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『デジタル』も『アナログ』も全てが繋がる情報管理術

2013年10月29日更新

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はじめに

以前「nanapi」へ書いた『Evernote』と『秀丸』と『ひとりWiki』の連携で快適メモ生活!がEvernote投稿キャンペーンで、まさかの一位を持ってしまったため、折角なので自分の情報管理術の全体像をまとめてみます。

概要

デジタルな世界では情報はデータであり、複数のツール・フォーマットを使っていたとしても、考えれば橋渡しはまだ可能です。
しかし、ここにアナログな世界の情報が入り込んでくると途端にやっかいになります。情報の流れが繋がらなくなるからです。
そこで、この情報管理術は情報の「繋ぎ目をどうするか」を重視し、端的に表すと以下のような図のような管理をしています。

利用するツール

秀丸

マクロや表示制御、Grepなど非常に多機能なエディタ。プログラム開発から日常のメモまで、私のほぼ全てのアウトプット起点となっています。

Evernote

言わずと知れたメモの統合アプリケーション。時と場所と媒体を選ばず、いつでもどこでもメモをインプット・アウトプットすることができます。

ひとりWiki

各種Wikiの記法で書いたテキストをHTMLへ変換してくれるツール。
テキストを整形するのに非常に使い勝手が良いです。
ここではそのコマンドラインプログラムのWiki to HTMLを使用します。

各プロジェクトの課題管理表

エクセルベースで以下の図のような「未対応」「対応済み」「保留」など各種ステータスを管理できる表を使っています。

Check*pad

シンプルにTODOなどのリストを管理できるWebサービス。
記録する・消し込むが非常に手軽に行え、とにかく思いついたことはここへ放り込んで記録しておきます。

スキャナー

手書きのメモや紙にしかない資料など、PDF化しデジタルとアナログの橋渡しとなるツール。
どんなものでも良いと思うが、紙の束をまとめて読み込んでくれるドキュメントスキャナ的なものがオススメです。

A4レポート用紙

スキャナーで読み込むことを前提として、大きく見やすくメモや図などを書きます。
最近周りで使っている人が多いのですがMNEMOSYNE(ニーモシネ)のレポートパッドが手軽な値段でお気に入りです。

資料

打ち合わせなどを行う際には通常発生するはず。持参する際は前述の「ひとりWiki」で生成する場合が多いですね。
これも書き込んだりしたら全てPDF化します。

ペーパーファスナー

パンチで穴を空けるとあとは綴じるだけ。余計な表紙や紙などがないからかさばらず、本当に必要な資料だけを綴じておくことができます。
デジタルで保管しただけだといざという時心許ないのですが、アナログでも必要なものをシンプルに管理しておけば非常に安心でます。

二つ折りクリアファイル

必要な資料や上記のペーパーファスナーで綴じたメモたちはこのファイルに挟みます。
プロジェクト毎にまとめておけば必要な場面だけサッと取り出し、管理していくことができます。

ベクトル詳細解説

【秀丸】→【ひとりWiki】

入力

『秀丸』と『ひとりWiki』でただのメモが資料に早変わり!を参照してください。

マクロ1:Tempフォルダへの一発保存

『Evernote』と『秀丸』と『ひとりWiki』の連携で快適メモ生活!を参照してください。

マクロ2:ひとりWikiの一発起動

『Evernote』と『秀丸』と『ひとりWiki』の連携で快適メモ生活!を参照してください。

【ひとりWiki】→【資料】

『秀丸』と『ひとりWiki』でただのメモが資料に早変わり!を参照してください。
印刷する際は必ず使用しているブラウザの「背景を印刷する設定」をオンにしてください。

【秀丸】→【Evernote】

マクロ3:Evernoteへの一発保存

『Evernote』と『秀丸』と『ひとりWiki』の連携で快適メモ生活!を参照してください。

ノートブック・タグ

現在750個くらいのノートがありますが、ノートブックは特に分ける必要性を感じていないため1つしか使っていません。
タグは親子関係をつけて「[<顧客名>]」>「[【プロジェクト名】]」となるように設定しています。

【スキャナ】→【Evernote】

ローカルにはPDF専用のTempフォルダを作成しており、そこへ全て保存するようにしています。
命名ルールもテキストファイルと同様で「[顧客名]_YYYYmmDD[プロジェクト名]_[内容に応じたタイトル]」というフォーマットを全てに適用して一貫性を持たせています。

【A4レポート用紙】・【資料】→【スキャナ】

以下の図のようなレイアウトで基本的にはメモを記述しています。
メモを取ったはいいけど結局よく見返さなかったり、後々にうまく繋がらなかったりという経験は誰しもあるのではないでしょうか。
私の場合は「とにかくこれだけは後でやらなければいけない」という課題事項だけは右側に独立して記述するようにしています。
例えば、「誰々に何かを依頼する」とか「何々を次回打ち合わせまでに検討する」とかいった宿題事項などです。
これらの情報も全てスキャナで取り込みPDFで保存します。

【A4レポート用紙】→【各プロジェクトの課題管理表】・【Check*Pad】

メモの右側に記述した課題事項を日々見る管理資料へ転記します。
これでメモだけにしかないのは話した内容や決定事項(議事録におこす場合も多いですが)のみとなり、「やらなければならないこと」は別出しで日々の管理サイクルの中に入って、抜け落ちることが少なくなります。

【A4レポート用紙】・【資料】→【ペーパーファスナー】

とりあえず「後々見るかも」というメモはプロジェクト毎に綴じておきます。
時系列にドンドン綴じていって定期的中身を見て「PDFにも保存してあるから必要ない」というものはシュレッダー行きです。
ちなみにペーパーファスナーは「真鍮製」がオススメ。曲がったクセが付きにくいし色合いが使っていて気持ち良いです。

【ペーパーファスナー】・【資料】→【二つ折りクリアファイル】

クリアファイルの右側にはずっと持っておきたい資料やカタログなどを入れ、左側には一時的な参考資料やメモを入れて使い分けています。
ペーパーファスナーで綴じた資料はそれだけだと表紙などがなく、すぐにヨレてしまったするので二つ折りの間に入れて保管・持ち歩きます。

まとめ

「デジタル」部分では【秀丸】、「アナログ」部分が【A4レポート用紙】が入力の起点となっています。
そこからどのように少ない管理場所でまとめられるか・シンプルなフローで続けられるかを考えて上記のような形となりました。
ただ所詮方法は方法でしかなく、本業をどれだけサポートして効果的に成果をだせるかを求めるものに過ぎないとも思います。
今回の内容は部分的に分割して使うこともできると思いますので、何かに使えることがあったら使っていただけたら幸いです。

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本記事は、2013年10月29日時点の情報です。記事内容の実施は、ご自身の責任のもと安全性・有用性を考慮してご利用いただくようお願い致します。

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