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会議を効率よく進めるための3ステップ

2013年10月29日更新

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はじめに

タスクが積みあがっていたり、時間が足りない!というとき、頭が痛いのは「会議に無駄な時間を取られること」という人も多いのではないでしょうか。

自分の業務時間をしっかり確保するために、会議を効率よく進める3ステップをご紹介します。

STEP1

まずは事前準備です。
前日までにこちらの項目を、参加者へメールしておきましょう。

会議で話したい議題

箇条書きで構わないので、何を話すのか、について

今回の会議のゴールは何か

それぞれの議題のどこまでを議論したいのか、について

  • 予算がいくらかを決定したい
  • 〆切がいつかを決定したい

など、「具体的な数字」を決定したいことを伝えましょう

会議の終了予定時間

終了時間がダラダラ長引くことを防ぎましょう

議題とゴールをワンセットにしておくとよいでしょう

STEP2

会議当日。

資料を配り過ぎない

手元に資料を配ってしまうと、資料を熟読し始めてしまうタイプの人がいます。

会議で重要なのは「話し合って案を出すこと」であり、「とりあえず資料を確認すること」ではありません。

もしどうしても詳細な資料が必要であれば、議題に沿って都度配るなど、「資料読み上げ会」にならないよう留意しましょう。

進行係を買って出る

自分が忙しいときほど、自分で進行してしまいましょう。

会議時間が残り15分を切ったら「あと15分なので、そろそろまとめてよろしいでしょうか」など、タイムキーパーとなり時間を管理しましょう。

議事録係を1名決め、それ以外はノートPCを閉じてもらう

会議室に着席し、議事録やメモを取っているようなフリをしてメール返信をしている…という人も多くいます。

議論に集中してもらうために、資料参照に必要ないものは一度しまってもらいましょう。そうすれば、そのぶん会議を早く切り上げてそれぞれが自分の仕事に戻れるはず。

プロジェクターやホワイトボードなどを活用しましょう

STEP3

会議後のポイントです。

議事録は終了後すぐに送る

時間が経てば経つほど、全員の記憶から議論の内容は失われていきます。議事録は終了と同時に送れるようにするのが理想です。

終了したらすぐ次のタスクに取り掛かれるよう、議事録のフォーマットを決めておくとよいでしょう

これら準備をマニュアル化してしまう

「事前準備」「当日」「会議が終わったら」の3項目で構わないので、マニュアル化してしまいましょう。

マニュアルを作ってしまえば、それを後輩や部下に渡して自分の作業を引き継ぐことができます

おわりに

会社のルールによって、やれること・やれないことがあるかもしれませんが、簡単に3STEPをまとめると

  • 会議時までに「何を決めなければいけないか」を考えておいてもらう
  • 会議中は「議論をすること」だけに集中してもらう
  • 会議後は「すぐに共有」「作業をフォーマット化」する

この3点です。

「時間は自分で作るもの」とも言いますが、こうして一定のルールを作ることで、短時間で濃密な会議をし、自分の作業時間もしっかり作る、といった「メリハリのある仕事」ができるようになるのではないでしょうか。

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本記事は、2013年10月29日時点の情報です。記事内容の実施は、ご自身の責任のもと安全性・有用性を考慮してご利用いただくようお願い致します。

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