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もう二時間会議はイヤ!効率的な会議のコツ

2016年05月11日更新

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はじめに

会議が長くなりがちなとある取引先について悩んだ結果、著者が考案したいくつかの「効率的な会議の方法」を紹介します。

効率的な会議のために

1.資料の準備の仕方

アジェンダは人数分、必要資料はあらかじめ先方や他メンバーかメールで送っておいてもらいホチキスで一束にしておきます。こうすれば資料○枚目とわかりやすく会議中どれ?どれ?と騒ぐこともありません。

2.参加者の役割振り

議長、書記はもちろん、タイムキーパーが必要です。あらかじめ各議題についての所要時間をアジェンダに書いておき、五分前にアラートを出してもらいます。

3. タイムキーピング

タイムキーパーが五分前を告げてからは、結論がでそうなものはまとめ、出なさそうなものは次回の議題として論点を挙げます。足りないからと延長するのはNGです。

4.結論が出そうにない議題の扱い方

次回のために、より論点を明確にしておきます。

  • 何が問題か
  • 誰が主担当か

を明らかにし、主担当は次回までに結論が出るようにします。

5. 終了後に決定事項を確実に追いかける方法

書記は、会議内容をできれば24時間以内に全員にメールします。定期的にある会議の場合は、1ファイルで過去のものも参照できるようにし、共有フォルダもしくはネット共有で閲覧できるようにします。

おわりに

いかがでしょうか?長引く会議にうんざり、という方も多いことと思います。著者はこれで、結論もでない二時間会議、というような無駄は省けるようになりました。ぜひ参考にしてみてくださいね。

(photo by amanaimages)

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本記事は、2016年05月11日時点の情報です。記事内容の実施は、ご自身の責任のもと安全性・有用性を考慮してご利用いただくようお願い致します。

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