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  6. レストラン選びもポイントに!同窓会幹事のドタキャン対処方法

レストラン選びもポイントに!同窓会幹事のドタキャン対処方法

2016年05月12日更新

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はじめに

同窓会の幹事は色々と大変ですが、ドタキャンされた時が本当に困ります。そのドタキャンをされた時の対処方法について、ご紹介していきます。

筆者が幹事を務めた同窓会について

同窓会について

  • つながり:高校生の卒業クラス
  • 時期:27才
  • 場所:地元のホテルのチャイナレストラン
  • 参加者:同窓会の参加者は30人ぐらいでした。
  • 会費:5000円

幹事になったきっかけ

同窓会をしようと言い出したのが筆者だっため、幹事を引き受けました。几帳面な性格なので、しっかり出欠をとる役割を期待されたようです。

ドタキャンへの対処法

ドタキャンが判明したときの状況

当日の朝でした。筆者の自宅へ電話がかかってきて、風邪をひいたため、行けなくなったという話でした。病気では仕方がないと思いました。

会場へ連絡する内容やタイミング

まだレストランは開いていなかったので、11時が過ぎてから電話をしました。「個室をとっている◯◯ですが、人数変更は今からでも可能でしょうか」と訊ねました。幸い、テーブルブッフェ形式のものだったため、人数変更は可能でした。

会場に来ている参加者への伝え方

会場に到着し、参加者が全員集まってから、「〇〇さんは残念ながら、風邪をひいて熱をだしたため、欠席させて頂くというご連絡を頂きました」と告げました。

ドタキャンした人への対応

テーブルブッフェ形式だったため、参加費は人数分しかとられなかったので、参加費を徴収することはありませんでした。その旨をドタキャンした人に連絡し、お大事にと告げておきました。

ドタキャンが出ないようにするための予防策

病気などの場合はもうどうしようもないと思います。出欠の確認は前日にメールなどで行っていますが、当日、突然病気になることもあるため、それは防ぎようがないと諦めています。

ドタキャンが出ないようにするために、幹事は前日に確認のメールをすること、また、人数が変更になっても料金は出席者分しかとられないようなレストランなどを選ぶことも、一つの手段だと思います。

おわりに

いかがでしたでしょうか?理由のないドタキャンや無断欠席は本当に困りますが、病気の場合はどうしようもありません。

幹事として、困らないようにするためには、当日でも人数変更が可能なレストランを選ぶことも、一つのポイントだと思います。

(image by amanaimages)

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本記事は、2016年05月12日時点の情報です。記事内容の実施は、ご自身の責任のもと安全性・有用性を考慮してご利用いただくようお願い致します。

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