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  7. 本番で慌てないようにする!通夜の受付準備のポイント

本番で慌てないようにする!通夜の受付準備のポイント

2013年09月13日作成

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お通夜や葬儀の受付は不特定多数の人が出入りし、お金だけでなく出席者の個人情報も扱う場なのでしっかりした管理が求められます。

数時間の間に参列者の多い・少ないの差が激しいので、繁忙時間帯にあわてないように準備しましょう。

悲しむ暇のないのが通夜・葬儀ですが、故人のために不特定多数の人が駆けつけてくれる参列者に、喪主に代わって対応するのが受付です。ここでは、お通夜の受付準備の方法・ポイントについて紹介します。

目次

通夜について

  • 故人:友人の父
  • 喪主:友人の母
  • 場所:葬儀会社の斎場
  • 参列者:会社関係者、親族、友人、家族の会社や友人など100名弱
  • 通夜の受付担当者:著者

通夜の受付準備のポイント

1:担当者と各担当の人数配分を決める

参列者の記帳や香典の受け渡しをする窓口と、受け取った香典のお金を数えたり管理する後方など、人数と担当者配分をします。

著者が経験した際は、実際の参列者は100名弱。受付と後方は6名で、2名が受付、3名が後方でお金の計算、残りの1名は受付と後方の間で香典や帳簿の受け渡しをしたり、受付繁忙時間に受付をするなど、柔軟に対応できる人員にしました。

思っていたより参列者が少なかったので、順番に焼香するときもかなり余裕がありました。

香典額の計算は、後で家族が行う場合もありますが、受付で現金と香典袋の情報(名前や住所などの個人情報と記載された金額)が記帳されている情報、現金の額とに合致しているかチェックしながら管理しておくと、後で喪主の人が楽です。

2:葬儀社から支給された資材の確認と準備

斎場・お寺・自宅などどこで行う場合でも、葬儀社が執り行うことが多いと思います。資材も葬儀社が一式を用意しているはずです。葬儀社に通夜・葬儀を頼んでいれば、必要であろう資材は全て準備されています。

お金を保管できるもの、参列者とお手伝いがそれぞれに使用できるだけの文房具、クリップや輪ゴム、お金を数えるための電卓などです。

当日は、記帳表(帖)とペンを受付台に並べるなどの準備をします。お金だけでなく記帳票は個人情報になるので、受付台から後方へ香典や記帳票を受け渡す流れなども確認し、喪主に受け渡すまでにしっかり管理できるよう準備します。クリップや輪ゴムなどの細かい文房具は多いほうが便利です。

3:親族以外のお手伝いの人へのお礼の準備

親族の会社関係者や友人などが手伝ってもらう場合、お礼の準備も必要です。葬儀の後に渡したり贈ったりすることもできますが、参列者が帰った後で、精進落としで食事をしている時に、お礼の言葉と一緒にお渡しするといいと思います。

注意点

通夜・葬式は結婚式などと違って、実際に何人の参列者が来るか予想が出来ないのが一番大変な点です。

予想より参列者が多い場合に備えて受付の窓口を増やせるくらい資材や人員に余裕を見て準備をするとよいです。また、特に通夜は、仕事帰りに遅れて駆けつける人が必ず何人かいるので、時間外でも手伝える人、出来れば親族の中で手伝える人も用意しておいたほうがいいと思います。

おわりに

お手伝い側は参列者への失礼がないようにすることと、間違いがないようにきちんと管理すること、親族側はそのお手伝いの方たちへの配慮を忘れないようにすること、これらを気をつければそんなに大変なことはないと思います。

(image by 足成)

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本記事は、2013年09月13日時点の情報です。記事内容の実施は、ご自身の責任のもと安全性・有用性を考慮してご利用いただくようお願い致します。

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