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  6. ダラダラ会議から脱却する3つのポイント

ダラダラ会議から脱却する3つのポイント

2012年11月26日作成

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はじめに

皆さんは普段どのくらい会議をしていますか?

煮詰まったり、議論が横道にそれてしまったりと、ついダラダラになってしまいがちな会議。

会議は、結果をどこまで追求できるかで生産性が変わります。

会議を開催するためには、参加者の「時間」「人件費」「会場費」「交通費」などあらゆるものを消費・投資します。

そのため、消費に見合うリターンは徹底的に意識する必要があります。

会議の3つポイント「ファシリテーション」

ファシリテーションとは、メンバーを適切な課題解決へ導いたり、合意を作り上げることを円滑に進めていくためのスキルです。いわば会議の中心的人物といえます。

1:事前準備をすること

事前準備では以下の点に注意するのがポイントです。

目的の共有

会議の目的は明確にしておく必要があります。目的が明確でないと論点がブレてしまい、会議が違った方向へ進んでしまうことがあります。

進行の段取り

時間通りにだいたいの進行ができるように注意します。

役割分担

ファシリテーターや議事録作成、ホワイトボードやタイムキーパーの役割を分担し、多くの人を主体的に会議へ参加させることが大切です。

議題と結果のイメージ

会議でどのような議題や課題について話し合い、どのような結果、アウトプットへ導きたいのかをイメージしておく必要があります。

2:議論を円滑に進めること

議論のズレを防ぐ

論点が噛み合わない場合は、議論がズレていることがほとんどです。

議論がズレていると感じたら、一旦議論を置いておいて、別の場所で議論しましょう。

あいまいな言葉は使わない

相手によって解釈が異なる言葉や、会議の場で考えても意味のない曖昧な言葉は使わないようにしましょう。

3:結果につなげること

結果につなげるポイントとしては以下があげられます。

「誰が」「何を」「いつまでに行う」かを明確に残す

なんのアウトプットも結果も得られない、実行なき会議は無意味です。アウトプットを約束させることが大切です。

会議を振り返り改善する

「今回の会議は生産的であったか」を軸に、良かったことと悪かったことを振り返りましょう。

おわりに

その会議で何を学びたいか」を意識しておくもポイントです。

あまりにもつまらない会議であれば、それを反面教師にするのも良いでしょう。

つまらない会議で時間を浪費するよりは、学びの時間に変るにはどうすればいいのかを考えると会議もメリットがあります。

結果を追求して生産性の高い会議をしていきましょう!

(photo by 足成)

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本記事は、2012年11月26日時点の情報です。記事内容の実施は、ご自身の責任のもと安全性・有用性を考慮してご利用いただくようお願い致します。

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