実践した内容を紹介したいと思います。

「報告」のシチュエーション

  • 報告する人:製造・開発部門のチームリーダー
  • 報告を受ける人:部長クラス。年齢は50代でとても気が短い

「報告」の適切なタイミングの取り方

ネガティブな内容の報告のとき

  • 報告内容:製造中に大きな製品被害発生した場合
  • 報告のタイミングの見極め方:

どうしても言い訳を言いたい気持ちもあり、ある程度調査を進めてから報告しようとしがちです。これでは報告が遅れてしまうため、まずは発生した事象を速報することを心がけましょう。「◯◯が発生しました。詳細は調査中です。」と簡素でいいのです。重要なのは即効性なのですから。

あとは随時判明したことをこまめに報告していけば良いと思います。また上司から矢継ぎ早に質問が来るかもしれませんが、そのときは率直に真実を伝えていきましょう。

ポジティブな内容の報告のとき

  • 報告内容:開発中に良い結果が現れた場合
  • 報告のタイミングの見極め方:

ネガティブな報告同様、取り急ぎサマリーを報告することを心がけましょう。自分や部下の今後の評価につながる大切な報告ですので、情報が新鮮なうちに報告することがポイントになります。

上記以外の報告(日常的な業務報告など)のとき

  • 報告内容:納期遵守状況、製品合格率などの定例報告
  • 報告のタイミングの見極め方:

これはあらかじめ報告する頻度を決め上司に宣言しておきましょう。例えば毎週月曜日にメールで報告するなど上司に宣言しておきましょう。そして報告内容はテンプレート化することをお勧めします。

メール本文は毎回似たような文章ですが、それによって報告を書く時間が短縮できます。報告する数値やそれに関するコメントのみを毎回変えるだけでいいわけです。

「報告」が苦手な方へのアドバイス

報告というものはタイミングを逸すると難しくなります。タイミングというより情報の鮮度と言うべきでしょうか。しかし、報告は苦手な方もいると思います。おそらく報告とともに理由や言い訳をいわなければならないプレッシャーが大きいのではないでしょうか。

なので、簡素に速報する、ということであればそれほど難しいことではないはずです。言い訳や理由はまずは横に置いて、まずは数行でもいいので速報することを心がけましょう。

おわりに

速報しておくと、その後にすべき報告はまず遅れることはありません。なぜなら、一度フラグをたてておくと、報告が遅れそうになったとしても上司が勝手に聞きに来るからです。速報する、定例報告はテンプレート化することで、業務の効率化を図っていきましょう。

(image by amanaimages)

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本記事は、2016年05月12日時点の情報です。記事内容の実施は、ご自身の責任のもと安全性・有用性を考慮してご利用いただくようお願い致します。

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