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新人さん必見!連絡するときのポイント5つ

2012年11月18日作成

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はじめに

ビジネスには欠かせない報・連・相。この中で、「報告」・「連絡」は情報の伝達という意味では同じものです。しかし、報告は命令を与えた上司や先輩などにするものであり、連絡は多くの関係者に情報を伝えるためのものです。今回は「連絡」する際のポイントをご紹介します。

新人さん必見!「連絡」のコツ

ポイント1: 手短に伝える

関係者はそれぞれの仕事を進行しており、忙しいものです。情報を、重要なところだけ抜き出して、できるだけ端的にまとめましょう。

入手した情報をそのまま右から左へ流すだけでは、「連絡」とはいえません。それは、機械でもできることです。相手が理解してくれるよう、相手にとって有用な情報となるように形を変えて伝えることが大切です。

基本的には下記のような「6W2H」と呼ばれるポイントを活用すると良いでしょう。

  • Who 誰が?
  • What 何が?
  • Why なぜ?
  • When いつ?
  • Where どこで?
  • Which どっちが?
  • How どのように?
  • How much いくら

これをおさえておけば、正確で簡潔な伝達ができるはずです。

ポイント2:必要に応じて図やグラフを使う

言葉では伝わりにくい内容や、少々複雑な内容の場合は、簡単に図を書いたり、グラフを作ってみると良いでしょう。連絡の際に、話しつつそれを見せれば、相手も理解しやすいものです。

ポイント3: 丁寧すぎない敬語

口頭でも文書であっても、丁寧語を使いましょう。但し、社内・同部署の場合は、丁寧すぎる敬語を使うと、周りくどくなり、相手に伝わりづらくなることがあります。

但し、最低限の「です」「ます」などの敬語を使って、聞いている相手に不愉快な思いをさせないようにしましょう。

ポイント4: 速さを意識

仕事は、スピード感が大切です。入手した情報をまとめる時にも、速さを意識しましょう。まとめるのが遅く、連絡が遅れることで、思わぬ損害となることもあります。

ポイント5: 誤字・脱字、数字間違いには気をつける

文書で連絡する際には、誤字・脱字、数字間違いには気をつけましょう。パソコンの変換ミスによる誤字や、入力ミスによる脱字は、自分の信頼も落としてしまいます。

入力ミスによる数字間違いには、数字そのものの見間違いや桁の間違い(0が一つ多かったor少なかった)などがよくあります。間違えないためには、3桁ごとにカンマ「,」で区切るなどすると良いでしょう。

これらのミスは、ポイント4の速さを意識するあまりに、やってしまいがちですので、注意しましょう。一度、自分の書いた文章を最初から最後まで、小さな声で音読すると大方の間違いには気付けるはずです。

おわりに

社会人の基本となる「連絡」の方法をご紹介しました。新入社員の方が読まれることを考慮して、あえて基本的なこともご紹介しました。

Photo by 足成

本記事は、2012年11月18日時点の情報です。記事内容の実施は、ご自身の責任のもと安全性・有用性を考慮してご利用いただくようお願い致します。

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