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4つのポイントを意識して!メールで築く人間関係

2013年11月02日更新

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はじめに

知らない人と、メールだけでやりとりする場合は、文字のみのコミュニケーションとなるが故にトラブルが起こりがちです。

普通のコミュニケーションでは、口調・表情・身振りといったものが互いの理解を助けてくれますし、誤解があってもその場ですぐに訂正することができます。ところが文章だけではそうはいきません。

ここでは、メールでどうすれば良好な人間関係が築けるか、その方法をご紹介します。

基本的な姿勢

相手を大切に思う気持ちをもつ。これがどんな場合でも、良好な人間関係を築くための基本です。

もう一つ。相手はあなたとは違う人間です。あなたと異なる感じ方や考え方をしても不思議ではありません。それを受け入れる心の広さをもちましょう。

相手とのコミュニケーションは文章で行ないます。そこでどんな文章を書くかが大切になってきます。

望ましい文章の書き方

出来る限り広く受けられる物を意識する

相手が気さくに自己紹介をしてくれる場合はいいのですが、メールだけの相手は、どんな人か分からないこともあります。ですから、できるだけ広い範囲の人に受け入れられるような、分かりやすく、礼儀正しい文章を書く必要があります。

そういう文章は一朝一夕には書けませんから、普段から文章の練習をしておくに越したことはありません。

相手の事をよく考える

相手の文章をよく読み、それにふさわしい応答をしましょう。相手のまじめな質問を見逃したりしては、いい関係は築けません。

また、おしつけがましい、断定調の書き方も避けましょう。もの柔らかな遠慮深い文章なら、受け入れられやすいです。両方の例をあげましょう。

  • 例1:そうは思いません。
  • 例2:悪いんですが、そうは思わないんですが・・・。

相手の意見を否定したり、依頼を断ったりする場合は特に注意が必要です。

例1は、自分の意思ははっきり伝わります。しかし、人によっては、ずいぶんきつい言い方をするものだ。喧嘩腰だ。と不快に受け取るかもしれません。

例2は、文が長くなるという欠点はありますが、意思だけでなく、相手の気持ちを尊重する姿勢も伝えることができるでしょう。

もちろん例2以外にもさまざまな文が考えられますので、工夫してください。

個性を主張しすぎない

相手がどんな人か分からなければ、余りに個性的な書き方は避けましょう。顔文字や絵文字は嫌う人もいます。

頻繁に用いられているものだとしても、ネット上の流行語もやめた方が無難です。

距離感を意識する

SNSなどで出会う人とは違い、相手は個人的な親しさなどは求めていないかもしれません。仕事だけの相手なら、特にその可能性が高いです。それを考慮して、少なくとも最初のうちは、ある程度の距離を保ったコミュニケーションが望ましいでしょう。

つまり、私的な話題を出したりするのは慎重にした方がいいということです。それには、知らない人から自分を守るという意味合いもあります。

交流がしばらく続き、信頼できそうな人だという感触を得たとしましょう。そのとき、もし、あなたの方が、相手と親しくなりたいと思ったら、少しだけ私的なことを書いて様子をみたら、いかがでしょうか。

例えば「すっかり春めいてきました」とだけ書いていたのを

「すっかり春めいてきました。春物のコートを出しました」

といった具合にしてみる等も良いでしょう。もし無反応なら、それ以上の接近はやめておいた方がいいでしょう。

送信する前に必ず時間をあけて読み直して、まずい点は訂正しましょう。夜書いた文章を翌朝読むと、目も当てられない、ということはよくあるものです。第三者に読んでもらうのも効果的です。

相手の文章の受け止め方

相手から不愉快な文章が来ることもあります。そうであっても、できるだけ冷静に受け止めましょう。

相手はあなたを誤解しているのかもしれません。単に文章が下手なのかもしれません。一時的に調子が悪いだけなのかもしれません。あるいは、あなたの方が相手の文意を十分読み取れていないこともありえます。

様々な可能性を考えられる心の余裕が必要です。カッとなって、即座に感情的な返事を送れば、人間関係は終わってしまいます。

相手の文章には寛大に、自分の文章には慎重に。

問題を起こしてしまったら

もし、相手が気分を害しているようであれば、慎重な言葉づかいでそれを確かめましょう。そして、丁寧に事情を説明しましょう。

自分に非があることが分かったら、率直に謝ることが大切です。相手が単に誤解していただけであっても、誤解するような文章を書いた責任があるという態度で、やはり謝罪しましょう。

潔い謝罪は相手に好印象を与えます。それをきっかけにより強い信頼関係が生まれるかもしれません。

おわりに

メールでのコミュニケーションには様々な困難が伴っています。しかし、努力を重ねていけば、乗り越えられないことはありません。恐る恐るでもけっこうです。

一歩前に踏み出しましょう。

(photo by 足成)

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本記事は、2013年11月02日時点の情報です。記事内容の実施は、ご自身の責任のもと安全性・有用性を考慮してご利用いただくようお願い致します。

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