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【1日15分】かたづけ士が教える、キレイが続くオフィス整理術

2014年12月03日作成

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デスク周りがキレイだと仕事の効率もぐんと上がるものです!・・・と、わかっていても、気が付くと散らかり放題になってしまいがちなのも現実です。

今年こそはデスク周りをこまめにかたづけるぞ&キレイをキープするぞ!という人のために。かたづけ士・小松易(こまつやすし)さんに、キレイが続くデスク整理術を伺ってみました!

目次

【準備編】「すぐ散らかるデスク」にありがちなNG収納5つ

これはnanapi社内のとあるデザイナー・Kの机です。デザイナーという職業柄、デスク上にはさまざまなデバイスや資料があります。本人曰く「整理整頓を怠っていたわけではない!」とのことでした。

それではさっそく、実例を用いながら「すぐに散らかるデスクにありがちなNG例5つ」をご紹介します。

1:種類別に分けられていないモノが重ねて収納されている

一番上&手前の引き出しには何かといろんなモノを「とりあえず」収納してしまいがちです。そのため、雑多なモノであふれ、結果的に何が入っているのかわからない状態になってしまいます。

当然ですが、重ね置きをすると下のほうに何があるのかがわかりません。ガサガサと必要なペンなどを探すことになるため、さらにごちゃごちゃとしてしまいます。ちなみに、写真左上にあるのはパンではなく、パンのキーホルダーです。

かたづけ士・小松易さん(以下、小松さん)「基本的に、引き出しの中身は上から見て『何が入っているのか』がすぐにわかる状態にしておくのがベターです。特に中央もしくは一番上の引き出しは『書類などをいったんしまっておく場所』として空にするよう意識した方がいいでしょう」

2:引き出しに書類を平置きしている

デスクの引き出しに書類などを重ねて置くと、パッと見てみて何が入っているのかわからない=使いたいときに使いたいモノを取り出せません。何が入っているのかわからず、さらに別の書類などを重ね置きし・・・良くないループが起こります。

3:引き出しごとの特性を無視している

デスク一番上の引き出しは名刺などのすぐに使うモノを収納・・・など、それぞれの特性があります。適した使い方をしないと中身がかさばり、上記のように書類などが重なって「どこに何があるのかわからない」状態になってしまいます。

たとえば、デザイナー・Kはデスク一番下の引き出しをこのように使用していました。

本来、このデスク一番下の引き出しはA4サイズの書類などを立てて収納するために設計されています。しかし、上記ではサランラップやドレッシングなどがあり、食品庫のようにも見えます。

ちなみに、写真にあるサランラップや調味料は会社の休憩時間中においしいパンをさらにおいしく食べるために使用しています。

4:足元に不要な収納スペースを設けている

「引き出し&デスク上にスペースがなければ、床に置けばいい」と、床にさまざまなモノを置くのはNGです。一見、便利と思われる床置きですが、見た目的によくないことと「まだ置けるから大丈夫」と不要なモノが増えて一気に散らかってしまう原因になります。

5:「とりあえず・・・」とデスク上に置いてしまう

収納スペースがないから、とりあえず机の上になんでも置いてしまうという人は多いのではないでしょうか。「とりあえず」デスク上に置いておく=定位置がない、つまりかたづけるためのスペースがないため、どんどんデスク上にモノがあふれてしまいます。

ちなみに、写真では資料の間にパンが挟まっているように見えますが、これはパンのステッカーです。

【準備編】「整理」と「整頓」の違いを認識しよう!

「整理」と「整頓」を分けて考える

整理整頓という言葉がありますが、ここでは「整理」「整頓」と切り分ける必要があります。

モノを減らすのが「整理」です。そして、必要なモノの定位置(置き場)を決めるのが「整頓」です。かたづけが苦手な人は、まず「整理」から徹底しましょう。

かたづけ=日々行うモノ

「一気にかたづけを終わらせよう!」と考えがちな人=かたづけてもすぐに散らかりがちな人、と言えます。かたづけでもっとも大事なのは継続的にキレイな状態をキープすることです。

小松さん「かたづけは山登りに似ています。例えるなら、山の8合目までが『整理』です。整理が終わった人だけが『整頓』というファイナルステージへ進めます」

【実践編】STEP1:かたづけた先にある、なりたい自分を設定する

かたづけを達成することはもちろん、キレイな状態をキープするためにモチベーションを維持する必要があります。そこで、かたづけを始める前に「かたづけた先にある、なりたい自分」を設定しましょう。

ちなみに、今回のモデルとなったデザイナーKは「価値を生み出すデザイナーになるため、見通しのいいデスクにしたい」という目標設定をしました。

【実践編】STEP2:15分でかたづけられる範囲ごとにブロック分けする

広い範囲を一気にかたづけようとすると、モノがあふれて収拾がつかなくなり、かえってかたづけられなくなってしまうことがあります。そうならないためにも、まずは15分で整理できる範囲を細かくブロック分けしましょう。

デスクまわりをブロック分けすると、デスク上で6~7ヶ所、引き出しや足元を入れると8ヶ所程度に分けられます。モノが多い人は10~12ヶ所になる可能性もあります。

小松さん「まずは『整理』のみを毎日15分行ってください。必要か不要かで迷いやすいという人は、1アイテム=15秒で判断するようにしましょう。15分かけて行うのが長く感じる人は10分でもOKです。逆に、15分では整理できないという人はブロック分けをさらに細かくする必要があります」

【実践編】STEP3:1ブロック、1日15分かけて整理する

ブロック分けした範囲ごとに整理します。整理にはおもに以下の4工程があります。

  • 1:出す
  • 2:分ける
  • 3:減らす
  • 4:しまう

1:出す

STEP1でブロック分けした範囲のうち1つを選び、そこにあるモノを何も考えずに出しましょう。あれこれ考えながら行うと手が止まってしまうので、一気に出してしまうのがポイントです。

2:分ける

上記で出したモノを「使う」「使わない」、もしくは「使ったか」「使わなかった」で分けます。

小松さん「決して使えるか』『使わないか』で分けないようにしましょう。堂々巡りになります。『使う』『使わない』といった、自身の意思が入った問いをしながら分けましょう。それでも迷ったら、とりあえず1ヶ月ほどデスクとは別の場所(ロッカーなど)に保管してみます。その期間内に使わなければ不要なモノだと判断できます」

3:減らす

「使う」と判断したモノだけ残しましょう。そのほかのモノは捨てる、または他の人にあげるなどしてください。

4:しまう

「使う」と判断したモノを、元の場所に戻します。その際、ざっと戻すだけでOKです。

ちなみにデザイナー・Kは一週間ほどかけて整理を完了させました。

【実践編】STEP4:整理がひと通り終わったら整頓する

ブロックごとの整理がひと通り終わったら、続いて「整頓」を行います。整頓にはおもに以下の3工程があります。

  • 1:分類
  • 2:配置
  • 3:収納

1:分類

「整理」でとっておくと決めたモノを「よく使う」「あまり使わない」で分けましょう。あくまでも優先順位を決めるだけなので、あまり使わない=捨てる、ではありません。

2:配置

優先順位ごとに分類できたら、次に定位置(置き場所)を決めましょう。よく使うモノは手前、あまり使わないモノは奥に配置するのがポイントです。

3:収納

上記の配置通りにモノを収納します。その際、上から見てみて何が入っているのかがわかるようにしましょう。

【実践編】完成!これが「キレイなデスク」

上記でご紹介した整理術をデザイナー・Kが実践。小松さんの指示通り「1日15分、1スペース」というルールを守り、約1週間半かけて整理しました。

そして、完成した「キレイなデスク」がこちらです。

1:上から見てみて、何が入っているかが一目瞭然

重ね置きしていたモノをすべて取り除き、かつ一番上の引き出しは空にしました。これで、席を一時的に立つときの、仮置きスペースが確保できるようになりました。

10本以上あったペンを半分以下に削減。そのため、上から見てみて「何が入っているのか」が一目瞭然になりました。すぐ使うモノを手前に寄せることでより使い勝手をよくしています。

しかし、パンモチーフの文房具は本人の強い希望により健在です。

平置きしていた書類を別の場所へ移し、代わりに上段の引き出しに入らなかった小物類を収納しています。

2:A4サイズの書類を立てて収納

当初、食料庫のようだった一番下の引き出しも一新。調味料類をひとつ上の引き出しへ移し、A4サイズの書類や書籍類を収納しました。すべての背表紙が見えるように立てて入れているため、こちらも中身が一目瞭然です。

3:足元をスッキリさせる

足元スペースに置いていた不要なモノはいったん自宅へ持ち帰り。「割れる可能性があるから」ということでひとまずペリエ2本はまだありますが、1週間以内に飲み干す予定です。

4:デスク上には必要最小限のモノしか置かない

引き出しに収納スペースができたため、デスク上に置いていたモノもスッキリしました。

デザイナー・K「『使った・使わなかった』を基準に不要なモノを削減しました。文房具類は『会社の備品で補えるかどうか』を判断軸にすると整理作業がグッと楽になった気がします」

【維持編】キレイな状態を長くキープするコツ

かたづけは「その都度、終わらせる」

「かたづけ」とは文字通り、片を付ける=終わらせるという意味があります。

かたづけの極意は、その都度終わらせることです。リズムよく、確実に終わらせるように意識しましょう。

新しいモノは「とりあえず置いておく」ではなく、すぐしまう

新しいモノを買ったりもらったりしたら、デスク上にぽいっと置く前に、しまうか捨てるかを決めてしまいましょう。適当にモノを置くことは散らかりへの第一歩です。適当に置かないためにも、モノの定位置を決め、必ずそこへ収納するようにしましょう。

小松さん「かたづけが得意な人と苦手な人の違いは、モノを『置く』という動作です。かたづけが得意な人はモノを『空中戦』で処理します。苦手な人はモノの定位置ではない置き場所においてしまい『地上戦』に持ち込んでしまいます。地上戦になると、モノに根が生えてしまい、散らかりが長期化してしまいます。 」

月末に「最終見直しの日」を設定する

整理・整頓のうち、整理だけを毎日15分行うのがベストです。そのなかで、「使う」「使わない」で迷ったモノの整理を進めるために、月末に最終見直しの日を設定しましょう。

安易に収納用品を購入しない

「これは便利そうだ!」と思って買ったはずの収納用品だったのに、結局使わなかった・・・なんてことはよくあります。気になる収納用品を見つけたら、まずはアイデアだけをストックし、本当に必要になったときに購入しましょう。

小松さん「活用できなかったとのダメージはわりと大きいです。収納用品をその場の勢いだけで購入するのはやめましょう」

お話を伺ったのはこの人!

小松易(こまつやすし)さん

かたづけ士。2005年に「スッキリ・ラボ」を開業。「かたづけを習慣化する」をコンセプトに、これまで2500人以上にかたづけの指導を行う。著書は『たった1分で人生が変わるかたづけの習慣」(中経出版)ほか多数。テレビ出演も多い。志は「かたづけを通して世界を変えること」。「家のかたづけで四苦八苦している人はまずデスクからかたづけをはじめてみましょう。デスクはブロック分けがしやすいので、デスクでまず練習し、つぎは家をかたづけてみましょう!」と小松さん。

Twitterで紹介!

(写真:nanapi編集部)
(ライター:中野満美子)

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本記事は、2014年12月03日時点の情報です。記事内容の実施は、ご自身の責任のもと安全性・有用性を考慮してご利用いただくようお願い致します。

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