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メールを整理するための4つのプロセス

2013年10月29日更新

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はじめに

メールの整理が上手くできていないと、知らず知らずのうちに小さなストレスを抱えこんでしまう場合が多い。

なぜなら「受信トレイ」に放置されたメールは「いつかやらなければならない未達成事項」として脳に認識されている。

受信トレイを空っぽにすると脳の負担がなくなりストレスも軽減する。つまり、常にメールは空っぽにしておくのがいい。

次のプロセスの通りにやれば、大事なメールはそのままに受信トレイ(Inbox)がZeroになる。さぁ「Inbox Zero」をはじめよう。

やり方

消す

文字通り、いらないメールを消すのが最初のプロセス。

たとえば

  • スパムメール
  • 返信する必要がないメール

などは見つけた瞬間に消す。

あとでまとめて消そうと思わないこと。

その場で返信する

2、3分で返信できるものは、その場で返信する。あとで返信しようとは思わずにすぐにしてしまうのがコツ。

その際に、オリジナルメッセージは必ず添付したまま返信する。

そうすれば、相手からのメール内容も[送信済みのフォルダ]に記録されるので、受信トレイに入れておく必要はなくなる。

分類する

消せないメール、すぐに返信できないメールはフォルダ分け(ラベル分け)する。そのまま放置はせず、必ず「次にどういう行動をするか」をラベル分けする。

分類した内容は、ある程度まとまった時間に処理する。

フォルダ(ラベル)の参考例

  • あとで返信する
  • あとで読む
  • 保管する

保存場所を変える

日程はカレンダーに転記する。転記したあとはメールを削除する。

日程以外も[やることリスト]や[メモ帳]などに転記して、受信トレイに記録させない。なるべく「受信トレイ」以外の信頼できるツールに記録する。

本記事は、2013年10月29日時点の情報です。記事内容の実施は、ご自身の責任のもと安全性・有用性を考慮してご利用いただくようお願い致します。

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