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スタッフ全員がハッピーになれる!結婚式二次会依頼の心構え

2013年11月01日更新

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はじめに

お祝い事で「お互い様」とはいえ、毎日仕事で忙しい友人に結婚式二次会を任せるのはちょっと気が引けますよね。それがきっかけになって、それまでの友人関係が崩れるという話も聞きます。

そんな事を思っていた著者たちは、「準備は自分たちでやり、当日の進行を完全に任せる!」という二次会のスタイルをとりました。

役割分担はスタッフの立場を考えて!

著者たち夫婦は同じ大学の出身で、共通の友人が多かったんです。本当は、職場の人の方が毎日会うし、準備を進める上でも都合がいいとは思ったのですが、「当日のスタッフの立場」で考えて、共通の知り合いに任せる事にしました。

それぞれ仕事もバラバラで、打ち合わせの時間を作るのは大変でしたが、知っている者同士だったので変な緊張感もなく進められたように思います。

打ち合わせは、2か月前に顔合わせ、2週間前に最終確認と、2回行いました。その他、メーリングリストを作り必要に応じて使用しました。

司会:既婚男性1名・独身女性1名

男性は、大学の卒業式後のパーティーで司会を務めた方でした。飲み会や旅行の提案をするなど、いつもリーダー役の方。盛り上げ上手で話好き、さらにご自身の結婚式二次会の経験もあるので安心してお任せしました。

もう一人の女性は、仕事で人前で喋る機会が多い方。そこに抵抗がないということが、女性司会者には重要なポイントだと思います。

本当はやりたくなかったのに…という話を聞くことありますよね。

2人には、男性がメインで喋って、女性には女子アナの司会のように、時間を見ながら進めてもらうようにお願いしました。

受付:経理担当の独身男性1名、受付担当の独身女性2名

司会の依頼と同様に、経理担当は学生時代にサークルで同じ役割をしていた方にお願いしました。楽しい二次会の後に待っているお会計…ここを押さえなければ、残念なことになってしまいます。

金銭管理はマメな男性に任せて、キレイどころな女性2名に名簿チェックやチェキ撮影を任せる、というところでしょうか。女性2名は、接客業でコミュニケーションスキルの高い方々にお願いしました。

依頼はビジネス商談と同じ!

幹事の依頼がまず始めの印象になるので大事ですよね。著者たちは、開催日の2か月前にメールや直接会って依頼をしました。その際、役割分担や負担はできる限り軽減するという事を話しました。

「依頼は受けたものの、何をするのか当日まで分からなかった」「当日になって突然司会の原稿を渡された」なんて話、耳にしますよね。そういった事を回避するために、依頼したい役割・二次会のイメージ・当日までのスケジュールを伝えました。

また、イメージを伝えたので、それまでに出席した二次会の経験談・失敗談が聞けて参考になりました。準備の段階だと、気を遣ってなかなかそういった話をお互いしづらくなるので、貴重な機会ですよ!

スケジュール作成は、自分たちにとってもスムーズにすすめるための指標になるので作っておいた方が安心です。

希望は「お互いに当日が楽しみな状態になること!」

いくら自分たちで準備をするとはいえ、当日任せるのは幹事の友人たち。やりたくないゲームを進行する、もらいたくない景品を渡す…では、ちょっと気分が落ち込んじゃいますよね。

著者たちは、友人たちにも納得してもらった上で当日を迎える事が重要だと思いました。そして、「相談または提案→決定→準備は自分たちで→当日はお任せ」というスタイルで進めさせてもらえるよう希望を伝えました。

実際にした相談・提案

会場選びについて

著者は夫婦間で意見が分かれていました。夫は、挙式・披露宴を行った会場が用意している二次会プランを気に入り、同会場の別室での開催を希望。著者は、挙式・披露宴会場から徒歩10分のオシャレなレストラン貸切りを希望。

全く折り合わない状態でしたが、幹事=参加者目線の意見で「披露宴から移動するのは近ければ近い方が良い」という事で前者に決めました。

会費について

地域差や価値観の違いがあり、設定するのに悩んだ会費。できるだけ安く、たくさんの人に参加してもらいたいと思うものの、出費はできる限り抑えたい…。と思っていました。

幹事からそれぞれが参加した二次会の相場や内容を教えてもらいました。「都内のレストランで男性会費が1万した」「できるだけ新郎新婦の出費を抑えるべきだから、9,000円くらいはしょうがない」「女性7,000円、男性8,000円なら標準的」など教えてもらいました。

結婚準備をしていくうちに、金銭感覚がずれてしまいがちだった著者にとって、こういった意見は頼りがいがありました。

ゲームの内容

たくさんの出逢いがある機会にしたい、という思いで、ビンゴに少しアレンジしたものを提案しました。進行がしづらくないか、事前のアナウンスで説明は間に合うか、など司会者から意見出しをしてもらい、アレンジをしていきました。

景品の数・種類

実際にもらって嬉しかったもの、もらっている人を見て羨ましかったもの、いま欲しいもの、貰っても困るものを聞かせてもらいました。その場でテーマパークのペアチケット2組以上、最新ゲーム機を入れる事が決定。逆に、家電はできる限り入れないという方針も決まりました。

また、「できる限りたくさんの人に景品を持って帰って欲しい!」という思いがあったのですが、「5~10人に1人が当たるというイメージで十分」と、落ち着くよう指摘を受けました。

幹事と著者の役割分担

幹事

実際に使用した次第・景品リストを著者へ送付、司会の原稿作成、本番前に景品陳列等ゲームの用意、受付での撮影用意、本番の進行全て、支払い

著者

二次会の案内メール送信、返信の集計、参加者名簿の作成、次第の作成、景品リストの作成、BGM曲の選定、ゲーム備品の作成&購入、景品の購入、プチギフトの購入、受付用品の購入、前日までに全ての使用品を搬入

会場準備については、すべて会場スタッフにしてもらうようお願いしておきました。また、2週間前の打ち合わせの段階で足りない部分・不安な部分を出してもらい、解消しておく事も大事です。

本人たちでは気づかない部分を気にしている場合もあります。著者の場合、司会男性が進行する上で「いじっていい人、いじってはNGな人」を確認されました。確認事項を名簿にメモしていました。

絆を深めるチャンス!心遣いは最低限のマナー。

一般の参加者からすると、二次会は、気心の知れた仲間との再会や素敵な出会いの場を楽しむという位置づけではないでしょうか。

それに比べ、幹事というのは、どんなにささいな役割でも多少の緊張感をおぼえたり、人によっては事前準備をするものです。

ましてや、結婚世代は働き盛り世代!仕事の合間に、自分たちの事を考えてもらっているという事に対して、感謝の気持ちをもってお願いをする事が大切ではないでしょうか。

自分たちの事で必死になってしまいがちな結婚式二次会ですが、心に余裕をもって接することで、友人たちとの更なる絆が生まれますよ。

(photo by 著者)

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本記事は、2013年11月01日時点の情報です。記事内容の実施は、ご自身の責任のもと安全性・有用性を考慮してご利用いただくようお願い致します。

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