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  5. ソツなくこなせ!会社の送別会・会計報告の方法

ソツなくこなせ!会社の送別会・会計報告の方法

2013年01月15日作成

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年度末の3月は転勤や退職する人が多く、どんな会社でも送別会をすることが多いでしょう。別れの前のひととき、仲間と食事をしたりお酒を飲んだりするのは、後からいい思い出になります。

・・・が、幹事ともなれば残念ながらゆっくりすることもできませんね。特に会費を集めて支払い・・・となればお金を預かる分、気を遣うことも多いはず。

ここでは会社の送別会での会計報告について、その具体的な方法をお教えします。

目次

1.予算を立てる

送迎会の場合、「送られる人」は会費無料のことが多いですよね。

「お一人様4000円コース」を人数分頼んで、1人4000円ずつ集めていては全体の予算では足りません。また、記念品や花束の用意をすることも多いでしょうから、その分も予算に計上して、予算を立てましょう。

2.領収書をもらう

お店で会計をしたら、必ず領収書をもらいましょう。宛名を「●●株式会社 送別会」としておけばOKです。

また、会社の福利厚生費から一部経費を負担する場合もあります。その場合は、負担分だけを別に領収書を切ってもらいましょう。これは後ほど会社の経理担当者に渡して精算する必要があるからです。

3.報告は速やかに

会計報告は速やかに行いましょう。できれば送別会の翌営業日の午前中までが好ましいです。

また、形式はもちろん形に残るように文字にすることです。WordやExcelを使って作成するのが一般的です。

4.会計内容は「収入」と「支出」に分けて

要するにいくら入って、いくら出て行ったかが問題です。収入と支出に分けてきちんと記載しましょう。その際、記念品代の所には何を買ったかも明記するといいですね。

記念品を送別会で渡したとしても、だいたいの場合、中身を知っているのは選んだ人ともらった人だけ。

ですが、「どんなものをさしあげたのか」は会費を払った人みんなが知る権利があります。会計報告の際に改めてきちんと報告しましょう。

これに2.でもらった領収書を貼って報告書の完成です。

5.回覧板をまわす

報告書ができたらクリップボードなどに挟んで回覧板をまわします。

その際、会社の座席表を一緒に挟んでおきましょう。「最後は担当の●●へ」と書いておけば、一番最後に回ってきます。

「お疲れ様でした」「ありがとうございました」などとコメントを入れてくれる人もいて、結構和みますよ!

この時注意しなくてはいけないのは、「送られる人」には回さないことです。金銭的なことは、本人には知らせないのがマナーです。

会社によってはメールや社内掲示板システムなどで回覧を流すこともできますね。

おわりに

送別会もただお開きになればそれでおしまいというわけではありません。後の会計報告までが送別会と肝に銘じて幹事の仕事をし、楽しみましょう。

(photo by 足成)

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本記事は、2013年01月15日時点の情報です。記事内容の実施は、ご自身の責任のもと安全性・有用性を考慮してご利用いただくようお願い致します。

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