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元コンサルに聞いたプレゼン資料の作り方

2015年05月29日作成

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社会人になると避けて通れないのが、プレゼンの場。「検討結果の報告」や「新規事業の提案」など、大小あれど様々なシーンでプレゼンテーションは求められます。

その時に、頭を悩ませるのが、プレゼン時に使う資料。より聞き手が納得してくれるプレゼンのためには、資料の作り方にもこだわらなければなりません。しかしどうやったら上手にスライドを作れるのか、構成はどうすればいいのかなど、プレゼン資料の悩みは尽きないもの。

そこでここでは、プレゼンの資料作りのコツについて、元コンサルタントの原田和英さんに伺ってきました!コンサルタントといえば、プレゼンが命。数多くの資料を手がけてきた原田さんは、どのように資料を作ってきたのでしょうか?

目次

プレゼン資料を作り始めるその前に

プレゼンをするとなると、早速スライドなど資料作りに着手してしまっていませんか?しかし、いきなり資料をつくろうと思っても上手くはいかないもの。実際に資料を作り始める前に、まずは以下のポイントをしっかり詰めましょう!

ポイント1:目的に合った資料をイメージしよう

原田和英さん(以下、原田さん)「プレゼンと一口に言っても、社内共有用や講演用、説明用などいくつか種類があります。当然のことながら、それによって資料の作り方も変わってくるので、目的に合わせることが大切です」

例えば講演用だと、わかりやすくメッセージを伝えることが重要となってきます。そのため、写真やグラフなど、ビジュアル的にわかりやすいものを多く盛り込んだスライドを作るのがよいでしょう。また、スライドに情報を入れ過ぎると、見ている人はスライドを読んでしまい話を聞いてくれません。そのため、資料の情報は足りないくらいの粒度がいいでしょう。その上で、自分のしゃべりやすさを重視した構成にします。

逆に社内共有用で、例えば社内での合意を得ることが目的の場合、レジュメとして紙で渡す場面も想定できます。そうすると、論点・背景・決めてほしいことがわかるよう、細かく論理的に構築された資料を作る必要があります。

ポイント2 :伝えたいことを明確にしよう

今回のプレゼンで一番伝えたいことを整理しましょう。それを中心に、ストーリーを作っていくことになります。ここがブレるとスライドの構成も大きく変わるので、じっくり考えることが重要です。

それは講演資料でも、社内用の資料でも変わりません。「講演で聞いている人に一番伝えたいことは何か」「社内の会議で一番言いたい結論はなにか?」といったポイントを整理しましょう。

いよいよ本題!資料を作りはじめよう

伝えたいことが明確になれば、いよいよ資料作りをスタートさせていきましょう。ここではSTEPにわけてご説明していきます。

まず、プレゼンに必要な要素は以下のように分類されます。

  • (サマリー)
  • 本文
  • 結論
  • (参考資料)

この要素の順番は基本的に変わりません。ただし講演用では「サマリー」と「参考資料」は不要なことが多いです。

社内用会議の場合は、サマリーがもっとも重要です。サマリーの1枚に、「このプレゼンで言いたいこと」を入れ込んでしまいます。忙しい人との会議の場合は、本文が100ページ以上あったとしても、サマリー1枚だけで議論をすることもあります。その議論の中で、必要な情報を本文から抜き出して説明するといった使い方をすることもあります。

STEP1:空パックをつくる

紙にタイトルだけ記したものを「空パック」や「スケルトン」などと呼びます。まずは、この空パックを作ることから始めましょう。

空パックは、紙で作るのがおすすめ。中でも、1枚1枚ページを切り取ることができるノートが便利です。もちろん、使わなくなった資料の裏紙やプリント用紙でもよいです。

ちなみに空パック作成のとき、原田さんは「オキナ プロジェクトペーパー A4 5ミリ方眼」というノートを使用されているそうですよ。

そして、各スライドで何を伝えたいかを考えます。その伝えたいことを言い表すタイトルを1枚ずつ紙に書いていきましょう。たとえば、「ウェアラブルコンピューターの市場が大きくなっている」ということを言いたいならば、それは市場環境に関することなので、「市場環境」というタイトルを付けます。

このとき、タイトルと一緒にメッセージも書いておきます。メッセージとは、そのスライドで言いたいこと。原田さんは、空パックのタイトルの下に書くことが多いそうです。

なお、1枚のスライドに2つ以上のメッセージを盛り込むのはNG。複数のメッセージが入るとスライドの中身が作りにくいですし、何より聞いている方も、理解しにくくなってしまいます。

たとえば「世界中でウェアラブルコンピューターの市場が盛り上がってきているが、日本はまだまだ」と言いたい場合、

  • 「世界でウェアラブルコンピューターが盛り上がっていること」
  • 「対して、日本はまだ盛り上がっていないこと」

の2つにスライドを分けた方が、聞いている方は理解しやすくなります。

STEP2:スライドを並び替えてストーリーを作る

空パックができたら、聞き手にとってわかりやすくなるように、ストーリーの流れを確認し、必要に応じて並び替えたり、空パックを作り直したりします。

ストーリーの論理構成がちゃんとしていないと、聞いている人は「???」となってしまいます。自分で作った資料に、何度も自分にツッコミを入れながら、論理的なストーリー作りを心がけましょう。

原田さん「一例ですが、新規事業の提案プレゼンの場合、『社会トレンドはこう』といった市場環境を説明します。その流れの中で『ゆえにこの事業が重要である』と伝えます。その上で、『競合の動き』や『自社の強み』をその事業に当てはめる』といったストーリーをつくっていきます」

実際の流れとしては、「空パックを作ってから構成を考える」というよりも、「空パックを作りながらストーリーを考えて、また空パックを作って・・・」と行き来しながら作っていきます。

原田さん「この段階で自分で発表しているかのようにしゃべってみたり、上司に確認を取ってみたりして、構成に問題がないかチェックするといいでしょう」

一連のストーリーを確認してみて不自然だったり、論理的でなかったりする場合は、必要な情報が欠けている可能性があります。欠けている情報がある場合はそれを追加し、聞いている人に納得してもらえるストーリーを作りましょう。

STEP3:メッセージに合わせて本文を考える

次に、スライドの中身を考えていきます。伝えたいメッセージを言い表す本文を記します。本文は文章に限らず、グラフや表、説明図になることも多いでしょう。

たとえば「ウェアラブルコンピューターが盛り上がっている」というメッセージを伝えたい場合は、「世界中の2013〜2015年のウェアラブルコンピューターの市場規模を表す線グラフ」を入れることで、そのメッセージをより明確に伝えることができます。あるいは「知識人の●●さんと▲▲さんがウェアラブルコンピューターが大事といっている」など、権威のある人の意見を入れることも有効です。

このときに注意したいのは、「本文はメッセージを表す必要がある」ということ。STEP1で考えたメッセージがしっかり伝わる本文になっているかは、常に考えておく必要があります。本文が完成したら、「本文を一言で言ったらどうなるか」を考えてみましょう。それとメッセージとがずれていたら、メッセージか本文が間違っているということになります。

たとえば「地球温暖化が問題だ」というメッセージを伝えるために、本文に「地球が泣いているイラスト」を入れるとします。しかし、この「地球が泣いている」というイラストからは「地球温暖化が問題」であることをダイレクトに読み取るのは難しいこと。それよりも「地球温暖化が過去3年でどんどん高まっている」というグラフなどを入れた方が、「地球温暖化が問題だ」というメッセージに合った本文になります。

STEP4:レイアウトをラフに書いていく

本文が決まったら、スライドのレイアウトを決めていきましょう。大体のレイアウトをラフに紙に書いていきます。パワーポイントで直接作ってもいいのですが、紙に書いた方が早く、直感的にラフを作成することができます。

配置を考えるときに意識してほしいのが、 「人間は左上から右下に視線を移していく」ということ。そのため、右下に重要なグラフや文章を置くのはやめるよう意識するとよいのだとか。重要なことは左上に、が鉄則ですね。

また、縦長の表を入れるなどして、スペースが不自然に大きいスライドができてしまうことがあります。そんなときは、スライドを左右に2分割して、表を2列にわけるなどして情報を再整理してみましょう。違和感のあるスペースなどは極力減らすことで、見ている人がスムーズに理解できるスライドとなります。

このとき、不必要な情報はないか、今一度確認してみましょう。

原田さん「プレゼン資料制作において重要なのは引き算の概念です。余計な情報はかえってプレゼン内容をわかりにくくする上に、無駄に資料を厚くしてしまいます。目的を今一度確認した上、必要な情報のみ資料に反映させましょう」

STEP5:スライドを作りこんでいく

ストーリー、構成、大体のレイアウトが決まったら実際に形にしてみましょう。スライドを実際に作る上でおすすめの表記について教えていただきました。

文字設定を統一する

意外に雑に設定してしまいがちな、フォントなどの文字設定。ここにこだわると、統一感があって見やすいスライドになります。

フォント 日本語は「メイリオ」/英語は「Verdana」
本文は濃い目のグレー(例:R72/G76/B94)※黒だと目にきついため
大きさ 本文は12pt/メッセージは20pt/注釈は8pt

表(チャート)に関して

何かを説明するのに欠かせない表現形式の1つが「表(チャート)」。表の構成要素はボックスで作ることが多いかと思いますが、ボックスを利用する際は以下のことに注意しましょう。

  • ルーラー、ガイドを表示させながら、端のラインを合わせる
  • ボックスのサイズ、ボックス間スペースは揃える
  • ボックスを多用する際は丸角も活用する※目にやさしいため
エクセルで作った表をスライドで使うときは、エクセルの表をそのままスライドに貼り付けるのではなく、表を画像にして貼り付けた方が美しく見えます。その場合、事前にエクセルで表を整形することは忘れずに。

伝えたい情報を表現したイラストを「ポンチ絵」と呼ぶことがあります。たとえば、「ウェアラブルコンピューターの利用シーン」を伝えたいときは、文字よりもイラストの方が良いもの。そこで、フリーの素材やパワーポイントの素材を使ったイラストで、そのシーンを可視化します。このようなポンチ絵をうまく活用することによって、よりわかりやすく人に情報を伝えることができます。

左端はそろえる

細かいことですが、スライドのタイトル、メッセージ、本文の左端は、全部そろえた方が美しく見えます。スライドの本文の開始位置も、全スライド合わせた方が美しく見えます。

原田さん「パワーポイントのガイドを活用すると便利ですよ」

プレゼン資料作成のコツ

1:フレームワークを活用する

ストーリーやスライドの本文を考えるときには、フレームワークを用いると効果的と原田さんは言います。それによって、必要な情報の抜け漏れを防いだり、聞いている人が理解しやすいストーリー構成になります。

フレームワークは数多くありますが、たとえば、4Pや3C、PDCAサイクルなどといったものが有名です。

  • 4P:Product(製品)、Price(値段)、Place(場所・流通チャネル)、Promotion(広告・販売促進)のことでマーケティング戦略を練る際に用いられる
  • 3C:Customer(顧客)、Company(自社)、Copmetitor(競合)のことで、自社のポジションを確認し、経営指針を決めるときなどに用いられる
  • PDCAサイクル:Plan(計画)、Do(実行)、Check(確認)、Act(改善)のことで、企業の管理業務などを円滑に進める際に用いられる

他にも、SWOT(コアコンピタンス)、PEST(マクロ環境)、5 Force(業界構造)、PPM(事業管理)、各種バリューチェーン、AIDMA/AISAS(消費までの行動モデル)、メディアの3C、各種価値仮説、リーンアナリティクスやビジネスモデルのフレームワーク、ポジショニングマップ、係数管理の各種計算式、選択肢の評価基準、事業計画モデリング、アクセス解析のフォーマットなどなど、多種多様なフレームワークが存在します。

原田さん「相手との共通認識なので、抽象的なメッセージを伝える上で非常に有効な切り口となります」

よく知られたものはもちろん、社内外でよく耳にするものは積極的に使っていき、より伝わりやすい内容構成に活用しましょう。

2:注意!プレゼン資料には自社・他社のカルチャーがある

色の使い方や文章量など、資料のあり方はその会社の文化や上司の好み、クライアント先の文化になどによって異なる場合が多いです。そのあり方をどうするかはプレゼンの目的を考慮の上、慎重に決める必要があります。

原田さん「資料のトーン&マナーに関しては一つの絶対的正解というものはありません。自分のやり方でやっても良いですし、会社や上司に合わせるのも良いでしょう。一種の宗教のようなもので、人によって信じる道は異なります。ただ、どのような資料を作るにせよ『いかにわかりやすい資料か』という点は忘れないようにしましょう」

プレゼン資料をワンランクアップさせるグラフの使い方

グラフはデータをわかりやすい形に可視化してくれるので非常に便利です。しかしながら何を使ってもOKということはありません。

原田さん「コンサル1年目のときに、あまりにも時間がなさすぎて使ってはいけないグラフを使って資料を作ってしまって、当時の上司にものすごく怒られたことを記憶しています。今でも反省していますし、それ以来グラフを作成する際は『本当にメッセージを伝えられるか』を意識してグラフを選ぶようにしています」

ストーリー・メッセージにそって適切なグラフを使うことが大事なんですね。

どんなグラフを選べばいいの?

適切な組み合わせの例として以下の様なものがあります。

  • 線グラフ:連続性があるデータの推移を示したい場合
  • 棒:いくつかのデータの比較を表す場合
  • 円:比率を示す場合
  • ウォーターフォール:あるデータやプロセスの構成要素の増減を表したい場合 
  • 面積図:対象の大きさを言いたい場合
  • バブルチャート:3軸で物事を示したい場合
  • 散布図:複数のデータの関係性を表したい場合

上記も参考に、まずは適切なグラフの形式を選ぶことが大事です。

気をつけておきたい注意点

グラフを作成する際には、以下のことにも配慮するとより良いでしょう。

  • 変化の激しい部分だけを切り取るなど恣意的なグラフ作成を行わない
  • 見やすい色とデザインを心がける
  • メモリや数値は必要最低限なものにする
  • 重要でないグラフはグレーアウトする
  • 見せたい部分だけハイライトを入れる
基本的なことばかりですが、これらを徹底することで統一感があり、見やすい資料に仕上がります。細かい部分を徹底して、相手が理解しやすい資料を作っていきましょう。

これはNG!プレゼン資料作成で気をつけたいポイント

プレゼンのスライド作成を行う場合、気をつけなければならないポイントをいくつか照会します。

1:ボックス内での改行はしない

テキストを打ち込む場合、テキストボックス内での改行は行わないようにしましょう。ボックスの大きさやテキストの内容を変える場合、いちいち改行を元に戻さなくてはならないため、手間が増えてしまいます。

2:全てのことに理由付けを

最終的には、グラフの配置、フォントの種類や大きさや色など細かいところについても、「どうしてそれを選んだか」の理由を説明できるぐらい作り込めると最高です。

原田さん「上司には、すべての図形の場所、大きさ、フォントなどについて、その理由を説明できるようにしろといわれました。たとえばある箇所のボックスが大きいなら、それが大きい理由がなければならない、と。その情報が他に比べて重要なら大きくても良いし、色も変えても良い。ただ、そうでなければ、変化を付けてはいけない。それぐらい図形の場所やフォントというものは気を使うべきだと、いまも意識しながら作っています」

ただ作れるだけではまだ半人前!ワンランク上の資料作成のコツ

ここまで資料作成の基本を見てきましたが、これをクリアできれば一人前・・・ではありません!一流のプレゼンターになりたいなら、よりよい資料作成のためにレベルアップを図っていかなければなりません。ここでは、ワンランク上のプレゼンのために原田さんが実践されているテクニックやヒントを伺いました。

1:引き出しを多く持っておく

新規でスライドを作成する場合に、過去で使ったスライドが参考になることは多いでしょう。また、何かで見かけたスライドの構成やグラフが参考になることもあります。そのためにも、日頃からいろんな資料を意識的に見ておくと良いでしょう。良い資料を見ることで自然と引き出しが増え、自身の資料作成のスピードとクオリティアップにつながります。

原田さんのオススメは各企業のIR資料です。

原田さん「他には、メアリー・ミーカーの『Internet Trends』は情報も面白いですし、多様なグラフを使っているのでデータの見せ方の参考になるのではないでしょうか。

また、社内で資料作りに定評のある方から資料を実際に見せてもらうのも、有効な手段だそうですよ。

2:フィードバックは現場で感じる

プレゼン終了後、上司などにフィードバックをもらいにいくのも良いことですが、反省材料はプレゼン中の現場で収集しましょう。プレゼン発表中の相手の反応こそが顕著なフィードバックなのです。

原田さん「プレゼン中、相手が退屈そうにしていたりページを飛ばしたりしているのを時々見かけます。それはやはり顕著なフィードバックですね。構成がまずかったとか、質問されたところがわかりにくかったとか、何か問題があったのかもしれません。その現場でいかにフィードバックを集めるかが重要です」

はじめはしゃべるだけで精一杯なものですが、余裕が出てきたらプレゼン中に聞き手をよく観察してみましょう。

3:時短のためにショートカットキーを活用する

プレゼン資料作成時にかぎらず、ショートカットキーを活用するのが作業の時短のコツです。原田さんがプレゼン資料作成時によく使うというショートカットキーは以下のとおり。

mac Windows
別名で保存 Command+Shift+S F12
任意の改行 Shift+Enterキー Shift+Enterキー
文字を上付に(注釈の##を文字に付けるときに使用) 対象の文字を選んでCommand+ Shift+ ^ 対象の文字を選んでCtrl + Shif + +
図形の並行移動 Shift+図形をドラッグ Shift+図形をドラッグ
図形の回転 Option+矢印の左右 Alt+矢印の左右
プレゼンの開始 Shift+Command+Enter F5

ちょっとしたことですが、小さい時間短縮テクの積み重ねで、大きなスピードアップが図れます。時間をかけて完成度を高めるのではまだ半人前。素早く、かつクオリティの高い資料を作れてこそ一人前です!

相手の納得を得られる資料作りを

プレゼンの最大の目的はとにかく聞いてもらう相手に理解してもらうことです。時間をかけ丁寧に作った資料でも、相手に理解してもらえなければ意味がありません。プレゼン資料の絶対的正解というものはないので難しいのですが、わかりやすい資料というものは存在します。しっかりとストーリーを組み立てたり、他人のワザを盗んだりして、資料作成技術の向上に励みましょう。

お話を伺ったのはこの方!

原田 和英(はらだ かずひで):2006年に慶應義塾大学付属メディアコミュニケーション研究所修了後、株式会社アクセンチュアの戦略部門に入社。2007年にはアルカーナ株式会社を創業。2010年にグリー株式会社に入社し国際事業に従事した後、2012年からITベンチャーにてCMO(マーケティング最高責任者)を務める。著書に『巨大人脈SNSのチカラ 朝日新書』などがある。

(image by amanaimages1234)

この記事で使われている画像一覧

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本記事は、2015年05月29日時点の情報です。記事内容の実施は、ご自身の責任のもと安全性・有用性を考慮してご利用いただくようお願い致します。

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