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1枚1円で1000枚の名刺を管理する方法

2011年02月22日作成

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名刺というものはなかなか捨てることが出来ず、知らないうちにどんどん増えていくものです。

それなのに、たまった名刺を見返すと、どんな人だったかまったく思い出せないこともしばしばあります。

せっかく貰った名刺です。次の営業につなげるためにしっかり管理したいものです。

目次

名刺ホルダーは必ず使う

手作りでも構いません。名刺ホルダーは絶対に使いましょう。

KOKUYO CZ-UN1D ネームカードケース約1000名収容 ブラック

上記は筆者が実際に使っているコクヨの名刺ホルダーです。デスクの引き出しに2つ並べてあります。

1000枚入りで1000円(税抜)です。ぎゅうぎゅうに詰めると、あと20枚くらいは入ります(ただし、取り出すときに骨が折れます)。

この商品でなくとも構いませんが、インデックス付きの物を買いましょう。

英語の名刺を貰う機会が多い人は、名刺ホルダーを2つ用意しておきましょう。ひとつは50音順に、もうひとつはアルファベット順に並べるためです。

筆者は2つの名刺ホルダーを使っていますが、英語の名刺があるわけではありません。業界内の名刺と、他業種の名刺に分けています。

名刺を貰ったその日にする作業

名刺を貰ったら、どんなに忙しくともその日にするべき作業が2つあります。

名刺の裏に日付と相手の概要をメモする

名刺の裏に、その人と会った日付を年号から書きましょう。

そして、その人がどんな人だったかを同じく裏面に書きましょう。

「縁の太い眼鏡をかけていた」や、「声の高い人だった」などでも構いませんし、「○○の取引ついて相談するも、断られる」や、「夏にハワイに行った人」などでも構いません。

重要なのは、それを見たときにその人の顔をぼんやりとでも思い出せるようにするということです。今日会ったその人を思い浮かべて、一番に思い浮かんだ一文を書き留めるだけでOKです。

相手からすれば失礼な話ですが、貰った名刺を相手に返す事態になることは絶対にありません。それよりも、相手のことを忘れないでいるということのほうが重要です。

名刺ホルダーに必ず収納する

なんとなく、デスクの一番入れやすいところにポイっと入れてしまいがちですが、絶対に名刺ホルダーに入れましょう。

よく使う場合は、一番前に入れます。そうすれば、出先から社内に電話をかけて、「私の名刺ホルダーの一番前の方に入ってる、○○さんの名刺を見て!」と頼み、電話番号を教えてもらうこともできます。

名刺は適宜整理する

名刺はどんどんたまっていきます。名刺ホルダーの容量にも限界がありますので、いつか整理しなければなりません。

捨てる

基本的には捨てないほうがいいのですが、5年間使わなかった名刺は捨ててもいいかもしれません。

しかし、たとえ転職で業界が変わったり、異動で担当業務が変わったとしても、人とのつながりはどこで役立つかわかりません。なるべくとっておくようにしましょう。

別の箱に移動する

5年間使わなかった名刺を、違う箱に移しましょう。筆者は事務用品をカートンで買ったときの空箱を使っています。ボール紙でかさ張りませんし、新しく買わずに済んで助かっています。

さいごに

一度会っただけの相手でもぱっと名前を言えると気持ちいいですし、あわてずに済みます。

名刺は単なる連絡先の控えではなく、人と人とのつながりを維持し、コミュニケーションのきっかけにできる重要なツールです。

管理しだいで営業の大きな力になります。

本記事は、2011年02月22日時点の情報です。記事内容の実施は、ご自身の責任のもと安全性・有用性を考慮してご利用いただくようお願い致します。

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