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仕事の無駄をなくそう!情報共有を最適化しまくる7の方法

2015年03月23日更新

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筆者は、この「nanapi」というサービスを運営している会社の代表をやっていますが、情報の流通方法が雑だと、やたらと会議が増えたり、「俺は聞いていない」みたいな発言が増えたりして、ストレスがたまります。

そこで、弊社がやっている例をまじえながら、情報共有を最適化する方法を紹介します。主にプロジェクトを管理する人や経営陣向けに書いています。

情報共有を上手にやる意味

そもそも、情報共有を上手にやるのは、何のためでしょうか?

理由としてはいくつかありますが、要はリソースの節約です。情報の流通が上手にいっていないと、「誰々に説明しないといけない」「この人と会議を設定しないといけない」などの作業が発生します。

これらの作業のいけないところは、マイルストーン化してしまうところです。つまり「社長の耳に入れてから部長にいわないといけない。なぜなら、部長が知ってて社長があとで知ると、なんで俺は知らないんだ、と怒るから」みたいなことが起きたりします。

となると、「社長の予定を抑えるまでに、1週間かかる」とかなってしまうんですね。本当に大事なものはしょうがないにせよ、毎回これをやっていると動きが異常に遅くなります。

  • 情報を知るべき人はリアルタイムに知れる
  • 興味がある、程度の人でも情報を知れる
  • 「情報を共有する」という仕事に時間をかけすぎない

となることで、時間的リソースもあきますし、作業を待っている時間もなくなるので、効率的になるのです。

では、実際に、情報共有の仕方を紹介します。

1:許可の制度を変える

前提

そもそも、情報共有を効率化するためには、「無駄な情報共有を減らす」ことが重要です。

そして、無駄な情報共有が多く起こってしまう理由としては、「情報共有をしないことで怒る人がいる」のが一番の原因です。怒られたくないから、なるべく共有しようとするのですね。「報連相」という言葉がありますが、報告して連絡して相談しろよ俺に、というやつです。

新人や、まだまだ成長過程のビジネスパースンにはいいかもしれませんが、プロフェッショナルが集まっている中で、上司に報告や連絡や相談を毎回していたら、無駄すぎます。

そこで、おすすめなのは「許可より謝罪」という文化を定着させることです。「何かをするときには、基本的には許可はいらない。ひたむきに仕事をしているのであれば、何かあれば謝罪することで解決する。」ということです。

以下に詳しく書いたので参考にしてください。

方法

とはいえ、経営者でもない限り、許可より謝罪という文化を定着させるのは難しいと思います。

そこで、あなたがプロジェクトリーダーの場合、やるべきことは、チームごとに権限をしっかりと設定することです。「情報はこの場所にあるので、追いたい場合は、見てください。そしてここまでは特に情報共有なしに実行します」というのを上司や経営と合意できていれば、かなり情報共有の時間が減ります。

ここを手を抜くと、あとあとから文句を言われたり、全部を共有しろ、と言われることがあるので、しっかりやっておくと、楽になります。

2:情報をオープンにする

前提

情報共有を効率化するときには、「オープン」であるというのが重要です。

会社の中では、プロジェクトごとに、秘密主義というものが存在します。もちろん会社のプロジェクトによっては、極秘にすべきものというのは存在します。

たとえば、Appleなどは、新製品に関しては、となりの人が何をやっているのかわからない、というレベルで秘密にされています。オープンがウリのGoogleでさえ、Androidプロジェクトはかなり閉鎖的なところでされていたそうです。

とはいえ、多くのプロジェクトは、社内で共有されても問題は少ないものが多いです。「基本的にクローズドで、共有すべきものを共有する(ホワイトリスト形式)」よりも「基本的にオープンで、どうしてもダメなものだけ隠す(ブラックリスト形式)」のほうが、情報共有においては、効率的です。

方法

たとえば、社内でのやりとりが、メールなどが中心の場合は、Slackなどのチャットツールの導入を検討します。

Slack: Be less busy : https://slack.com/

これの特徴としては

  • Channelというものがあり、話題ごとにChannelが分かれる
  • 基本的に、誰でもChannelが作れるし、参加できる

というところがあります。

Slack上でなされている会話はPrivate設定したもの以外は誰でも見れる、というふうにすると、議論の流れなどがあとからおいやすくなります。

また、このようなチャット形式では向かないものに関しては、社内用のWikiなどを使います。nanapi社で使っているのは「Qiita」が提供している「Qiita:Team」です。

Qiita:Team - ドキュメントを軸としたコラボレーションサービス

こんな感じでシェアできます。

結構、エンジニアぽいサービスの印象がありますが、弊社だと、営業・アライアンス担当者や、管理部などのバックオフィスでも問題なく使われています。

もちろん、すべての情報が誰でも閲覧できるので他チームの議事録なども参考にすることができます。

  • リアルタイムのやりとりはSlack
  • ストックしたいデータはQiita

というふうにしていると、情報共有の負荷が減ります。

3:Markdown形式で情報はおいておく

前提

情報共有の方法で、Wordなどを使っている人もいると思いますが、はっきりいって非効率です。

というのも、Wordは、テキストを構造的に保存するものではなく、印刷などに向いているものです。

印刷したときに綺麗に見えるように作るためのもの、といっても過言ではありません。そうすると、たとえば名前を羅列するときも

古川 健介:株式会社nanapi代表
中野野梨子:株式会社山下電気部長

みたいな形で、「:」の位置を統一したいから、という理由で、苗字と名前の間をスペースをいれたりいれなかったりすることがあります。

こういう形式にしておくと、他への転載の場合などに非効率を産むことになります。

情報共有のためのテキストは、なるべくプレーン、できればMarkdown形式で構造的に残しておくべきです。

方法

上記のように、Qiitaなどを基本ツールとしていれば、Markdownでの構造的な文章として残ります。

Markdown形式のいいところは、装飾のためのスペースや、改行がなくなるので、あとあと使いやすい形式になるところです。また、Qiitaなどの、Wiki的なツールを使っていれば、共同編集で修正も容易かつバージョンも残しておけるので、変化に強くなります。

4:会議での情報共有を効率化する

前提

会議とは何か?と考えた時に、人と人が集まって話して、議論したり、結論を出したりするところだと思います。

しかし、資料を紙で配ったり、プロジェクタにうつしているのに、それを読み上げて20分くらい説明したりするケースがあります。

せっかく人が集まっているのに1人がしゃべって、読めばわかるものを伝えるというのは非常に無駄です。

方法

なので、会議、特に社内会議前は、

  • アジェンダ(議題)とゴール(目的)を事前に伝える
  • 資料は事前に共有しておく
  • 読んでもらうように参加者に伝えておく

というのが効率的です。せめて、読めばわかるものは、今読んでください、といっていちいち説明するのはやめましょう。

5:会議は最少人数で30分

前提

よくあるケースとして「必要かもしれないから、なるべく会議にたくさん人を呼ぶ」というケースがあります。

考えるまでもなく、これは無駄が多くあります。特に発言しない人は、会議に出る意味はほとんどありません。

会議は一気に全員の時間を確保してしまう、非常にコストが高い行為です。その割に、ざっくりと1時間、たくさんの人を呼ぶ、という会議が多くあります。このあたりを効率化するだけでもずいぶんと違います。

方法

会議を効率的にするには

  • あとで議事録を見せればいい人は、除外する
  • 事前に話しておけばいい人は個別にやって、除外する
  • 時間の単位を30分にしておく(なんとなく1時間とらない)
  • 早く終われば、早く解散する

などをするといいでしょう。

6:議事録をわかりやすくする

前提

議事録は会議に出ていない人にも情報共有ができる便利なものです。

しかし、議事録を読むのに時間がかかっていたらこれはこれでもったいないです。

方法

  • 議事録の最初に結論とタスクを書いておく

これだけでだいぶわかりやすくなります。えらい人とかは、たくさん議事録を読まないといけない時が多いので、一行で把握できるくらいが理想です。

ほとんどの人が議事録の最初を読んで、話した内容や結論がわかるようになると、効率的になります。

7:立ち話の推奨

前提

会議は、パワーのいる行為です。無駄な会議は極論減らすべきです。

一方で、チャットなどでのやりとりよりも、対面のほうが効率的なものはたくさんあります。文字情報だけでは伝わらないニュアンスも大量にあるため、オンライン上の文字だけに頼って効率化しようとすると、逆に非効率的なこともあります。

なので、対面のコミュニケーションは大量にとっていいものとしておくほうがよいでしょう。ただし、いちいち会議にしておくと、強制的に時間を大量にとられてしまうので避けます。

方法

単純に立ち話を推奨する、くらいで解決したりします。

しかし、むやみに席にいって話しかけると集中しているときには邪魔になってしまうので、オンラインのチャットなどで「話しかけてもいいときになったら連絡くれ」と伝えておいて、いいタイミングで話にいくのがよいでしょう。

というわけで

弊社(株式会社nanapi)でやっていることを紹介しました。

情報共有が効率化していくと、時間の節約ができ、また、情報が適切に流通することで、仕事のスピード感がアップします。

是非とも参考にしてください!

この記事で使われている画像一覧

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本記事は、2015年03月23日時点の情報です。記事内容の実施は、ご自身の責任のもと安全性・有用性を考慮してご利用いただくようお願い致します。

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