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必ず時間を記録する!日常業務でのノート活用法

2013年10月02日作成

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これからご紹介するノート活用法は、時系列な記録が必要とされる職業の方々に特にお勧めしたい方法です。

メモもノートも、後から見直した時に、どのように活用していけるかが、重要なポイントになると思います。見直した時に、記入した時の記憶がよみがえるように、ビジネスパーソンとしてノートを活用していきましょう。

目次

このハウツーを紹介する著者について

  • 著者の社会人歴:15年
  • 著者の職種・役職:福祉系の相談業務
  • 著者の性別:女性
  • 著者が勤める会社の業種:福祉業
  • 著者が勤める会社の従業員数:100名

ノートの活用法について

このハウツーを知ったきっかけ

職場の同僚が、リング式ノートを使用して、電話メモから、To Doリスト、アイディアまで、記入しているのを知ったことがきっかけです。

なるほど、すべてのことをノートに書けばいいのか、と感心しました。文房具好きの著者は、すぐにお気に入りのノートを購入しました。

ノートの利用用途

著者は福祉施設の相談業務でしたので、関係各所からの連絡事項、外部からの相談事項、施設入所者の日々の様子等、のちに書類として記録に残さなければならないこと、すべての記入に使用しました。

また、To Doリスト、電話応対の内容の記入にも使用しました。

仕事上の確認したいこと、調べたいこと、考えなければならないこと、仕事のすべてを記入していきました。

このハウツーの利用歴

職場の異動で相談業務についた5年前から3年間、この方法を利用しました。

ノートの活用法のポイント

ポイント1:ノートの左ページに一日のTo Doリストを記入する

手帳のTo Doリストのように、チェックボックスを頭につけ、今日やるべきことを箇条書きにして、書き出していきます。

終わった仕事にはチェックをつけます。

ポイント2:ノートの右ページに行った仕事を記入する

この時、左ページのTo Doにあることは記入しません。To Doリスト以外で当日に上司から指示された案件、外部から持ち込まれた案件などを時系列に記入します。

時系列に記入するために、ページの左端から3cm程度のところに縦に線を引きます。線の左側に、案件が発生した時間を記入します。案件発生の時間を記入するのは、のちに書類作成の際、必ず時間を記録する必要があるためです。

電話を受けた場合も同様に、時間と要件を記入します。他者への伝言メモを作成する場合にも、いったんノートに記入します。

後から見返して整理する必要のある時は、ページに付箋を貼り、付箋に「調べる」など、自分でわかるように記入しておきます。

ポイント3:伝言メモはノートに貼り付ける。

同僚が受けた電話の伝言メモなどは、転記せずにそのままノートの左ページに貼り付けます。

メモの紛失や転記ミスを防ぐためです。

ノート活用法の注意点

選び方

見開きで使用するので、A5サイズ以上の大きめのもので、厚めのノートを選びましょう。筆者はA4サイズのノートを使用しました。

記入の仕方

ノートに書くとなると綺麗に書こうと思いがちですが、あくまで仕事 の進行状況をつかむための記入なので、自分がわかれば良しとします。

使い方

デスクで仕事をするときは、すぐに書けるように常にノートを開いておきましょう。パソコンの手前にノートを広げる形です、

おわりに

筆者にとって、この日常業務ノートは、仕事の日誌のようになりました。ノートを見返すと、その時期にどんな状態だったか、どの案件に時間を取られたのかなどがわかり、次に似たような案件があった場合、その進め方の参考になりました。

また、筆者のノートに様々なことが書いてあるため、同僚からも「あれはいつのことだっけ?」と尋ねられたり、「あの時どうやったっけ?」と仕事の方法についても尋ねられたりするようになりました。

時系列に記録している方は多いかとは思いますが、必ず時間も記入することで、頭の中に記憶がより定着し、日常業務ノートが辞書のような存在になってきます。

一冊のノートに今起きていることをすべて集約する方法は、メモを探したり、どこに書いたか探したりという、無駄な時間がなくなります。どこにメモしたかわからなくなってしまうという方には、この時系列ノート活用法をぜひ試していただきたいと思います。

(image by amanaimages)

この記事で使われている画像一覧

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本記事は、2013年10月02日時点の情報です。記事内容の実施は、ご自身の責任のもと安全性・有用性を考慮してご利用いただくようお願い致します。

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