生活の知恵があつまる情報サイト

nanapi

Icon businessビジネス・経済

  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6. 正確で確実な議事録を取る方法

正確で確実な議事録を取る方法

2014年04月03日更新

 views

お気に入り

はじめに

会議などで議事録を取る場合、集中力を維持していないと正確な内容のモノは書けません。しかし、それでも会議は進行が早かったり、話が脱線したり、難しい用語が出てきたりで集中力があれば書ける、というものでもありません。

そこで正確な議事録を取るコツとツールをご紹介させていただきます。

メモはキーワードとその補足のみ

会議で発せられる言葉を全てメモにしようと言ってもそれは不可能です。
メモとして残す内容を選別する必要があります。

例として以下のような内容の話があったとします。

「我が部門の2013年度の目標売上金額は100億円と決定しました。この数字は前年度の売上金額から10%アップした金額となっています。どうやったら達成できるか意見のある者はいるか?いないのであれば来週までに各自何かしら考えてくるように。」

これであれば以下のような形にすると書きやすくなります。

「13年→100億円(10%UP)施策(来週)」 のように。

ざっくりしすぎで後でわからないという場合は

「13年→売上目標100億円(昨対比10%UP) 来週までに施策を考える」という風に具体的キーワードに補足を織り交ぜるとわかりやすくもなります。

会議に入り込まない

議題に自分自身が入り込み、意見などを言っていると当然議事録への集中力が薄まります。そうなるとなかなかメモを取ったりしづらく、後々になって大まかな内容は記憶していても、細かい部分がわからなくなったりするものです。

議事録係となっている場合は、あまり入り込まず外から会議を客観的に聞いているような気持ちで望む方が良いです。

ボイスレコーダー

長い重要な会議など、議事録の記載漏れ等を起こさないためにボイスレコーダーの使用をお薦めします。スマートフォンを持っている方であればボイスレコーダーのアプリケーションをダウンロードすれば使用出来ます。スマートフォンを持っていない方は必要性の応じて、ボイスレコーダーの購入を検討してもいいかもしれません。

内容がそのまま音声として記録されるので、後々議事録を書く際にも全ての情報を再確認することができます。

これで内容自体は完璧に網羅できます。

議事録は細かく書きすぎない

議事録は読んだ人がわかりやすい形でなければいけません。ただ内容が網羅されていればいいということではないのです。

基本的にダラダラと長い文章が書いてある議事録は多くの人が読む気がしません。メモとして取っておいたキーワードと補足説明を文章化するだけで十分であり、読み手にも優しいものとなります。

内容を理解してもらうためには読みたいと思わせる事が大事です。

おわりに

議事録は文章の書き方のセンスもあったりします。これは書き方の上手い人のものを真似てみる事が一番の近道です。

まずパっと見で読みたいと思わせる。そして必要な項目、内容、補足説明があれば読み手もしっかり読んで頂けるので理解もしてもらいやすいです。

内容の記録の取り方と読み手の事を考えた文章づくり。

これが大事なポイントです。

(Photo by 足成)

この記事で使われている画像一覧

  • 20121029004040 508d51f865913

本記事は、2014年04月03日時点の情報です。記事内容の実施は、ご自身の責任のもと安全性・有用性を考慮してご利用いただくようお願い致します。

編集部ピックアップ

期間限定のPRコンテンツをチェック!

もっと見る