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nanapiがやっている会議の「超無駄」をなくす方法

2014年10月29日作成

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会社というものは、どうしても会議が増えがちです。

当然、1人や2人の時には、会議も最小ですむのですが、人が増えていくたびに、共有しないといけない人、合意をとっておかなければいけない人、議論しないといけないものが増えてきてしまうのはしょうがないことです。

とはいえ、増え続ける会議を放置していては、残業は増えるし、作業する時間も減るし、いいことはありません。

そこで、nanapiでやっている会議の無駄を減らす方法を紹介します。(社会人経験が豊富な方には当たり前の内容がほとんどとは思いますが・・・)。

目次

会議を入れる前に気をつけること

会議のコストを意識する

たとえば、5人の会議が1時間あった場合、コストとしては当然ですが、5時間分かかるわけです。

それが、えらい人や、給与の高い人だった場合、その会議だけで何万円〜何十万円になったりすることもあります。

会議はコストがかかっている、というのを常に心構えとして持つといいでしょう。

会議の目的を決める

会議の目的をきちんと明確にしておかないといけません。

だいたいのケースで

  • 何かを決定する
  • 何かを議論する
  • 情報を共有する

あたりになりますが、これが明確でないと「単に集まっただけ」になりがちです。

常に目的をきちんとしておきましょう。

本当に会議が必要かを考える

たとえば、上司に確認をとるだけなら、メールやチャットでもいいかもしれません。あえて立ち話で5分ですますという手もあるかもしれません。

とにかくまず時間を抑えて、そこで話す、という癖をやめて、会議を避けられないか?から考えるとよいでしょう。

会議の設定時に気をつけること

会議の標準を30分にする

まず、会議は必要なければ30分にしておくというのがあります。

どうしても慣習的に、会議を1時間入れてしまうときがあります。もちろん、必要ならばいれるべきですが、通常は「30分を標準としておく」と意識するだけで、実はだいぶ違います。

また、時間が来る前に終われるものは、すぐに終わらせます。メンバーによっては、雑談をしたり、その場で話したいことを話す、というのも効率的だったりしますが、それが標準になってしまうと、毎回30分をフルに使うことになり、もったいないです。

会議に出る人を厳選する

会議に対して発言しない、自分の価値を出せない人は参加させるべきではありません。

これは、単純に能力の話ではありません。バリューを出せない立場の人を呼ぶというのは無駄、ということだけです。たとえば、社長を呼んでみたもの、現場について知らないため、議論に参加できない、などのケースは意外と多くあります。

とりあえず、無難だからいろいろな人を呼んでおく、というのは避けたほうがいいです。たとえば、情報を共有したいのであれば、「アジェンダを見せて、情報を会議で得たいか、のちに議事録で見るだけでいいか確認する」という一手間をかけるだけで、不必要な参加者を減らしたりできます。

事前準備をしっかりする

当たり前といえば当たり前なのですが、事前準備をしない会議は無駄な時間が非常に多くあります。

弊社の場合は、Qiitaというところにアジェンダや話す内容を事前にアップしたり、Slackという社内チャットツールに掲載したりします。

至極当たり前ではありますが、これを見て事前に意見を用意しておいたり、資料を用意したりできるわけです。

また、アジェンダを見て、もうそのまま決定しちゃえるものは、チャット上で決定してしまう、ということもできたりします。

チャットで出来ないか考える

会議によっては、チャット上でやってしまうのもあります。

これのいいところは、無駄な時間が生まれづらいということです。チャットが進んでいなければ、他の作業をしたりもできますし、内容によっては、片手間で発言していればいいものというのもあったりします。

議事録を残す必要もないので、スムーズにいくケースがあります。

会議中に気をつけること

アジェンダとゴールを明確に書いておく

会議のアジェンダとゴールを明確にしておくべきです。おすすめは、ホワイトボードなどに明記してしまうことです。そして「今日はこの議題でお話しますが、他に話したいことはないですか?」とスタート時に確認します。

話がそれた時に「それは今回の会議で話すべきだっけ?」というのを全員が確認できるようにしておくべきです。アジェンダやゴールになければ話すべきではありません。もし必要そうなら、必要な人だけで別の会議を立てましょう。

表示しているものは読まない

たとえば、アジェンダや、数値報告など、すでに資料として用意しているものは、読み上げない、というルールを決めます。

というのも、そういうものは、読めばわかるからです。読めばわかるものを、わざわざ口に出して読み上げるのは、時間の無駄です。

コンセンサスをとることに固執しない

よくありがちなのですが、議論を会議でしたときに、全員が納得できる意見に調整しようとしてはいけません。

アジャストする、といったりしますが、摩擦を避けるためになんとかみんなが納得できるポイントを探してしまう、ということはおこりがちです。

これは、両方の意見が正しい時に問題になりがちです。たとえば「クリエイティブを尊重して、イノベーティブなことを実現するべき」という意見と「決めた目標は達成すべき」という意見は、両方とも正しいのですが、両立しづらい性質を持っています。

この場合、なんとかお互いにコンセンサスを得ようとすると、長い議論が必要となってしまいます。しかし、そのコンセンサスが本当に必要なものでなければ、ある程度割りきらないと時間がかかりすぎてしまいます。

コンセンサスをとるのは重要ですが、全員が完全に納得するという状況が絶対に必要、という会議でない限り、会議をファシリテートする人が、コントロールをし、結論を出していくほうが時間が節約できるでしょう。

結論がでない場合は諦める

議論して、結論がでないものもあります。その場合は、議論を長引かせるより、すぐに終わらせるほうがよいケースもあります。

というのは、結論がでないのは

  • 意思決定者が意思決定できない
  • 意思決定をする材料がない

というのがほとんどなので、議論をすすめるよりも、何があれば決定できるのか?を考えて、それを用意してから再度会議をするほうがスムーズです。

会議が終わったあと

議事録を共有する

会議の議事録をきちんととっておき、事後に共有します。

そこでは、会議での結論、次に誰が何をするべきかを明確にしておきます。これをしておかないと、言った言わない、が起きてしまうので、必ず議事録をとることをオススメします。

また、3人以上の会議では基本的に議事録をとり、社内で共有するのがいいでしょう。どこで誰がどう話しているのか、がオープンになっていると、情報共有の時などに非常にスムーズです。(これを知りたい、というケースのときに、その議事録を送ればすむため)

次の会議が必要かどうか考える

毎回、この会議は本当に必要か?次回もやるべきか?やるとしたら、無駄なメンバーはいないか?というのを考えましょう。

ついつい惰性で、同じメンバーと、同じ時間で話しましょう、となりがちなので、毎回新しい会議を入れる心構えでやるといいでしょう。

定例について

ここまで書いてきましたが、例外があります。それは「定例」です。

定例などは多くなりがちです。無駄な定例が入ると、尋常じゃない時間をとられてしまうので、非常に慎重に設定すべきです。

しかし、定例はテンポを作ったり、仕事の目安になったり、顔をあわせることで親密感が増す、などの良い効果もあります。また、時間設定の手間が減り、楽というのもあります。

定例を上手に運用するためには

  • 定例のメンバーをとにかく慎重に厳選する
  • 1ヶ月ごとなどに、定例が必要かどうか見直す
  • 毎回、今回の定例が必要か?というのを考え、いらなそうだったらスキップする

などをするといいでしょう。

おわりに

というわけで、会議の無駄をなくす方法を紹介しました。

会議を効率化するだけで多くの人の多くの時間を有効活用できるようになります。特に新入社員の方などは、意識するといいかもしれません。

(image by amanaimages)

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本記事は、2014年10月29日時点の情報です。記事内容の実施は、ご自身の責任のもと安全性・有用性を考慮してご利用いただくようお願い致します。

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