\ フォローしてね /

初めてのクラブイベントの開催方法

イベントには様々な形があり、交流会・セミナー・展示会・野外フェスなどなど、音楽以外でも日々開催されております。しかし、このシリーズでは小規模なクラブイベントを開催したいと考えている方に対して、ろくでなしなノウハウをお伝えしていきたいと思っております。

小規模クラブイベントの定義としてDJをメインとしてLIVE/Dance等がある音楽イベントかつお客さんが200名以内と思っていただければ幸いです。もちろん場所に関しては「クラブ」もしくはクラブ的要素があるカフェ・バーに限定させていただきます。

皆が安心出来るイベントを作っていけるように、ノウハウを共有してまいります。

イベントをやろう!手始めにまず。

このレシピでの対象はクラブイベントをやってみたい!もしくは一度やってみたけど、いろいろあって挫折してしまった!という人に向けてお送りいたします。

たとえ小規模とは言え、イベントをやる上で運営と当日を分けて考えないと、当日フタを空けてみて、なんじゃこりゃ!となること請け合いです。

運営(いわゆるイベントオーガナイザー)は舞台の上には立ちません。あくまで出演者とお客様をつなぐパイプ役に徹します。お客様や出演者の楽しんでいるのを見るのが、一番の楽しみだ!と考えている人ならば、最高に良いイベントオーガナイザーになることでしょう!

これさえ決めればイベントは開催されちゃいますという四項目です。
- どんなイベントにしよう!?
- タイトルを決めよう!
- ハコと日時を決めよう!
- 出演者を探そう
さて、それぞれの詳細を説明していきましょう。

どんなイベントにしよう!?

どういったイベントをするのかをはっきりさせておけば、仲間もみつかりやすいです。

まずはざっくり決める方向で考えましょう。

  • 1、音楽のジャンルを決める
  • 2、コンセプトを決める
  • 3、ターゲットを決める

この三つでイベントの方向性が決まります。

1、音楽のジャンルを決める

まず1に関してですが、DJやバンドをやっている方ならすぐに決まるでしょう。自分たちがやっている方向の音楽をかけたいと思っているでしょうから。

そしてコンセプトも決まりやすいと思います。自分たちが遣っている音楽のリスナーを増やす・教育する。というようなコンセプトになると思います。

オーガナイズのみをやる人は、自分が好きな音楽もしくは回りの人たちが集まりやすい音楽が良いと思われます。もちろんALL MIXでも構いません。お客様と出演者が楽しめるカタチならば何でも大丈夫です。

2、コンセプトを決める

次に2のコンセプトですが、深いところまで考えていくとなかなか難しいと思います。どこのイベントでも基本は「みんなが楽しめるパーティーがしたい!」ではあるのですが、それでは数多あるイベントと同じになってしまいますので、若干の色付けが必要です。

3、ターゲットを決める

この色付けにより3のターゲットが決まるパターンが多いです。「30歳以降が楽しめるパーティーを作りたい!」と思ってる場合はターゲットは30歳以降になります。男女が出会うパーティーを作る場合はイイヒトがいない人がターゲットになるでしょう。

コンセプトや音楽のジャンルが決まらない時は

コンセプトや音楽のジャンル決まらない場合、以下をやってみるとよいでしょう

  • 自分がやりたいことを書き出してみる
  • 最終着地地点を決めてみる

自分のやりたいことが女の子と出会う、で最終着地地点が好みの彼女を作る、だった場合、

どういった女の子が好きなのか→森ガール系が好き→では森ガールが集まれるようなイベントにしよう。

こうなると
|音楽ジャンル|森ガールが好きそうな音楽|
|コンセプト|森ガールが楽しめる|
|ターゲット|森ガール|
というふうになります。ある意味行ってみたくなりますね(笑)

タイトルを決める

タイトルは今後、ハコ側のサイトやスケジュールにも載ってくる名前なので、慎重に決めたほうが良いです。

できるだけコンセプトが伝わるようなタイトルが望ましいです。~~presents クリスマスパーティーなどと、常に季節や催事に関わるようなイベントを打つ場合でしたら、チーム名でも良いと思います。

口コミを考える場合「今日[場所]で」[タイトル]があるんだけど行かない?」という話になるので、そこでなにそれ?行く気なくすわーというようなタイトルにしてしまうと折角誘っていただいたお客様も興ざめです。

コンセプトに沿ったわかりやすいタイトルを決めましょう。

ハコと日時を決めよう!

タイトルもコンセプトも決定しました。あとはそれに沿って行動あるのみです。

ハコの決め方
- ざっくり日にちを決める
- 時間を決める
- キャパを決める
- ハコに連絡する
- 空いているところを仮押さえする

まずは、日にち(時期)を決める

まずはざっくり日にちを決めちゃいましょう。夏にイベントがやりたい!という場合7月から8月の間です。では8月の第一週か第二週目で検討していくことにしましょう。

次に、曜日・時間を決める

次は何曜日にやるかです。学生さんでしたら平日夜でもお客様は来やすいですが、社会人の場合、平日24時から始まって終わりは5時なんていうイベントはあまり行かないでしょう。そうなると必然的に金曜日の夜か土日になってきます。

しかし、ハコによっては金曜日・土曜日の22時からはレギュラーイベントが入っている可能性が高いです。そして金土のクラブタイムはお客様が入りやすい時間でもあるため、ハコ代も高くつきます。まずは一発やってみるか!という場合には土曜日の22時までか日曜日もしくは祝日が狙い目です。

しかし次の日に仕事や学校がある方も多くなるので、早い時間に終われるよう設定したほうがお客様からは喜ばれます。盛り上がった時のことを想定して、ハコ側にはおしりの一時間くらい余裕を見ておきましょう。

キャパシティを考え、ハコを決める

次にキャパシティーを考えます。キャパシティーとはハコ側の収容人数です。目標動員と予算を決めます。

200名以内となるとクラブ自体もかなり絞られてきます。小さいハコですとたいていサイトに箱貸し値段と収容人数が記載されえておりますので、そちらを確認しながらすすめると良いでしょう。それを考慮に入れながら合うハコ選びが必要です。

箱貸しの場合、大抵は40人保証で2000円with 1drinkなどの形が多いです。その場合、8万円保証ということになります。それ以上お客様が入った場合、50%バックなどがあったりします。

ハコなんてどこに何があるか分からない!という方には
- クラベリア http://www.clubberia.com/
などを見てみると良いかもしれません。

サイトを見つつ、目標人数がこれくらいだから、ココとココとココ…と三つぐらいに絞ります。

絞れたところでハコ側に連絡をします。基本的には三ヶ月前からハコ自体を抑えることができます。早い段階で抑えられれば空いている可能性が高くになりますのでできるだけ早めに抑えてしまいましょう。

「この日からこの日の間の土日15時から21時で空いている日はありますか?」と聞いていくのが一般的です。

空いている日があれば仮押さえをしてもらいます。仮押さえから1~2週間で本契約をするのがマナーです。

またその時に時間の許す限り下見に行きましょう。ハコの雰囲気・中の構造・音質等自分が行おうとしているイベントにあっているかどうか確認したほうが良いです。百聞は一見にしかず。自分の目で確かめましょう。

出演者を探そう

ハコを押さえてしまったらあとは中身を作っていかなければなりません。お次は出演者のブッキングです。これはあまりルールやノウハウはありません。

大きいハコでビッグなゲストをやるという話であれば、交渉の方法が必要ですが、小さいハコでやる以上、ビッグなゲストを呼ぶことは余り無いでしょう。なぜならキャパが小さいから!

お友達やお友達の紹介、もしくは他の小箱で見つけた逸材に声をかける等、足を使って・携帯電話を使って探します。今時ならSNSやTwitterを使って、「こういうコンセプトでいついつにイベントやります。賛同し出演してくれる方募集します」などでも良いと思います。

たとえお友達といえど、出演していただくわけですので礼節は重んじなければなりません。親しき仲にも礼儀ありってやつです。特に仲間内でやるイベントの場合、明確にしておくべきなのがお金です。イベントでは常に赤になることを考えて行動したほうが良いです。

赤になった場合、誰が負担するのかの取り決めを最初にすべきです。出演者にも負担してもらうのか、運営側でまかなうのか、代表が責任をもつのか等決めておけば、イベント終了時に悲しい結末になりにくくなるでしょう。

あくまで自分の考えですが、出演者にお金を負担させる考えはいただけません。チケットノルマ等もあまりよろしくないでしょう。できるだけ負担をかけずに良いプレイをしてもらうよう注力したほうが、結果良いイベントになり、お客様も満足してくれます。

イベントの責任

出演者の件でお金の責任の話が出てきたので、ちょっとその話を。

運営側に何人か人がいる場合、何をやるべき人なのかを振り分けます。その振り分けるときに決めておきたいのが、誰が何の責任を負うのか、です。

ここで責任が発生しそうなタスクをまとめます。

  • ハコとの交渉
  • 出演者交渉
  • チケット管理
  • 全体統括

大きく分けてこの四つです。

ハコとの交渉をする人は、前日に何かの問題でイベントが打てなくなったときに責任を負います。箱側に謝ったり、キャンセル料の交渉などが出てきます。

出演者交渉は、出演者の選定並びに出演者がスムーズに参加できるよう配慮をする人です。出演者が急遽でれなくなったときに責任を負います。違う人を呼んできたり、別の出演者にもう少し長くできないか、などの交渉をします。

チケット管理は、誰がどれだけ来るのかを把握している人です。前売りチケットを発行している場合は、それの管理が主な役割です。

全体統括は、基本代表と呼ばれる人です。全体のスケジュール管理、上記三つの仕事を管理する人です。それぞれの責任者が負いきれない責任を負います。そうならないよう努めるのが仕事です。

  • 例:イベント当日行ってみたら、別のイベントが入っていた
    →ハコとの交渉役が責任を負います。殴られる覚悟をしておきましょう

  • 例:イベント開始の時間になっても出演者が来ない
    →出演者交渉役が責任を負います。携帯にアホほど電話しましょう。

  • 例:当日チケット売り上げと実際のお金が合わない
    →チケット管理役が責任を負います。なぜ合わないかを追求させましょう。

  • 例:お客様同士で喧嘩になってしまった。
    →全体統括が責任を負います。外に出てもらってから、思う存分殴り合ってもらいましょう。あとは警察の仕事です。

あとがき

これで、開催されちゃうとこまで、です。ここから、集客をしたり、当日まで準備を行ったり、当日に何をしなければならないか考えたり、実行したり、アフターケアをしたりと、たくさんあるのですが、とりあえず開催されちゃうまでのノウハウです。

イベントを開催したいと思っている人は安心できて、楽しめるお客さまを作るということを念頭においてクラブイベントを作って頂ければと思っております。

ろくでなし☆J-POPというJ-POPオンリーのクラブイベントを開催しておりますので、安心安全に音楽を楽しみたい方は是非遊びに来てください。
- http://www.jpop-event.com/

このライフレシピを書いた人

編集部にリクエスト!

「こんなライフレシピがほしい」や「ここがわかりにくかった」などをお送りください。