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仕事が早くなるビジネスメールのコツ

2012年09月21日更新

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はじめに

私が入社したのは、ちょうどバブルがはじけた時期ですが、その頃はまだメールで仕事をするという習慣が当たり前ではありませんでした。

今やメールで仕事をする時代といっても過言ではないですね。逆に、メールを見ないことでしかられる、もしくはメールを送ったのだから伝わっているはずと言われることも少なくありませんね。

だからこそ、仕事が断然早くなるメールのコツを知るべきなのです。

ポイントは3つあります。メールで仕事をしているような時代であるからこそのポイントです。

  • その1 メールは早く書こう
  • その2 メールで確実に伝えよう
  • その3 メールの印象を良くしよう

その1 メールは早く書こう

メールを早く書くのに役立つポイントです。

署名に全角30文字分の線を入れよう

メールは1行あたり、全角30文字程度が丁度良いです。

それは、あまり次数が横に多くなると読みづらくなるからです。また、およそ35文字を超えたメールを返信した時、中途半端な改行が多くなり、非常に読みづらい文章となります。

なので、自動的に投入される署名に全角30文字分の線(□、=等で)を引けば、入力する文章の長さを測る物差しになるわけです。

メールは贅肉の無い文章で書こう

メールを小説のように長々と文章をつづる人がよくいます。

これでは、伝えたいポイントが判らない、もしくはポイントが漏れてしまうことがよくあります。

箇条書きを利用する、又は小見出しを利用するなどして、できるだけ贅肉を落とした文章としましょう。

その2 メールで確実に伝えよう

メールは文章なので、確実に伝えることのできるひとつの手段です。

件名の冒頭で趣旨を伝える

件名の冒頭に「(確認)」、「(相談)」、「(依頼)」と付けましょう。冒頭に自分の伝えたいことの趣旨が伝わると、より確実さが増します。

その3 メールの印象を良くしよう

メールの印象を良くするためには、悪い印象のメールを知ることです。

メーリングリストでお礼を言うときは、相手だけに送ろう

自分が理解した、もしくはお礼を言うのは相手だけにしよう。第三者がお礼のメールを見ても、悪い印象を持つだけです。

転送するとき、返信するときは、あて先をできるだけ消そう

大多数のあて先が入ったメールを転送する際、そのあて先が入ったまま転送すると、肝心な文章はメールのかなり下の方になります。

メールを「転送」「返信」する時は宛先を消して、肝心な文章がすぐに読んでもらえるようにしましょう。

おわりに

いかがですか?

ちょっとしたコツで、仕事が断然早くなるはずです。仕事が早くなるこということは、ストレスも軽減されます。

たくさんのポイントを書きましたが、ひとつこなせるようになったら、次のことというように、ひとつずつ改善してみてください。

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本記事は、2012年09月21日時点の情報です。記事内容の実施は、ご自身の責任のもと安全性・有用性を考慮してご利用いただくようお願い致します。

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