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Zoho Creatorのアプリ「IT 飲み会応募管理」を使って出欠管理する方法

2011年05月31日作成

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Zoho Creator」という、クラウド型データベースがあります。このサービスではアプリを使って簡単に飲み会の参加管理(出欠確認・確認・リマインダの設定など)が出来ます。

忙しいサラリーマンでもこのアプリを使えば、「幹事疲れ」で飲み会を楽しめなかった、なんてことはなくなります。この便利なツールを使ってスムーズに飲み会の開催を行ってみてください。

また、このアプリは異業種交流会などの開催にも打って付けです。今回は「IT飲み会」という、社内外の方が参加できる飲み会という例で説明していきたいと思います。

やり方

STEP1  アプリをインストールする

Zoho Creatorにサインインした状態でIT飲み会応募管理にアクセスします。

画面右側の「インストール」よりアプリケーションをインストールします。インストールが完了するとアプリにアクセスしますか?という画面が出て来ますので、アクセスして下さい。

STEP2 参加者はアプリで申し込みをする

アプリにアクセスすると、飲み会の申し込み画面になります。ここで詳しく、指名・社名・メールアドレス・twitterのアカウントなどを入力出来るフォームがあります。

フォームに入力する必須事項

  • 参加場所の選択
  • 貴社名
  • 役職
  • 回数
  • 氏名
  • PC用メールアドレス
  • 前回の内容を読み込むか否か
  • 業務内容・自社(自分)の強み
  • こんな人と知り合いたい・こんな情報が欲しい等のコメント

任意で今回の飲み会への参加は何回目か/この飲み会の情報をどこで知ったか/twitterのアカウントを入力します。

入力後は、フォームの一番下にあるSubmitのボタンで登録が完了します。

ここの時点で、開催者は参加者の情報をまとめることができます。また、「この飲み会をどこで知ったか」「どういった方と知り合いたいか」という入力欄は開催者にとって便利なツールです。

これは、次に開催する際に「どういったアプローチで参加者を募るか」や「どういった方向性で飲み会を開催するか」といったことを考える時間的コストの削減になり、次回開催しやすくなります。

STEP3 詳細の設定と確認

参加者の入力フォームの「IT飲み会応募フォーム プラス」の上の欄に詳細管理者用のタブがあります。

詳細タブ

開催者が入力した詳細情報を参加者か確認する際は、詳細タブで見ることが出来ます。

実際に飲み会の流れや、当日の会費について詳細な設定を、こういった画面で見れるようになります。

参加者は、ここで当日の流れや必要なものを確認することができ、手軽に詳細を知る事が出来ます。開催者としても、個々に連絡する手間が省けて便利です。

管理者用タブ

管理者用のタブで、飲み会開催地の登録と飲み会の詳細の登録をします。

開催地登録では、開催地と飲み会案内のURLとリンク名を入力します。入力後はSubmitで登録完了です。

飲み会詳細登録では、以下のことを入力します。

  • 場所
  • 回数
  • 日付
  • 開始・終了時刻
  • 参加料金
  • 場所の詳細
  • プレゼンテーションの内容
  • タイムスケジュールを入力

ここでも入力後はSubmitで登録完了です。

STEP4 管理者は管理者画面で出欠を確認する

参加者の出欠確認や開催地の変更、詳細の変更や全ての確認は、管理者画面で全て出来ます。

管理者画面は、STEP3のように「IT飲み会応募フォーム プラス」の上の欄の管理者用ボタンから開けます。

管理者画面で確認できること

  • 応募フォーム
  • 開催地登録
  • 飲み会詳細登録のビュー

参加者が今どのくらいなのか、開催地の変更はしたほうが良いのかといった事も簡単に確認できます。このように一覧にして確認が出来ます。

ちなみにZohoはスマートフォンにも対応しているので、仕事の休憩中などのちょっとした時間でも確認できます。

STEP5 参加者の反応を確認する

このアプリは「IT飲み会応募フォーム プラス」の上の欄のレポートのタブで終了後の参加者の反応を見ることもできます。

ここでの意見を参考に今回の反省点・見直すべき点を確認できますし、次回の開催の参考になります。

また、一覧で参加者の意見を見ることが出来るので管理者も情報の取りまとめの手間を省くことが出来ます。

レポートタブは、参加者数ピボットと参加者数レポートを確認できます。画像は、参加者数レポートの一覧のページです。

おわりに

Zoho Creatorを使った飲み会の出欠管理の方法、いかがでしたでしょうか。

忙しい現代人の味方とも言えるアプリケーションですね。このアプリを使って簡単かつスムーズに飲み会を開催して、飲み会を十分に楽しみましょう。

(Photo By:uli)

この記事で使われている画像一覧

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本記事は、2011年05月31日時点の情報です。記事内容の実施は、ご自身の責任のもと安全性・有用性を考慮してご利用いただくようお願い致します。

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