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クラス会幹事になった時に押さえておくべきポイント

2015年03月03日更新

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はじめに

学校を卒業して何年経っても当時の自分に戻れるのがクラス会ですね。卒業してから年数が経つほどに、懐かしさもおかしさも話のタネも増えていくようです。

そんなクラス会、出席する人は楽しみですが、幹事を任された人は大変ですね。これは経験してみないとその苦労はわかりません。

そこで今回は筆者の経験をもとに、クラス会幹事になった時に是非押さえておいて頂きたいポイントを幾つか挙げてみました。

ポイント1:助っ人を集める

腕のあるトップというのは必ず腕のある補佐役を置くもの。大変な幹事という仕事にはサポートが必要です。

卒業してからも付き合いのある友人や、学生時代から世話好きだった人を助っ人に頼みましょう。できれば男女1人か2人ずついると動きやすいです。

事務能力のある人、顔の広い人、クラスの人気者だった人などいろんな人材を集めよう!

ポイント2:日時・会場を吟味

最初に決めるのが日時と会場ですね。なるべく多くの参加を見込めるように日時設定をしましょう。遠距離からの参加者がいる場合は特に考慮が必要です。

恩師を招く時には都合のよい日時をまず伺うことにしましょう。

どういう内容のクラス会にするかによって、適切な会場選びも必要ですね。人脈や経験を生かして最適な場所を探しましょう。

ポイント3:住所録作りに落とし穴

日時、会場が決まればなるべく早く案内状を出さなければいけません。遅くても2ヵ月前には全員に案内が届くようにしたいものです。

ここで問題になるのが、住所が不明の人。年数が経つほど住所がわからなくなる人数が増えます。個人情報保護のため難しいこともあります。

当時仲の良かった人、実家、部活関係、恩師からの情報など手がかりを得ると共に、クラスメートにはクラス会開催のことも知らせて置くといいですね。

このついで作戦が案外効果的。クラス会への参加を口頭でお願いし、他の人への呼びかけもお願いすれば参加者の人数確保につながります。

ポイント4:予算審議

会費をいくらにするかも大きなポイントです。飲食代金以外にも恩師への記念品、案内状に関わる費用、座席表や会場の備品使用代、記念撮影などの費用、恩師の飲食代ももちろん予算に入れなければいけません。

キャンセルが出る事も想定して予算を組み立てる必要がありますね。余れば次回へ繰り越したり、二次会費用の一部にすることが一般的です。

なるべく会費を抑えるために節約を。印刷、備品、など自分たちで準備できるようにやりくりしよう!

ポイント5:案内状にひと言

案内状には「久しぶりに集まりましょう」と声かけする文面が見られますが、会費払ってまで…と乗り気ではない人も少なからずいます

誘い合って気軽に参加できる人より、迷う人達へ向けてのメッセージととらえましょう。案内状には参加のお願いを気持ちを込めて書くことをお薦めします。

開催のお知らせとは別に「自分も幹事のくせに照れくさくて実を言うと迷っているのですが…」のようにメッセージを入れるのもアイデア。

おわりに

幹事は大変ですがたくさんの参加があって楽しかったという感想を聞くことができたら、本当にやって良かったと思えますね。

このことがきっかけでまた新たな交流が始まりますし、お互いの人生が刺激し合えてまた自分の将来に何かを残してくれるかも知れません。

記事が参考になれば嬉しいです。

(Photo by Takahata highschool 5 by f_a_r_e_w_e_l_l )

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本記事は、2015年03月03日時点の情報です。記事内容の実施は、ご自身の責任のもと安全性・有用性を考慮してご利用いただくようお願い致します。

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