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アポを取るために心がけること!

アポイントは社会人だけでなく、全てにおいての基本です。アポなしで訪問することもあるでしょうが、不在の時はガソリンの無駄遣い、時間の無駄遣いになってしまいます。

では、そうならないためにはどうしたら良いのでしょうか。アポイントについての基本をここで確認していきましょう。

アポイントでは何を決めたらいいのか?

「アポ取りの電話をしなさい」と入社すると新人研修で習います。しかし、アポで何を決めたらいいのか、どこまで話をしていいのかなどは教えてくれません。

アポイントでは会う日取りと時間を決める

アポイントで重要なのは、その人が会ってくれるかどうかです。会ってくれるとなった時に、「ありがとうございます。後日お伺います」では何も意味がありません。

最低限、「何日の何時にどこで会う」は決めてください。その際にも相手に決めてもらうという控えめな態度でも構いませんが、できれば2択方式でこちらから投げ掛けるようにしてください。「月曜、火曜なら、午前と午後なら」というように。

売り込みはタブー

相手に物を売り込みたいから、アポイントを取る人もいるでしょう。しかし、電話口で商品説明や、売り込みをしてはいけません。顔が見えない分、相手が断りやすいためです。

ですから、売りたい気持ちを抑え、できるだけ端的に要点だけを伝え、詳細は後日伺った時というスタイルをとると、アポイント率は向上します。

言葉使いには気を付けて

電話は、相手の顔が見えません。ですから、声のトーンや抑揚で相手の感情を読み取ります。そのため、言葉遣いは非常に大切になってきます。敬語を間違ってはいけないという事ではありません。

相手の気持ちを汲み取りながら、ゆっくり、丁寧に話をすることで、相手への誠意が伝わります。ちょっとした気配りがアポイントの場面でも必要になってきます。

おわりに

アポイントはできれば対面した時に、次の日取りまで決めてしまえばスケジュールを立てるにも、非常に便利になります。しかし、初めて訪問する、遠方に出張で訪問するというった時には、無駄足にならないようアポを取っておくことが重要になります。

また、アポと取ったからといって油断していてはいけません。必ず訪問前に再確認の意味で、連絡を入れてから訪問することもお忘れなく。

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