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  6. 頑張れ新人さん!上司に怒られない連絡事項の伝え方~電話~

頑張れ新人さん!上司に怒られない連絡事項の伝え方~電話~

2013年10月29日更新

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はじめに

会社勤めの新人が一度や二度、必ず注意される「上司への連絡」の仕方。きちんと伝えたはずなのに、どうも上手くいかない。それは連絡の仕方が間違えているからです。

ここでは私と新人君の連絡の仕方の差を、実際に電話が掛かってきたシチュエーションで紹介したいと思います。(とは言ってもビジネス的な堅苦しい連絡の仕方ではありませんが…)

上司が留守中、上司宛に電話が掛かってきた。

新人 「あ、さっき電話がありました」
上司 「誰から?」
新人 「山田なんとかっていう会社の○○さんです」
上司 「山田?…ああ、あの件かな」
上司 「…で?」
新人 「え?あ、えーと、またかけるって言ってました」
上司 「あっそ。」

一見すると全て伝えきっているようですが、なんだかまどろっこしい会話ですね。きっちり伝えればもう少しスマートに出来るはずです。

私   「あ、5分くらい前山田電気の田中さんからお電話がありました」
上司 「ああ、そう」
私   「13日予定の照明の付け替えの件です。少し席を離れるそうなのでまた田中さんから掛け直すと言ってました。
上司 「そっか、13日付け替えだったな。あの書類どこにしまったかなー」

違いが分かりますか?

会社名と名前をきちんと伝える

誰から掛かってきたかということくらいはきちんと伝えましょう。さらに時間も伝えられれば、その人に上司から急ぎの用事があった場合、今こちらからかけても繋がるかどうかの目安にもなります。

電話の内容をきちんと伝える

何の件で電話があったのかを伝えると、賭け直しがあった時に上司は充分な準備が出来ているので会話がスムーズに進みます。また、どうしてあちらから掛け直すと言っているのかを伝えると、上司はその後の自分の行動を決めやすくなります。

経験上、誰から掛かってきたか電話の内容分けて伝えたほうが上司の頭に入りやすいです。一度に言うと情報量が多すぎて、こちらが伝えたと思っても上司の記憶に残らない場合があります。

とにかく何の連絡でも、

  • いつ
  • 誰が
  • 何を

という事を伝えることが大事です。

これをメモに残すのならこうです。

○○課長
山田電気様より電話
13日の照明の付け替えの件
本日改めて電話するとの事
○月○日○時   ××(自分の名前)

もし『こちらから掛けなおさなければいけない場合』なら

○○課長
山田電気田中様より電話
13日の照明の付け替えの件
●メモを読まれたら田中様に連絡して下さい
電話番号 ○○○ー○○○○(内戦○)
○月○日○時受取   ××(自分の名前)

電話番号何時に受け取ったかを忘れず明記。

掛けなおしが必要だという箇所を強調することが大事です。スペースをとったり赤ペンを使うと良いでしょう。また、メモを貼り付けるならデスクの真ん中に!端っこは見落とされる可能性があります。パソコンが開いていればキーボードの上に置いておくと良いでしょう。
文章にするより箇条書きのほうが明確に伝わります。

失敗しない連絡のために相手先に確認しておくこと

  • 会社名と氏名
  • どのような件か
  • 電話番号

とにかく分かりやすく手短に!要所のみを押さえた連絡を!を心がけてくださいね。

ここに挙げた例はビジネス用より少し砕けた感じに記載しています。参考程度にし、自分の会社の雰囲気に合った連絡の仕方に置き換えて下さい。''''

(photo by http://www.ashinari.com/2009/08/12-026201.php?category=6)

この記事で使われている画像一覧

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本記事は、2013年10月29日時点の情報です。記事内容の実施は、ご自身の責任のもと安全性・有用性を考慮してご利用いただくようお願い致します。

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