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意見が通る会議資料の作り方

2013年10月29日更新

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はじめに

「せっかく作ったこの資料、ちゃんと読んでもらえてるのだろうか。読めばメリットがわかるハズなのに今回も会議でスルーされた。おかしいなぁ」なんてことありませんか?

そんなあなたに今回は意見が通りやすい会議資料の作り方をご説明します。

「そんな重要な会議に参加する機会なんてないから自分には関係ないな」と思った方も、ぜひ最後まで読んでみてください。

「事務所にゴミ箱をもう1つ買って欲しい」なんて時や「バイトの人にシフトの変更をお願いしたい」なんて時にも使える情報かも知れませんヨ。

意見が通る会議資料作成のコツ

ポイント1:誰に見せたいかを意識して作る

「参加者全員に見せたいに決まってるじゃん」これではダメなのです。自分の企画や意見を通すためには誰を納得させる必要があるのかを考えます。

会議なら最終的には一番権限がある人(一番偉い人)を落とせれば良いのですが、その人を落とすためには誰を味方につけるのが効率が良いかも考えてみましょう。

ターゲットが絞れたら、その人向けのつもりで資料を作成します。

ポイントその2:小学生が見てもわかるように作る

もちろん小学生が内容まで理解する事はムリですが、小学生が見ても「わかったつもりになれる」ぐらいの資料を目指します。

具体的には

  • なるべく簡単な言葉を使う
  • ひとつの文章を長くしすぎない
  • ひらがなと漢字やカタカナの分量やバランスも、見やすく配慮する
  • アクセントに図や表なども入れておく
資料を見せたい相手が「難しそうな専門用語好き」という場合もあるかもしれません。その場合は相手に合わせて専門用語を織り交ぜて作成しましょう。それでも「わかりやすく」という基本は忘れずに

ポイントその3:ボリュームを抑えシンプルに作る

アイディア満載ですばらしさを伝えたくて、ついついボリュームが出てしまいそうになりますがグッと我慢しましょう。伝えたい事が多くてもギュギュッと圧縮して効果的な言葉に絞ります。

できるだけボリュームを抑えて、適当にナナメ読みされてしまったとしても何について書かれているのかがわかるように作ります。

ポイントその4:資料を離れて見てみる

資料が完成したら机の上に置いて、1メートルぐらい離れて見てみましょう。

細かいところは置いておいて、その状態でザッと「何についての資料か」「一番伝えたい事は何か」がわかるような資料なら成功です。誤字脱字などをチェックして完成です。

上の3つ目までのポイントは、資料作成だけでなく「相手に納得してもらうための会話」でも使えるコツです。会議などの大げさなものでなくても「仕事上のちょっとした依頼」などがあるときに意識してみてください。

おわりに

「裏技や小手先の事より内容が大事」筆者もそう思います。でも残念ながらどんなにすばらしい内容でも、最初から資料を隅々まで熟読してくれる人はほとんどいないのです。

資料をチラッと見た時に興味を持ってもらえて初めて、隅々まで読んでもらえる可能性が出てきます。

内容で勝負する前に不戦敗にならないように・・・ちょっとだけ次の資料を作成する時に参考にしていただければ幸いです。

(Photo by 足成

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本記事は、2013年10月29日時点の情報です。記事内容の実施は、ご自身の責任のもと安全性・有用性を考慮してご利用いただくようお願い致します。

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