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シンプルなファイルが最適!名刺を使いやすくファイリングするポイント

2012年09月05日作成

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目次

はじめに

取引先が増えるなど、ビジネス上での付き合いが増えてくるに伴って名刺の数も増えてきます。名刺はその人の顔とも言える大切なもの。大切に、そして必要な時にすぐ見ることができるように管理しておかなければなりません。

そこで今回は、筆者の経験をもとに「シンプルなファイルが最適!名刺を使いやすくファイリングするポイント」をご紹介します。

名刺のファイリングするポイント

筆者は、名刺を頂いてすぐはまず自分の名刺入れにしまっておき、会社に戻ると名刺ファイルに整理していました。

その具体的なファイリング方法をご紹介します。

STEP1 名刺ファイルを用意する

名刺ファイルにも様々なサイズがあります。

上司は、管理する名刺の数も多いためA4サイズくらい大きなものを使われていましたが、筆者はコンパクトタイプを使っていました。

小さめのファイルの良いところは、小さめのバッグにも入ること、出張などにも持ち運びしやすく、見たい時に片手で見ることができるところです。

名刺入れは、素材やデザインなど様々な個性が出せますが、名刺ファイルはシンプルが一番!できるだけ薄型で使い勝手の良い、軽いものがオススメです。
CHECK:名刺カードファイル例

STEP2 取引先別にファイリング

名刺を頂いた順、あいうえお順など様々なファイリング方法がありますが、筆者は担当の取引先別に役職が上の方から順にファイリングしていました。

読みづらい苗字の方にはふりがなをふっておくなどすると便利です。

STEP3 インデックスなどで使いやすくする

ファイルにインデックスをつけて会社名を記入するとわかりやすくなります。また、顔写真などが付いていない場合は、忘れないようにその方の特徴を書いておくのもポイントです。

使うことの無い名刺は?

使うことの無くなった名刺に関してはファイルから外し、すぐには処分せず使うことの無い名刺を集めた名刺入れに保管しておきました。

役職が変わり、新たに名刺を作ったなどで差し替える場合は、以前のものをシュレッダーにかけ処分しました。

おわりに

いかがでしたでしょうか?電話をかける際、また書面を送る際など、改めて役職や会社の所在地を確認したい時に名刺は非常に活躍します。

いつでも取り出せて仕事に使えるように、あなたなりのファイリングの仕方で是非いただいた名刺を役立ててください。

この記事がお役に立ちましたら幸いです。

(Photo by 足成http://www.ashinari.com/2007/09/30-003221.php

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本記事は、2012年09月05日時点の情報です。記事内容の実施は、ご自身の責任のもと安全性・有用性を考慮してご利用いただくようお願い致します。

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