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メールを書く時に気をつけたいこと

2011年01月14日作成

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今や子供からお年寄りまで、誰でもメールする時代になりました。メールは電話よりも相手の生活に踏み込まないので、時間や場所もあまり気にせずに出来て、便利ですよね。

でも、メールは電話と違って声の調子もわからないし、手紙のように字の雰囲気も伝わりません。だから時には誤解を産んでしまうこともあるのがメールの怖い所です。

便利なメール、せっかくだから楽しく使えるよう、メールする時に気をつけたいポイントをご紹介したいと思います。

ポイント1:タイトルをつける

メールする時、相手のメールに返信という形で、タイトルをつけないこと、ありませんか?

リアルタイムで会話するようにメールのやりとりをする場合は、それでもいいと思います。

また、ネットショップで買い物した際のやりとりなども、敢えて件名をつけずに送って下さいと指定がある場合もありますね。

でも、それ以外の場合は、やはりタイトルはつけたいものです。ずっと前に送った、全く関係ない内容への返信という形で新規のメールが届くと、ちょっと適当かつだらしない印象を受けます。

ちょっとの手間なのですから、きちんとタイトルをつけるよう心がけましょう。

好ましいタイトル例

  • 内容を簡潔にまとめたタイトル
  • 時候の挨拶
  • 1年以上間の開いた連絡の場合や、メールアドレス変更のお知らせの場合は、タイトルに○○ですと自分の名前を入れるのもよいでしょう。 ##ポイント2: 適度な改行、間隔で書く どんな文章でもそうですが、句読点もなく改行もせず、ずらずらと文字が並んでいるのは読みにくいものです。見ただけで読む気が起こらなくなってしまいます。

たとえば上記の文章を、悪い例として直してみましょう。

どんな文章でもそうですが句読点もなく改行もせずずらずらと文字が並んでいるのは読みにくいものです見ただけで読む気が起こらなくなってしまいます
いかがでしょうか?比べてみると違いは歴然ですよね。

逆に、ネットでよく見かける、ワンセンテンスごとに改行しているような文章も読みにくい上に、内容が頭に入って来にくいものです。

あくまで読む人の立場に立って、読みやすさを考えて文章を書くようにしましょう。そのために、適度な改行は必須です。

文章の内容の区切りに合わせて、数行ごとに間隔をあけて段落を作るのも大切です。

ポイント3:3割増しに優しく

メールは顔の見えないコミュニケーション。言葉のニュアンスが伝わりません。だからこそ、場合によっては冷たい印象を与えてしまいます。

普段と同じ言葉使いのつもりでも、文章にするとやけに冷たくみえたり、怒っているような印象を与えてしまうこともあります。

だからこそ、メールの時は普段よりも3割増しくらいに優しく表現するように心掛けると、誤解されることがぐっと少なくなりますよ。

例:行くに決まってるじゃん→もちろん行くよ 

おわりに

ポイントをおさえて、メールと上手に付き合って行けるといいですね。

本記事は、2011年01月14日時点の情報です。記事内容の実施は、ご自身の責任のもと安全性・有用性を考慮してご利用いただくようお願い致します。

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