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退職時の仕事を引き継ぐコツ

2016年05月12日更新

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はじめに

転職をすることが決まった際、今の仕事の引き継ぎを行わなければいけません。どのような流れで引き継ぎをしたら良いのでしょうか?著者は事務職ですので、事務に関する引き継ぎのハウツーを記載します。

転職をするともなれば、今の自分の仕事を後任者に引き継いでもらわなければいけません。著者は実際に引き継ぎも行った経験もありますし、逆に引き継いだこともあります。

引き継いだ経験があるからこそ、こんな引き継ぎだったら助かるということを身を持って知ることが出来ました。

著者について

  • 著者が転職活動を行っていた時期:2012年4月から6月中旬 33歳
  • 著者が転職した理由:派遣期間終了のため、次の仕事を探そうと思った
  • 引き継ぎ期間:1週間

退職時の仕事を引き継ぐコツ

著者は引き継ぐ人がいる場合といない場合の2通りを経験しています。実際に後任者がいて説明をするのと決まっていない場合では全く異なったものとなります。

どこが違うのかというと、後任者がいれば実際にやって見せることが可能です。一緒に仕事をしながら、間違いを指摘することが可能です。しかし後任者がいない場合には、実践で引き継ぐことが出来ないのです。

しかし両方とも分かりやすくする、ということが大切です。慣れている仕事であっても、後任者には初めての仕事かもしれませんので当たり前だと思わずに初心に帰って、誰でも分かるようにしなければいけません。

ポイント1:引き継ぎ書の作成

後任者がいてもいなくても、引き継ぎ書は作ります。誰が読んでも分かるようにしなければいけません。

例えば、ファイルがどこの書棚にあるのか、など細かい部分まで記載をしていると助かります。後任者がいれば、実際にその場所を教えることが出来ますが、いない場合には困ってしまいます。この場合には、配置図を添付しておきます。図で説明をしたほうが分かりやすいです。

これは退職後でも聞かなくて済むように、引き継ぎ書を見ればわかるようにするためです。

ポイント2:前もって整理整頓をしておく

例えばファイルにしても、インデックスをつけて分かりやすくしておきます。自分が使っていたものがインデックスを付けていなかった場合、どこのあたりにファイリングされているのか分かっているでしょう。

しかし初めて見る人はどこに何がファイリングされているのか分かりません。そのため、整理整頓をしておくことが必要となります。

自分で分かっているものでも、誰にでも分かるようにする必要があります。

ポイント3:引き継ぐ人以外の人への情報提供

実際に引き継ぐ人以外にも、引き継ぎの内容を伝えておくと良いです。全く情報がないよりも他の誰かに情報があったほうが良いです。

後任者はとにかく分からないことだらけです。転職後に分からないことがあっても、誰か聞くことが出来る人がいれば、心強くもなります。

全ての仕事を把握していなくても、どんなことをやっていたのかということだけでも第三者に伝えておくと良いです。困った時にはこの人に聞いてください、と言うことも可能となります。

引き継ぎ書を書いても誰が読んでも分かるようにしておくことです。また引き継ぎ書は複数部用意し、後任者以外も持っておくと良いです。

おわりに

中には引き継ぎをする時間を与えない企業もあります。急に前任者が退職をしてしまったということもあるでしょう。しかしその前任者が使っていたパソコンのフォルダやファイルは残しておくべきです。

何もない状態にしてしまうと、後任者が困ってしまいますので、できるだけファイルやパソコンフォルダは残しておきましょう。

どうしても分からないことがあったら連絡をしても構わない、ということであれば、連絡先を教えておくのも良いでしょう。

(photo by amanaimages)

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本記事は、2016年05月12日時点の情報です。記事内容の実施は、ご自身の責任のもと安全性・有用性を考慮してご利用いただくようお願い致します。

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