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  7. 幹事はどうする?時系列で紹介する、飲み会セッティングの流れ

幹事はどうする?時系列で紹介する、飲み会セッティングの流れ

2016年05月12日更新

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はじめに

仲のいい友達との飲み会は楽しいものです。しかし、飲み会に漕ぎつけるまでには誰かが飲み会のセッティングをする必要があります。

日時の決定、メンバーへの声かけ、店の予約など、やることがたくさんあって何から手を付ければいいの!?なんて、パニックになることもあるのではないでしょうか。

ここでは、著者が飲み会の幹事になった時の、飲み会までの流れを書いていきたいと思います。

著者が幹事を務めた飲み会について

飲み会について

  • 時期:11月下旬
  • お店・席:鍋と焼き鳥が目玉の居酒屋、テーブル席
  • 参加者:4名(うち1名遅刻)
  • 会費:約6000円(遅刻者は2000円)
  • 飲み会の主旨:大学時代の友人と、少し早めの忘年会

幹事になったきっかけ

仲間内で持ち回りで幹事をやっているため、今回は私の当番ということでした。

幹事としての段取り

1か月前:メンバーにメール送信

「そろそろ集まりましょうか」といった旨のメールを、誘いたいメンバーに送ります。合わせてみんなの予定を尋ね、メンバー全員の都合のいい日をすり合わせます。

希望の場所があるかどうかの確認も、このタイミングで聞いてみるといいでしょう。

社会人などの場合、環境が大きく異なると、なかなか都合が合わないことも多いです。連絡は余裕を持って行いましょう。

3週間前:場所、店のピックアップ

メンバーからの連絡もぽつぽつ返ってきていることと思います。その中の要望などを照らし合わせ、良さそうな場所を探します。

場所が決まったところで、一度またメンバーに連絡すると親切です。特に異論がなければ、そのあたりで店を探します。

店が決まったら、電話をかけて予約します。この時点でまだメンバーの都合がはっきりしない場合には、時間や人数の変動があることを店に伝えます。ある程度の融通が利くかどうかを確認しましょう。

コース料理を頼む場合は、店側の仕入れの関係で「○日前までに確定して連絡ください」と言われることが多いです。また、人気のある店はすぐに席が埋まってしまうので、早めに予約をして席をキープします。

平日であれば学校帰り、勤務帰りの人もいます。なるべくみんなが来やすい、交通の便がいい場所を選びましょう。
店を選ぶポイントは、駅から近いこと、駅からの道順がわかりやすいことです。必ずしも待ち合わせ場所から全員で移動できるとは限りません。

3日前:メンバーに最終確認の連絡

日時、集合場所、利用する店などの詳細をまとめ、メールでメンバー全員に送ります。

確認を入れることで、やっぱり都合が悪くなったけど連絡を忘れていた!という事態を避けることができます。

当日日中:参加メンバーの確認

誰が参加するのか、店に伝えた人数と変わりはないかを、もう一度確認しておきます。

当日日中:集合場所、店までの道順の確認

幹事が場所を知らないと話になりません。集合場所と、そこから店までの行き方を、再度確認しておきます。

手元ですぐに地図が確認できる状態だといいでしょう。

会場についてから:受付から着席までの仕切り

店に着いたら、とりあえず店員を捕まえて、予約した者であることを伝えて席に案内してもらいます。

席に通された後、席をお互い譲り合って、着席がもたつくことがあります。その場合には、幹事がちゃきちゃき仕切って座らせてしまいましょう。

席は途中で交換もできるので、細かいことに気を使わなくても大丈夫です。

飲み会開始~終了:最初の注文から乾杯の音頭

全員が席に着いたら、まずは飲み物の注文です。店員を呼んで、全員の分を注文します。ビールの人と、その他の人で分けると把握しやすいです。

種類によっては出てくるまでに時間差があることもあります。全員の分が揃うまで場を持たせましょう。

飲み物が揃ったら、いよいよ乾杯です。幹事自身が音頭を取ってもいいですし、「では今日は○○さんにお言葉をいただきましょう!」という風に指名してしまうのもアリです。

ここまでくれば、あとは各自好きなように飲み会を楽しむと思うので、幹事としての仕事は一先ず終わりです。

普段から喋るのが苦手な人に乾杯の音頭を押し付けるのはやめておきましょう。

後日:お疲れ様メールを送信

帰宅中~翌日に、参加メンバーに対して、「本日はお疲れ様でした。楽しかったです。また集まりましょう」というようなメールを送ります。それに対して、メンバーからは労いの返信が届き、ほっとしたのを覚えています。

TwitterやFacebookなどのSNSをやっている人は、そこにも簡単な感想を書くといいかもしれません。

おわりに

以上、筆者が幹事をしたときの流れを時系列に沿って書いてみました。少人数の飲み会であればもっと簡略化させてもいいですし、逆に人数が増えてくるともう少し連絡を密にする必要が出てくるでしょう。

幹事というと少し敷居が高いイメージがあるかもしれませんが、そこまで難しく考えなくても大丈夫です。積極的に引き受けていけば、みんなで集まれる機会が増えて喜ばれると思いますよ。

(photo by amanaimages)

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本記事は、2016年05月12日時点の情報です。記事内容の実施は、ご自身の責任のもと安全性・有用性を考慮してご利用いただくようお願い致します。

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