生活の知恵があつまる情報サイト

nanapi

Icon businessビジネス・経済

  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6. ビジネスシーンでメールを送るときに注意したい3つのポイント

ビジネスシーンでメールを送るときに注意したい3つのポイント

2012年09月21日更新

 views

お気に入り

はじめに

いまやビジネスにおいてパソコンを利用するのは当たり前、メールも日常的に使われるコミュニケーションツールとなりました。

でも、ビジネスシーンとプライベートでは、メールの使い方が大きく違っています。その違いを理解しておかないと、メールだけで「使えない人」と思われてしまいます。

今回は、ビジネスシーンで求められるメールの書き方をご紹介します。

件名には「メールの中身」を明確に書く

ビジネスパーソンは忙しい人が多いですし、一日に大量のメールに目を通さなければなりません。ですから、件名は非常に大切です。

例えば、明日ある会議の時間を変更してほしいというメールを送る場合、単に「明日の件」では、何のことを指しているかすぐには分かりません。

「明日の○○の会議について」、もう一歩踏み込んで「明日開催予定の○○会議時間変更のお願い」とすると、相手もすぐに対応しなくてはいけないことが分かりますから、便利なのです。

1通のメールには、1つの中身に絞る

1通のメールにあまりにも多くの内容を盛り込むのは避けましょう。プライベートのメールであれば、思いつくままにメールを書いても構いませんが、ビジネスではできるだけ一読して内容が分かることが必要です。

1通のメールにあまり沢山のことが書いてあると、何が書いてあるのかを把握するのに時間がかかってしまいますし、書いてある内容全てに答えようとすると返信のメールを書くのにも時間がかかってしまいます。

とはいえ、同じ人に何通もメールを送るのも迷惑な話ですから、1通で2件くらいの用件に絞るようにしましょう。

長文のメールは避ける

ビジネスパーソンにとって、時間は大切なものです。それは自分にとっても、相手にとっても同じ事。相手の時間を削ぐようなことは避けなくてはいけません。

手紙では、本題に入る前に時候のあいさつを入れるのが基本的なルールとされますが、ビジネスメールではむしろNG。

端的に本題に入る方がスマートですし、相手もあなたがこのメールで何を伝えようとしているのか、すぐに理解できます。

ただし、あなたが何者であるか、だけは冒頭に名乗ったほうが良いでしょう。

おわりに

ビジネスにおけるメールは、「そっけない」くらいでちょうど良いと考えましょう。気持ちを込めたメールは嬉しいものですが、多忙なビジネスパーソンにとっては逆効果になることもあります。

メールは、最近ではビジネスの第一歩にもなるもの。ぜひ、以上3つのポイントを意識してみてください。

(Photo by http://www.ashinari.com/2010/06/06-337283.php

この記事で使われている画像一覧

  • 20110309225435

本記事は、2012年09月21日時点の情報です。記事内容の実施は、ご自身の責任のもと安全性・有用性を考慮してご利用いただくようお願い致します。

編集部ピックアップ

期間限定のPRコンテンツをチェック!

もっと見る