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ビジネスマンの基本の「キ」 業務日報を書くときのポイント3つ

2016年05月12日更新

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はじめに

日々の業務の内容を報告する「業務日報」。

業務日報は多くの会社で作成が要求される、基本的な報告書です。毎日書くものだからこそ、高いクオリティで提出したいですよね。

ここでは、業務日報を書くときのポイントを3つ、ご紹介します。

1.日報の目的を考える

業務日報とは日々の業務内容を文書化した報告書です。ただ書くのではなく、何のために書くのかを考えてみましょう。

主な目的としては、

  • 目標に対しての進捗確認
  • 仕事内容の判断
  • 次の展開へのアドバイス

など、さまざまなものがあります。

目的は状況によってさまざまですが、一番の目的は日々の仕事を「見える化」するということです。

一日の行動のなかで、どの情報を「見える化」すべきなのか、考えると書きやすくなります。

2.「簡単に具体的に」がキーワード

業務日報を書くにあたって「簡潔&具体的」にというのは、とても重要な要素です。

簡潔に書くためのコツは、伝えたいことをできる限り一般的なわかりやすい言葉で書くことです。

具体的に書くためのコツは

  • 数字を入れる
  • 地名や会社名
  • 商品名を入る

など、口頭で説明しなくても、同じ内容がどの読み手にも同じように伝わるという基本的な工夫をするということです。

3.特記事項は必ず記入

その日の自分なりの考察、調べてみたこと、業界動向、顧客動向など、長い一日の仕事のなかで気づいた点を書いてみましょう。

特記事項は自分の個性と味を出せる場所です。同じように、報告書の特記事項こそ実は「できるビジネスパーソン」への近道かもしれません。

特記事項は書き手の腕が試される部分です。いろいろな可能性を試してみてください。

おわりに

ここでは、業務日報を書くときの3つのポイントについてご説明しました。

わかりやすい業務日報を書くのに特別な力はいりません。読み手のことを考えて書類を作成する、ただこれだけです。

早速次回の業務日報から改善して行きましょう!

(photo by amanaimages)

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本記事は、2016年05月12日時点の情報です。記事内容の実施は、ご自身の責任のもと安全性・有用性を考慮してご利用いただくようお願い致します。

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