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質問のタイミングが分からない新入社員向け、「中間報告」のやり方

2013年10月30日更新

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はじめに

「分からないことがあるんだけど、先輩(上司)は忙しそうだし話しかけにくい・・・」

と悩んでしまう新入社員の方、結構多いのではないでしょうか?

ひどいときには、分からないことを何でもかんでも質問していたら

「そのくらいは自分で考えなさい」

と言われ、自分で一日中調べ物に奮闘していたら

「いつまで時間かけているんだ、分からないところはすぐ聞きにきなさい」

とまったく相反することを言われてしまうことも、実際あります。

分からないことを何でも聞くのもダメ、逆に一人で考えすぎるのもダメ・・・じゃぁいったいどうすればいいの!?ついそんな心境になってしまいますよね。

頼まれた仕事について分からないことを、上手に質問する簡単な方法があります。それは、

途中で中間報告をする時間を決める。

です。

やり方

STEP1 作業内容を確認

仕事を頼まれたらまず、

  • 作業内容
  • 期限

などを確認しましょう。

この段階で、

「○○時ころに一度、作業状況の報告をしにきます。」

と相手に伝えておけば、中間報告をする際に話しかけやすくなるでしょう。

STEP2 自力で調べる

まずは自分でやってみましょう。分からないことが出てきても、自力で調べながら作業します。

明らかに自分では調べられない場合は、質問する時に備えて問題点を整理しておきます。

STEP3 中間報告をする

中間報告をしようと決めた時間までに解決できなかったら、
強制的に調査を打ち切り、先輩に状況報告をしつつ質問をします。

中間報告をするメリット

分からないポイントを事前に整理できる

人に伝えようと準備する過程で、頭の中だけで考えるより問題点が明確になります。

時間に制約を設けることで、集中力が上がる

期限を決めることで集中力が上がり効率が向上することは、多くの人が経験していると思います。中間報告という期限を適度に設定することで、集中力を維持できます。

質問するタイミングをまとめることで、お互いの時間を節約できる

都度質問をするより、質問事項をまとめておいてから一度に行ったほうが効率的です。

見当違いな作業を未然に防げる

順調に進んでいる時でも中間報告をすることで、見当違いな作業をしていないかが確認でき、相手も安心することができます。

おわりに

ベストな中間報告のタイミングは仕事の内容によって変わるので、初めての仕事で分からないことだらけの場合は30分ごと、慣れてきた仕事の場合は一日数回などと使い分けましょう。

最初は頻繁に質問を繰り返していき、ベストな中間報告のタイミングを見つけるのがよいですよ。

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本記事は、2013年10月30日時点の情報です。記事内容の実施は、ご自身の責任のもと安全性・有用性を考慮してご利用いただくようお願い致します。

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