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ちょっとした工夫で好印象のメールを作成する方法

2013年10月29日更新

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はじめに

メールが普及する昨今。便利で手軽で、相手の状況や都合をうかがうなどの配慮が必要な電話と違って、気を使わずに連絡がとれるとのことで、利用している人は多いと思います。

便利で気軽に連絡取りやすい分、書き方によっては思いがけない誤解を招くことも。文字に残ってしまいますから、相手の気分を害してしまったら取り返しがつきません。

顔が見えないだけに表情や話し方もわかりません。文字でコミュニケーションをとることは、実は大変難しいのです。

その1:はじめに、あいさつ文やねぎらいの言葉などを入れる

いきなり用件を伝える前に、「おつかれさまです」 「こんにちは」など、相手の様子や現状をうかがうあいさつ分を入れましょう。「お仕事おつかれさまです」などと一言ねぎらいの言葉を入れると、心が和むものです。

その2:ていねいなキレイな文章でわかりやすく書きましょう

例えば、お友達と会う約束をする時

お誘いする場合

「もし良かったら、○月○日、ランチでもいかがですか?」
「あなたの都合がよければ、これから会いませんか」

という感じに、相手の都合をうかがいつつ、お誘いすると、大変気持ちが良いです。

お誘いを上手に断る場合

都合が悪かったり、気分が乗らない時の断り方も丁重に行いましょう。

ただ、

「今日は都合が悪いので行かれません」

よりも、お断りの文章の後にお礼の言葉も添えて。

「せっかくお誘いいただいたのに、ごめんなさい」
「いつも気にかけていただき、ありがとう」

という感じに、誘ってくれてうれしかった気持ちと伝えましょう。

待ち合わせに遅れる場合

ちょっと待ち合わせ時間に遅れそうな場合は、待ち合わせ時間の数分前かちょうどの時間に、

「ちょっと遅れます。お待たせしてごめんなさい」

というようなメールを送りましょう。

また、反対に遅れるメールをもらった場合は、

「こちらも今着いたばかりなので大丈夫。ゆっくりお気をつけていらしてね」

というお返事をして、相手を安心させてあげましょうね。

その3:絵文字や顔文字をうまく利用しましょう

文章のニュアンスが伝わりにくい時は、絵文字や顔文字が便利です。「この文章では冷たいかしら?」と迷った時は、笑顔の顔文字や微笑んでいる絵文字を文章の最後に入れてみましょう。印象が良くなります。

また「○○○(笑)」というように、最後に(笑)マークを入れると、温かみが感じられます。(微笑)(爆笑)など笑いの種類も変えてみると、より気持ちが伝わりやすいでしょう。

おわりに

ポイントをつかめば、メールはとても楽しいものです。上手な文章を作成できれば、実際に喋るよりも心がこもっていて、自分の気持ちをきちんと伝えるのでおすすめです。

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本記事は、2013年10月29日時点の情報です。記事内容の実施は、ご自身の責任のもと安全性・有用性を考慮してご利用いただくようお願い致します。

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