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メールの文章を書くときに気をつけたい3つのポイント

2011年01月15日作成

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はじめに

携帯電話のメールは大変便利なものです。相手の状況が分からなくて電話をするには気が引ける時も、メールをしておけば相手が都合のよい時に返信をしてくれるので気軽に利用できます。

そこで今回はメールで文章を書く際にぜひ心がけたい、メールの文章が相手にとって大変読みやすくなる3つのポイントをご紹介します。

読みやすいメールの文章にするためのコツ

改行・絵文字を多用し過ぎない

絵文字を上手に使うと、自分の気持ちを表現したりメールを可愛らしく彩ることができます。また適度な改行は文章を大変読みやすくしてくれます。

でも使い過ぎはNGです。言葉そのものを絵文字で置き換えてしまったり、無駄に同じ絵文字を3回繰り返して使ったりすると、伝えたいことがぼやけたり文章がとても読みにくくなります。

改行も使い過ぎて何も文字のない画面が無駄に続いて読み終わるまで時間がかかったり、「どこまでスクロールすればこのメールは終わるのだろう」と相手に思わせてしまうので要注意です。

デコレーションメール・絵文字の多用についても同様です。「自分らしいメールだから」と思っているのは自分だけかもしれませんので気をつけてください。

一文・一段落が長過ぎないようにする

ただダラダラと取りとめもなく続くメールや、内容が全く変わっているのに段落がなく延々と続いているメールはとても読みにくいものです。

伝えたいことがたくさんあったり、なんとなくメールしてみようと思って言葉を選ばなかったりすると、自分は良くても相手にとってはほとんど意味のない内容になってしまうでしょう。

どんな要件や気持ちを伝えたくてメールするのか、文章を作る前にまず頭の中で整理してから文章にしてみるように心がけましょう。

質問をいくつもしない

1通のメールで3つも4つも相手に質問する文章も相手は返信しにくく感じるので気をつけましょう。もし聞きたいことや確認したいことがたくさんあったとしても、1通のメールで投げかける質問はできるだけ1つにしましょう。

相手の時間に余裕がある時でもまとめて質問するより一つずつ順番に聞いていくほうが相手も答えやすいはずです。

おわりに

メールは自由なスタイルの手紙のようなものなので、一人ひとりの個性が出るのは当たり前です。でも「相手にとって読みやすい文章だろうか?」と少し考えてみると、ますます楽しくてスムーズなコミュニケーションを図ることができるでしょう。

本記事は、2011年01月15日時点の情報です。記事内容の実施は、ご自身の責任のもと安全性・有用性を考慮してご利用いただくようお願い致します。

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