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Web運用・サイト保守をする人必見!業務を効率化する5つの方法

2014年09月24日作成

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自社の価値を理解して定期的にサイト運用・保守業務を依頼してくれる顧客と、長きに渡って良好な関係を築くことは望ましいことです。

とはいえ、「サイト運用・保守案件」は予算が少ない割に手間がかかるので、無防備に案件数を増やすことは大変危険です。効率化ツールを上手く活用し、負荷を極限まで減らしてはじめて「運用・保守案件」を黒字に転化することができます。

そこでこの記事では運用案件を劇的に効率化する改善法を5つ紹介します。どれか1つずつでもいいので地道に潰していってみましょう。

運用案件を劇的に効率化する改善法5つ!

改善法1:連絡ツールを統一

メールや電話・FAXなど連絡手段をバラバラにすると、後でどのやり取りが最新なのか分からなくなり、手戻りや連絡漏れが生じます。そのような事態を防ぐために顧客との連絡ツールを1つに絞ることを強くおすすめします。

著者おすすめの連絡ツールをいくつかご紹介します。

チャットワーク(ChatWork)|ビジネスが加速するクラウド会議室

チャットワーク(ChatWork)は、あなたのビジネスを加速するために生まれたクラウド会議室です。

www.chatwork.com
  • ChatWork:基本的には無料で、有料サービスもあり。メールやSkypeの代わりとなるビジネスチャットツール。

Slack: Be less busy

Slack brings all your communication together in one place. It’s real-time messaging, archiving and search for modern teams.

slack.com
  • slack:基本的には無料で、有料サービスもあり。チーム向け。SkypeやLINEの代わりとなるチャットツール。

Private group chat, video chat, instant messaging for teams | HipChat | Atlassian

HipChat is hosted group chat and video chat for companies and teams. Supercharge real-time collaboration. ChatOps for software, IT and marketing teams.

www.atlassian.com
  • HipChat:基本的には無料で、有料サービスもあり。グループチャット。プロジェクトごとに複数メンバーとのコミュニケーションが可能。

サイト保守の効率化サービス「トコトン」

企業ホームページなどのWebサイトの保守・管理に悩むウェブマスターにおすすめ。「トコトン」はサイト保守業務に特化した、業務効率化サービスです。CRMとプロジェクト管理の"いいとこどり"した全く新しい業務効率化システムです。

www.tokoton.biz
  • トコトン:3ヶ月間無料。メール電話FAXの代わりとなる連絡ツール。受発注から納品まで、Web運用・保守の業務を一元管理できる。
  • バックログ:30日間無料。クラウド型プロジェクト管理ツール。絵文字等の楽しい機能や、親しみのあるデザインが特徴。

タスク・プロジェクト管理ツールJooto(ジョートー)

無料のタスク管理・プロジェクト管理ツールのJooto(ジョートー)。直感型操作で、タスク・プロジェクト管理初心者でも簡単操作が可能です。 ガントチャートも搭載しているので、Todoリスト作成やスケジュール管理にも最適のツールです。iPhoneアプリもあります。

www.jooto.com
  • Jooto:基本的には無料で、有料サービスもあり。クラウド型タスク管理ツール。タブレット・スマートフォンからも情報共有できる。

改善法2:フォーマットを統一

顧客から来るサイト更新の作業依頼を決まったフォーマットで送ってもらうようにすると、内容以外の部分にかかる時間をにカットでき、必要事項のテキスト作成だけで済みます。

改善法3:機会損失を見える化する

ちょっとしたトラブル対応や顧客からの依頼事項を管理シート等に記録しておくと、細かい注文などの無意識サービスを見える化できます。

サービスに対しての報酬を受け取るか否かにかかわらず、まずは作業を記録するというルールだけでも実践してみてみましょう。

ポイント制度を利用するのもおすすめです。Webサイト運用で発生し得る作業を全てポイントに置き換え、提供するサービスのすべてをリスト化し、あらかじめ開示することができます。

改善法4:仕事を受注する際のルールを決めておく

顧客から依頼を受けるとき、対応した人の裁量によって内容が変わっていませんか?

例えば「顧客の依頼をデザイナーのAさんが受け付けると無料の即日対応になるけれど、ディレクターのBさんが受け付けると3日分の猶予を交渉している。また、営業のCさんが受け付けるときは、即日対応のままだが特急料金を上乗せしている」などなど。

顧客との間で事前に価格や納期のルールを設けておくと対応のムラを改善できる上、小さな修正依頼の度に何度も見積もりや金額交渉をする手間も省けます。

改善法5:顧客側の手間を軽減する

顧客が本来の業務に集中できるよう、外注管理の負荷を軽減するツールを使ってもらいます。

発注作業や進捗チェック・修正指示がWebで手軽に行えるツールがおすすめで、過去案件を含めたコスト管理や、前任者と後任者の間で案件経緯を共有できる機能などがあると、尚良いでしょう。

以下のサイトが使いやすくおすすめです。

Cacoo(カクー): アイデアを今すぐこのキャンバスに

チームで図の作成・編集・共有ができるオンライン・ドローイングツール

cacoo.com
  • cacoo:Web上で簡単にサイトマップやワイヤーフレームなどの図を作成できる。

サイト保守の効率化サービス「トコトン」

企業ホームページなどのWebサイトの保守・管理に悩むウェブマスターにおすすめ。「トコトン」はサイト保守業務に特化した、業務効率化サービスです。CRMとプロジェクト管理の"いいとこどり"した全く新しい業務効率化システムです。

www.tokoton.biz
  • トコトン:Web上で発注や進捗チェックができる。Webページを見ながらその上に重ねて修正指示を書き込める。前出のポイント制度も利用できる。
  • バックログ:プロジェクト毎に発生する課題などの情報をWeb上で一元管理。

まとめ

業務を効率化するには無駄な手間やコストを削減するのが一番の近道です。

ここでご紹介した方法を取り入れて、黒字経営を目指しましょう!

(image by amanaimages)

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本記事は、2014年09月24日時点の情報です。記事内容の実施は、ご自身の責任のもと安全性・有用性を考慮してご利用いただくようお願い致します。

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