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これだけは覚える新入社員のマナー~メール対応~

2012年09月21日更新

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はじめに

最近は、ビジネスシーンでも、メールを使わない日はなくなってきています。メールは簡単に送れるものだからこそ、注意しなければいけない点が多くあります。

今日は、そんなメールのマナーをお教えします。

メールを送るときの注意

件名は分かりやすく

件名だけで内容が分かるように、簡潔に分かりやすく書きましょう。「○○の件についての質問」「○○に関してのご報告」などのように書くと相手にとっても分かりやすいですし、自分の送信済みメールもチェックしやすいです。

一行の長さについて、考える

ブログ慣れしている人だと、改行が多かったり、一行が短かったりします。また長すぎても、余計にスクロールしないといけなくて、面倒です。1行は30~35文字ぐらいを心がけましょう。

必ず読み返す

当たり前のことですが、急いでいるときなど、読まないで送ってしまうこともあるかと思います。誤字脱字がないように、そして、内容は明確で分かりやすいか、確認した後で、送るようにしましょう。

署名について

社内メールの場合

  • 部署
  • 名前
  • メールアドレス
  • 携帯番号

社外メールの場合

  • 社名
  • 部署
  • 名前
  • メールアドレス
  • 会社の電話番号

以上は必ず書くようにしましょう。

添付ファイルについて

大きいものは圧縮・分割して

あまり大きいものは、受信する人の迷惑にもなります。写真などであれば、圧縮したり、時には分割するなどして、送信するようにしましょう。

おわりに

間違って、自分のメールが相手の迷惑メールに入ることもあるので、本当に大切なことは直接、または電話などで確認するようにしましょう。

また、1日2回は、メールをチェックするように心がけてください。

(Photo by 足成

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本記事は、2012年09月21日時点の情報です。記事内容の実施は、ご自身の責任のもと安全性・有用性を考慮してご利用いただくようお願い致します。

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