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ビジネス英文メールの救世主!使える定型文&表現まとめ

2014年01月07日作成

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いざ英語でビジネスメール!慣れない英語での文章だと、日本語なら当たり前に思い浮かぶ文句にさえ苦戦してしまうものですよね。

ここでは、そんな時に役立つ「使える英文ビジネスメールの定型文&表現」をまとめました。件名の書き方から宛名、感謝・お詫びやお祝いの伝え方、結辞まで。頼れる例文ばかりのご紹介です。

これでもう不自由な思いは解消!是非参考にしてみてください。

目次

英文ビジネスメールの例文まとめ-件名編-

件名の基本

件名は「簡素」かつ「内容が明確に伝わる」ようにするのがポイントです。

用件(Request / Inquiry 等)+前置詞句

source:英文ビジネスメールの件名は簡素かつ具体的に|myBerryEnglish

の形が基本!

依頼の定型文

Request for ~(~の依頼)

source:英文ビジネスメールの件名は簡素かつ具体的に|myBerryEnglish

~の例としてestimate(見積もり)やestablishing new buisiness(新規取引)などが挙げられます。

問い合わせの定型文

Question about ~(~についての問い合わせ)
Inquiry about~(~についての問い合わせ)

source:英語メールでの質問をしたい場合の件名・タイトルの表現:「Question」「Inquiry」英語の勉強コラム

~の例としてpayment amount(支払金額)や opening hours(営業時間)などが挙げられます。

お知らせの定型文

Notice of ~(~のお知らせ)

source:スパムに間違われない電子メール件名の付け方 英文電子メール「件名」の付け方[ビジネス英会話]All About

~の例としてvacation dates(休暇)などが挙げられます。

案内の定型文

Invitation to~(~へのご招待)

source:スパムに間違われない電子メール件名の付け方 英文電子メール「件名」の付け方[ビジネス英会話]All About

~の例としてSmith's wedding party(スミスの結婚パーティー)などが挙げられます。

お礼の定型文

Thank you for ~(~ありがとうございます)

source:英文ビジネスメールの件名は簡素かつ具体的に|myBerryEnglish

~の例としてyour inquiry(お問い合わせ)やyour assistance(力添え)などが挙げられます。

お詫びの定型文

Sorry for~(~へのお詫び)

source:英文ビジネスメールの件名は簡素かつ具体的に|myBerryEnglish

~の例としてdelayed response(返信の遅れ)などが挙げられます。

宛名編

ビジネス英語の場合、宛名には日本語の「拝啓」にあたる「Dear」を用いることがほとんどです。

Dear John.:下の名前を入れる場合はこれだけでOK
Dear Mr,(Ms.) Jones.:Mr.やMs.の後ろには苗字
Dear Sir.:相手の名前が不明な男性
Dear Madam.:相手の名前が不明な女性
Dear Sir/Madam.:相手の名前・性別ともに不明な場合
Dear Customer:お客様

source:英語で手紙やメールを書く場合に使える挨拶表現|英語の勉強コラム,英文Eメール-定型文・例文

挨拶編

「既存取引先、顧客への挨拶」その1

まずは日本語でいう、「お変わりなくご活躍のことと存じ上げます」「お変わりのない日々をお過ごしのことと思います」の表現についてのご紹介。

I hope things are going well for you.

I hope you are doing well/fine.

I hope everything goes well with you.

I hope this will find you well.

I hope you are doing very well.

source:ビジネス英文メール:場面別サンプル雛形 書き出し編

「既存取引先、顧客への挨拶」その2

続いて久しぶりにメールする際に用いる、「ご無沙汰しております。お元気でしょうか。」にあたる表現についてのご紹介です。

How have you been?

How have you been since then?

I haven't seen you for some time,but I hope you are well.

source:ビジネス英文メール:場面別サンプル雛形 書き出し編

初めてメールを出す場合

続いて、新しい取引先など初めてメールを出す場合の定型文についてご紹介します。やはり自己紹介から始めるのが決まり。

This is [自分の名前] who is in charge of [プロジェクト名] project.
〇〇プロジェクトを担当する△△と申します。

source:ビジネス英文メール:場面別サンプル雛形 書き出し編

同僚から相手を紹介してもらった場合

Mr. 〇〇 referred me to you as the best person for the information I am looking for.
Mr.〇〇さんが、当方が求めている情報の最適な問い合わせ先として貴殿を紹介して下さいました。

source:ビジネス英文メール:場面別サンプル雛形 書き出し編

お詫び・訂正編

連携不足を詫びる

Please accept my apology for I was lacking to inform you about this.
本件につき、情報を共有できておらず申し訳ありません。

メールの返信が遅れたことを詫びる

I sincerely apologize for the delay since things have been very busy recently.
業務多忙の為、ご返信遅れ大変申し訳ありません。

source:ビジネス英文メール:場面別サンプル雛形 書き出し編

Sorry for the delay in reply as I was out of office
外出の為に、ご返信遅れ申し訳ありません。

source:ビジネス英文メール:場面別サンプル雛形 書き出し編

急な申し出を詫びる

Sorry for the short notice but ~
急なお願い(ギリギリのお知らせ)で申し訳ないのですが

source:お詫び、謝罪、訂正|ビジネス英文メールの虎の巻

前回のメールでのミスを訂正し詫びる

In my previous email, I wrote~by mistake. I meant… I am sorry about that.
前回のメールで間違えて~と書いてしましましたが、正しくは…でした。申し訳ありませんでした。

source:お詫び、謝罪、訂正|ビジネス英文メールの虎の巻

お礼編

早速の返信に感謝する

Thank you for your prompt reply.
迅速な返信有難うございます。

source:お礼を英語で上手に伝える英文表現:お礼メール版|EF Englishtown

相手の配慮・意見に感謝する

Thank you raising your concerns.
お気遣いありがとうございます。

source:お礼を英語で上手に伝える英文表現:お礼メール版|EF Englishtown

Thank you for your valuable comments
貴重なご意見ありがとうございます。

source:貴重なご意見ありがとうございますと英語で伝える|英文メール例文とサンプル

協力に感謝する

I appreciate your cooperation.
協力してくれてありがとうございます。

source:お礼をいうとき-英文メールの書き方・例文

I appreciate your support and help so much.
あなたのサポートとご尽力に感謝します(ありがとうございます)

source:お礼をいうとき-英文メールの書き方・例文

お祝い編

相手の昇進を祝う

I am delighted to learn about your promotion to 〇〇.
〇〇に昇進されたことを心よりお喜び申し上げます。

source:ビジネス英文メール:場面別サンプル雛形 書き出し編

相手の転職を祝う

I am happy to hear that you've got a new job. Congratulations!
転職の知らせを聞いて嬉しいです。おめでとうございます。

source:転職おめでとう!|千里の英語メール教室

相手の結婚を祝う

Congratulations on your marriage.
ご結婚おめでとうございます。

Please accept our heartiest congratulations on your marriage.
ご結婚心よりお祝い申し上げます。

source:結婚、出産のお祝い|今すぐ使える英語メール文例集【ビジネス英語メール編】

相手の出産を祝う

Congratulations on your new baby.
出産おめでとうございます。

I heard that you have a female baby. Congratulations.
女のお子さんがお産まれになったそうで、おめでとうございます。

source:結婚、出産のお祝い|今すぐ使える英語メール文例集【ビジネス英語メール編】

結び編

遠慮無く質問して欲しい場合

If you have any questions, please email us again.
何かご質問がございましたら、再度お知らせ願います。

If you have any questions, please feel free to contact us.
何かご質問がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

If you have a problem, please feel free to get in touch.
何か問題がございましたら、ご遠慮なくお知らせください。

source:結び|実践!英語ビジネスメール例文

返信を待つ場合

I look forward to hearing from you soon.
すぐのお返事をお待ちしております。

source:『返事をお待ちしています。』:ビジネス英語・輸入貿易英語の英文メール例文集

結辞表現編

日本語の「敬具」にあたる結辞表現を最後にご紹介します。単体で使ってメールを締めくくりましょう。

フォーマルな表現

Sincerely yours,
Kind regards,
Best regards,
With regards,
With best regards,

source:宛先・結辞|実践!英語ビジネスメール例文

かなり改まった表現なので上司や知らない相手に使うことができます。

カジュアルな表現

Regards.
Yours.
Thanks.

source:宛先・結辞|実践!英語ビジネスメール例文

もともと知っている相手に使うことができる表現です。

同僚などへの表現

Take care.
See you.
Bye.

source:宛先・結辞|実践!英語ビジネスメール例文

同僚など、親しい相手に使うことができる表現です。

おわりに

いかがでしたか。最初は難しく感じる英文メールも、まずは定型文でモノにしちゃいましょう!参考にしていただければ幸いです。

(image by amanaimages)

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本記事は、2014年01月07日時点の情報です。記事内容の実施は、ご自身の責任のもと安全性・有用性を考慮してご利用いただくようお願い致します。

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