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信頼関係を壊さないために!待ち合わせのキャンセルの仕方

2013年02月04日更新

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はじめに

どんなに楽しみにしていた約束でも、なにかしらの事情でキャンセルをしなければならないことがありますよね。そんなとき、ただ「行けない!」と言ってしまっては信頼関係にヒビが入ります。

今回は信頼関係を壊さないための誠意をもった待ち合わせのキャンセルの仕方をご紹介いたします。

キャンセルの連絡をするべきリミット

「行けない」とわかった時点ですぐに連絡をするべきです。しかし、中には「行けるかどうかわからなくなってきた」というときもあるでしょう。

行けるかどうか不明になったとき

すぐにそのことを伝えましょう。そのときは、

○日までにわかります

と、いつまでにハッキリとわかるか知らせておきます。

申し訳ないんだけれど

というクッション言葉も添えてください。

連絡をするときの内容や連絡方法

何パターンか記載しますが、全てに共通するのは、

本当にごめんなさい

という謝罪です。また、

「楽しみにしていたのですが」「○○の事情で」

と、自分が楽しみにしていたこと、どうしても外せない理由を伝えましょう。

数日前に連絡するとき

連絡方法は電話・メールをお勧めします。電話は相手が必ずとれるだろう時間帯を考えてください。もしも不明な場合は、メールでかまいません。

メールをしたのち、少し時間が経ってから、

「先にメールにて伝えましたが」

と電話してみましょう。

前日に連絡するとき

前日、特に前日の夜となると時間がありません。電話をしてみましょう。もしも相手がでなかった場合、留守番電話機能があった場合は用件を伝えます。

留守番電話機能がなかった場合はまず用件をメールし、その後しばらくしてから再度電話をかけなおしましょう。

当日に連絡するとき

電話をしましょう。しかし、時間によっては既に相手が電車や車で移動中の可能性もあります。そのときは相手が電話にでられないので、メールにて伝えます。もちろん、電話もしてみてください。

あまりしつこく電話をすると、電車内または運転中のときは気が散ります。電話の回数、コールは控えめにしましょう。

待ち合わせ時間を過ぎた場合

まずあってはならないことですが、すぐに電話をしましょう。少なくとも相手から電話があるということはないように。

電車内など電話ができない場所にいる場合はメールをし、その後できるだけすぐに電話ができる場所に移動し電話をしてください。

約束をし直すときに日時や場所に関して注意すること

また約束をキャンセルするわけにはいかないので、次の約束はよく考えて決めましょう。約束のし直しは約束の内容によりますので、何パターンか記載します。

映画、美術館鑑賞をする予定だった場合

映画や美術館は公開・キャンペーン期間などがあります。それらが過ぎてしまわないようにしましょう。待ち合わせ場所は当初の約束の場所で良いと思います。

コンサートなど、1度きりのものだった場合

コンサートや演劇の場合、再度同じ約束はできません。別のコンサートでも可能かどうか相手に確認してください。もしも可能だった場合はそのコンサートの日時、最寄駅などで待ち合わせしましょう。

相手が既にチケットを購入していた場合で、相手が「一人ではコンサートに参加できない」などで参加しなかった場合、相手のチケット代を支払いましょう

ショッピングなど、期間が限られない場合

できる限り相手の都合の良い日時・場所に合わせましょう。それが無理な場合は、

「○日と○日以外は大丈夫!」

と、自分の都合の良い日程ではなく都合の悪い日程を伝えましょう。そうすることで、相手は選べる日時が増えます。

相手が怒っている時の対処法

1番の怒る理由は、

あなたと会いたかったのに

ということだと思います。まずはその気持ちを察してください。

また、ひたすら謝っても「謝れば済むと思っている」と思われるので、謝罪した後は、

「お詫びに、今度ランチおごるよ!」「行きたがっていた○○に行こう」

と代返案をだしてください。

飲み会などはキャンセル料が発生していると思います。金銭に関わるものはしっかりとチェックして払いましょう。

相手が遠慮した場合、どうしても受け取らない場合はなにかプレゼントをしてください。

その他の注意点

キャンセルの電話をする場合は静かで電波の良い場所にしましょう。がやがやと雑音が入っていたり、途中で電話が切れてしまったりすると相手も不愉快です。

また、メールの場合は絵文字や顔文字を入れるとふざけている、気軽にキャンセルしていると思われるので、避けましょう。

風邪でキャンセルする場合は、

「ずいぶん治ってきているんだけれど、万が一うつしてしまっては迷惑だから」

と伝えましょう。約束の次の日に会ったとき「なんだ、元気そう」と思われ「昨日のキャンセルって他の用事があるんじゃないの」と疑われます。

おわりに

約束のキャンセルはしたくなくてもしなくてはいけないときがあると思います。そんなとき、できるだけ相手を不愉快にさせずキャンセルができれば、信頼関係も保てると思います。

(photo by 足成)

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本記事は、2013年02月04日時点の情報です。記事内容の実施は、ご自身の責任のもと安全性・有用性を考慮してご利用いただくようお願い致します。

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