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  5. できる大人は知っている!ToDoリストを活用するための4つのコツ

できる大人は知っている!ToDoリストを活用するための4つのコツ

2016年05月12日更新

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はじめに

とりあえずToDoリストを作ってみたものの、気がつけば一ヶ月くらい前のToDoからまったく更新されていない、というのはもはや「ToDoリストのあるある」ですね。

使いこなせば「なんだか仕事が出来る人」みたいでかっこいいのですが、もてあましている方のために、時間効率が格段とよくなるToDoリストの作り方についてまとめてみました。

正しいToDoリストのつくりかた

1:作業を細分化させる

「プレゼン準備」だけではなく、「テーマ決め」「資料集め」「パワポ作成」「資料作成」「リハーサル」など、作業ひとつひとつのToDoを作りましょう。

ぼんやりとした内容では、頭の中でまず何から始めるべきか、次の手順は何かなどを常に考えるため、作業に集中できません。

2:具体的に書く

例えば「●●さんにメール」だけではなく、「●●さん、交通費清算、過去の資料PDF添付してメール、13日15:00まで」などと書くと、やるべきことが見えやすいです。

3:優先順位をつける

ただToDoリストを並べても、どれから手をつけるべきか分からなくなってしまうと、作業の効率化は望めません。優先順位のつけ方の基準は、次のような観点からみるといいでしょう。

  • 期限が近いもの
  • 慣れていないもの
  • 多くの人が関わっているもの
  • 必要な時間が読めないもの
  • 難しいと思われるもの

4:手が回らないことは書かない

自分の手が届く範囲の仕事のみをToDoで書き、完了したら次のタスクをToDoに加えましょう。一日に裁けない量を書いてしまうと、焦りがうまれてしまいます。

おわりに

綿密な計画を立てても、仕事にはトラブルがつきもの。必ずしも計画通りにいくとは限りません。そのため、多少融通が効くようにリストを作成するとタスクを実行しやすいでしょう。これらが習慣づけば今よりきっと仕事の能率がよくなりますよ。

(image by amanaimages)

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本記事は、2016年05月12日時点の情報です。記事内容の実施は、ご自身の責任のもと安全性・有用性を考慮してご利用いただくようお願い致します。

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