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  5. 5W1Hで要件をまとめるのが大切!相手に伝わる企画書の作り方

5W1Hで要件をまとめるのが大切!相手に伝わる企画書の作り方

2014年03月10日作成

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社内、社外で新しい企画を説明するにあたって、相手にわかりやすく短時間に伝えるには何が必要かという観点で実践しているポイントをご紹介します。

目次

このハウツーを紹介する著者について

  • 著者の部署・職種:企画
  • 著者の企画の仕事内容:新規事業の立ち上げ
  • 著者が勤める会社の業種:サービス業
  • 著者が勤める会社の従業員数:800名

紹介する企画書の作り方のコツについて

このハウツーを知ったきっかけ

先輩の資料を見たり、議論して受けた指摘を参考に考え方を学び、テクニックは本を読んで勉強してきました。主に参考にした本は以下です。

このハウツーの利用歴

3年程度利用しています。

仕事における企画書の作り方のポイント

ポイント1: 企画の方向性や目的を明らかにする

まず、企画の方向性や目的を明らかにします。方向性や目的を明らかにする理由は二つあります。一つ目は、何のためにその企画を実施するのかとその必要性を企画の承認者や関係者に理解してもらい、納得してもらうためです。二つ目の理由は、それが組織(会社)の方針に沿っているか、組織の利益に結びつくかを確認するためです。

ポイント2: 5W1Hで実施概要(要件)をまとめる

  • When

ここでは時間軸を、いつまでに準備するか、いつからスタートするか、いつ検証するかなどのポイントに沿って決めます。

  • Where

ここでは、仕事を実施する場所、仕事の対象範囲、サービスの提供範囲などの場所を明確にします。

  • What

ここでは、具体的に何をするのかを説明します。例えば、何をするのか(作るのか、減らすのかなど)、実施にあたって準備するモノ、具体的な成果物(モノ、利益、人の意識など)などです。

  • Who

ここでは、誰が関わるのかを明らかにします。例えば、担当者、責任者、受益者などです。

  • Why

ここでは、聞き手に納得してもらうように必要性、理由を説明します。例えば、なぜこの企画を実施する必要があるのか、または上記の4Wの理由などを説明します。

  • How

ここでは、実践するイメージが具体的に伝わるように表現します。例えば実行する手段について説明します。

ポイント3:資料を添付する

5W1Hを説明する資料を必要に応じて、それぞれとリンクさせるように添付します。具体的には、写真やイメージ図で印象に残りやすいようにします。そして、グラフや表などの客観的データで裏付けをするようにします。

まとめる際は、以下の点に注意するようにしましょう。

  • 文章は簡潔にまとめる
  • なるべく1文は1行でおさめる
  • 縦、横のラインを揃える
  • 誤字、脱字がないか確認する(特に名前は要注意)
  • プロジェクターに映しても読める字の大きさにする
  • 実際にプロジェクターで映してみる(もしくは印刷する)
作成後に客観的な視点で全体の流れや細かい箇所もチェックすることを忘れないようにしましょう!

おわりに

この方法を実践することで、自然に考えを整理することができ、思い悩む時間が減り、作成することができるようになりました。そして、中身の検討により多くの時間を割くことができるようになりました。

いきなり具体案から作成するのではなく、目的や目標から遡って考えることが必要かと思います。そして、企画案の中身がストーリーでつながり、相手が結果までイメージできるような内容になれば、採用されやすくなるでしょう。

ぜひ参考にしてください。

(image by amanaimages)

この記事で使われている画像一覧

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本記事は、2014年03月10日時点の情報です。記事内容の実施は、ご自身の責任のもと安全性・有用性を考慮してご利用いただくようお願い致します。

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