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「時間ブロック」で予定を管理する方法

2013年10月30日更新

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はじめに

会社のグループウェアなどで予定表を使っている場合、周りの人から勝手に会議や外出の予定を入れられて、自分の仕事をする時間がとられてしまう!という経験はありませんか?

ある程度は周りに合わせることも必要ですが、結局自分の仕事に着手できたのは定時後…というのも辛いもの。

そんなときにおすすめの対処方法をご紹介します。

翌日退社前 or 出社してまず予定を入れる

予定表を必ずチェックするタイミングとして、「明日の予定を確認する退社前」と「今日の予定を確認する出社時」の2回があると思います。

そのときに、自分の予定を自分で登録してしまいましょう。

  • 経費清算(今日□時まで!)
  • ○○社プレゼン資料作成
  • ××について調査時間(〆切△日!)

など、締切時間や何をやるかまで具体的に入れることがポイントです。

こうすることで、他の人が「とりあえずあの人にも参加しておいてもらおうかな」と思うときの予防策をとることが出来ます

定期的にある仕事は数か月分まとめて入れておく

請求書作成、経費清算、数値集計など、毎週・毎月必ず発生する作業は、予めまとめて予定を登録しておいてしまいましょう。

グループウェアの機能に「繰り返し設定」などがあれば活用しましょう

こうすることで、周りの人に対して「この時間は必須作業がありますよ」とアピールするだけでなく、未来の自分に対してもアラートをあげることが可能です。

「予備時間」も登録してしまおう

つい忘れがちな定例会議や、資料の印刷をしておく必要のある打ち合わせなど、忙しくしていると「あっ、もうこんな時間!」とバタバタしてしまいがち。

そういった忘れがちな準備時間も会議の前の時間帯に予定を登録しておくのがおすすめ。

今回の議題は○○、△△の資料を印刷して持っていくこと、など、会議にどんな準備が必要をあわせて登録しておくとよいでしょう

予定の本文も活用しよう

予定表を登録する際に、予定と時間だけ登録して終わり、ではなく、本文をうまく活用することで時間短縮も可能です。

  • 作業時にログインする必要のあるページのURL
  • テンプレートにできるメール文のコピー
  • TODO項目
  • 進行予定メモ
  • メール送信先一覧

など、予めその作業に必要な情報を本文に登録しておくことで「この時間はなにをやるんだっけ…」と関係するメールを探したり、必要なページのURLを探しなおす時間が省けます。

おわりに

この方法のよいところは、「とりあえず」の無駄な会議に声をかけられないための第一次ハードルを設けられるところと、自分自身の作業メモにもなる、という点です。

また、自分の行動を「見える化」でき、周りの人にも「あの人はいまあの仕事をしているのか」ということを伝えることができるので、情報共有としても活用できるのではないでしょうか。

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本記事は、2013年10月30日時点の情報です。記事内容の実施は、ご自身の責任のもと安全性・有用性を考慮してご利用いただくようお願い致します。

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