生活の知恵があつまる情報サイト

nanapi

Icon businessビジネス・経済

  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7. 新入社員必見!議事録の書き方のポイント

新入社員必見!議事録の書き方のポイント

新入社員が、はじめての仕事として、上司から会議の議事録作成を依頼されるケースも多いですよね。こちらでは、議事録を書く際のポイントを紹介しています。ただ単に、出席者氏名や発言者名、発言内容を書き連ねればよいというものではありません。取締役会なのか、経営会議なのかなど、その会議の趣旨と目的を踏まえ、構成を考えるのが重要です。これができると、まわりからの評価もアップするはず!コツを押さえて、上司からの信頼を勝ち取りましょう!

2012年11月06日作成

 views

仕事で打合せや会議を実施した後、必ず議事録を作成しますよね。特に、業務を覚えるため、新人さんに任せたりすることも多いかと思います。しかし、初めてだと「どう表現したらいいの?」「箇条書き?それとも会話文っぽく?」と悩んでしまうことも多いのではないでしょうか。

議事録は、ただフォーマット通りに記録をとれば良いというわけではありません。議事録の目的や書き方のポイントをおさえることで、「こいつデキるな!」と上司からの評価もグンと上がりますよ!

たかが議事録ですが、されど議事録です。プロジェクトの一助となれるように、小さなところから貢献していきましょう。今回はまだ議事録に慣れていない方を対象に、議事録の書き方の例を紹介します。

目次

議事録の目的

議事録の書き方の説明の前に、議事録の目的を再確認します。

議事録は主に、下記の目的で作成します。

  • 会議で決定した内容及び残課題を出席者及び関係者に周知するため。
  • 次のステップで実施すべき内容・期限・対応者を明確化するため。
  • いつ、誰が上記内容を決定・承認したか(出席者はだれか)

会議はいろいろな立場の人の、いろいろな思惑を吐き出し、課題案件の方向性決定、及び課題解決のために次に実施すべき内容を検討する場です。議事録はその結果を記述するものですので、結果がよりわかりやすい構成で書く必要があります。

議事録の構成

議事録の構成としては、下記のような構成がお勧めです。重要なものほど上に書いたほうが、読み手に伝わりやすいです。

  • 会議名

まず、簡潔に会議名を1行で記述します。

  • 会議日日時

  • 会議場所

  • 会議出席者

お客様側から順番に出席者を列挙します。議事録担当者がわかるように、最後に(記)と記述します。相手側の名前には役職をつけるほうが良いですが(例えば山田部長、等)、役職がわからない・曖昧な人が一人でもいるのであれば、全員「様」で統一したほうが良いでしょう。

役職を誤ることは、ビジネスマナー上、大変な失礼ですので、絶対に避けましょう。
  • 会議での決定事項

可能なら1行程度で簡潔に記述します。また、担当者・期限があれば、あわせて記述します。詳細が必要なら、後ろで記述する、「その他会議での議論内容」で内容を補足するようにしましょう。

  • 次ステップで実施すべき内容(アクションアイテム)と対応者・期限

実施すべき内容だけでなく、必ず対応者と対応期限を記述します。

会議では、対応者や対応期限を明確にしたがらない傾向がありますが、必ず、その場で決定しておきます。未決定で会議が終わりそうな場合は、必要に応じ、議事録担当者が指摘しましょう。

対応者や対応期限を書かないと、誰も対応しない、期限に遅れる可能性があります。または、対応しなかった/遅れた言い訳にされる可能性もあり、議事録担当者に責任が発生するケースもあります。
  • その他の会議での議論内容

資料を使用したのであれば、会議の内容によっては、資料を添付するだけでもよいです。資料以外の発言やQ&Aがあれば、発言者、回答者含めて列記します。

  • 次回会議日時・場所

議事録の例

議事録の例を示します。ここでは、A社とB社がC商品の仕様についての会議を実施し、B社が議事録を作成した場合を想定しています。

レベルの高い議事録で信頼度アップ!

一般的な議事録の書き方とその例を示しました。例は議事録のテンプレートとしても活用してみてくださいね。

大切なことは、「会議で重要な結論を上に書く」「『だれが』・『いつまでに』の記載を常に心がける」ことかと思います。そのためにも、議事録担当者は予め会議で決めたいことを明確に意識し、会議では、どの発言が決定事項なのか、全員の合意が得られたのかを常に意識しておく必要があります。

新人さんには大変な作業ですが、これをクリアし、立派な議事録が作成できるようになれば、上司からの信任がグッとアップすることでしょう。

(image by 足成)
(image by amanaimages1 2)
(image by 著者)

この記事で使われている画像一覧

  • 20121103172613 5094d525b07e5
  • 75150985 6bc4 4d13 87ef 562a207df364
  • E6982f53 4802 480e 9fae 3b1151346c3a
  • 20121103172000 5094d3b0e2450

本記事は、2012年11月06日時点の情報です。記事内容の実施は、ご自身の責任のもと安全性・有用性を考慮してご利用いただくようお願い致します。

編集部ピックアップ

編集部おすすめ期間限定のPRコンテンツ

もっと見る