生活の知恵があつまる情報サイト

nanapi

Icon businessビジネス・経済

  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7. 送付状を送る際の注意点

送付状を送る際の注意点

2016年05月12日更新

 views

お気に入り

はじめに

送付状はビジネスの様々な場面でよく目にします。よく目にするということはそれだけ重要ということです。重要な書類だからこそ、きちんとした書き方をマスターしたいものです。

ここでは、送付状を送る際の注意点についてご説明します。

送付状を送る

送付状とは、「送付物を送る際に、受け取った相手に、その送付物の内容がどういった趣旨のものか明らかにする文書」です。

送付状が同封されていなかったり、趣旨が曖昧な文章では、最悪の場合、受け取りを拒否されることもあり得ますので、十分な配慮が必要です。

封入物のタイトルや種類などを、簡潔・明瞭に箇条書きにします。

事後の連絡を容易にするために、発信人の電話・ファックス番号を記入しておきましょう。

ファックスで送る場合

秘密を要する重要文書など、また、プライバシーに関わるような文書はファックスで送信すべきではありません。誰もが目にする可能性があるからです。ファックスの場合、発信前に電話で先方に送付の旨を連絡します。

郵便の場合

郵送物の場合、封入物のタイトル、種類を簡明に箇条書きにします。また、送付者の電話・ファックス番号を必ず記入します。

FAX送信・郵送ともに電話で先方に送付の旨を連絡します。さらに、送信後も誤送信や不着を防ぐために到着を電話で確認する心遣いが必要です。

注意すること

  • 送付状を必ずつける
  • 送付状は会社独自のフォーマットを確認、なければ雛形を作っておく
  • 秘密を要する文書やプライバシーにかかわるような文書はファックスでは送らない

おわりに

ここでは、送付状を送る際の注意点についてご説明しました。

ルールにのっとった送付状を作成できるようになりましょう。

(photo by amanaimages)

この記事で使われている画像一覧

  • 20130226171816 512c6fc88f102

本記事は、2016年05月12日時点の情報です。記事内容の実施は、ご自身の責任のもと安全性・有用性を考慮してご利用いただくようお願い致します。

編集部ピックアップ

期間限定のPRコンテンツをチェック!

もっと見る