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採用担当者に好印象を与える問い合わせトーク&メール

2016年05月12日更新

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はじめに

中途採用では企業への問い合わせは概して歓迎されません。新卒採用と異なり、通常の業務と兼任で採用を担当している場合も多く、対応が負担になることが多いからです。当然ですが、公開情報をよく読めばわかることを尋ねてしまうなど、失礼のないように気を付けましょう。

ここでは、どうしても連絡が必要になった場合の好印象を与える問い合わせトーク&メールのコツについてご紹介します。

基本的に「応募前」の問い合わせは控える

一般的に、応募もしていない段階で、給与や残業、細かい待遇については尋ねても回答がもらえないのが多いものです。OB訪問にも親切に応対してくれる新卒採用とは、まず前提が異なる点に注意してください。

それでも確認したいことがある場合は、企業ホームページの採用情報欄に、問い合わせフォームなど、専用の窓口を設けているかを確認しましょう。問い合わせに対する企業の基本的なスタンスがそこから読み取れることもあります。

また、転職情報サイトに求人を掲載している企業の場合は、個別画面に「企業に質問するボタン」を設けているところもありますので、要チェックです。

また、求人情報やに企業ホームページに書いてあることを尋ねてしまうと採用担当者に「注意力散漫な人」「情報収集が足りない」という悪い印象を与えてしまいますので注意してください。

問い合わせ電話はマナーが大事!

企業から面接日程の連絡をもらったが、都合がつかないため変更をお願いしたいなどの場合、問い合わせは顔が見えない分、マナーに気を配るのが大切です! 悪い印象を与えれば、選考時にマイナス評価にもなりかねません。電話で問い合わせする際には、下記のポイントをチェックしておきましょう。

  • 騒音がない場所でかける。携帯電話なら電波状況もチェック
  • 手元に求人広告、筆記用具、カレンダー、履歴書などを準備する
  • 業界ごとの繁忙な時間帯に注意し、その時刻を避ける
  • 質問の前に、名前や簡単な自己紹介をする
  • 質問は絞り込み、要領よく尋ねる

質問の前に簡単な経歴や志望動機などを尋ねられることも少なくありません。下書きでよいので履歴書を用意しておきましょう!

問い合わせ段階であっても、最低限の事前準備は怠らないようにしましょう。

問い合わせメールは簡潔に読みやすく!

メールの場合も考え方は電話と同じです。大量のメールを送受信する応募先の採用担当者の立場になって考えましょう。

「拝啓」「時候の挨拶」は省略し、「前略」でOKです。簡潔に読みやすく、自分の基本情報を提供した上で質問を書きましょう。

メール作成のポイントは次のとおりです。

  • 「貴社求人への問い合わせ」など、一目瞭然の件名をつける
  • 長文は避け、箇条書きなど読みやすさに配慮する
  • 緊急時以外は、携帯電話のメールを避ける
  • 個人アドレスがない場合は、Webの無料メールを利用する
  • トラブル防止の観点から、添付ファイルは避けるのが原則

個人アドレスを用意するのが重要です。在職中の企業ドメインが入ったアドレスを使うのは避けましょう。

言わずもがなですが、絵文字などを使うのは非常識です。

最後に

忙しい企業担当者の立場になって考えれば難しくありません。まずは、しっかりと下調べをし、本当にわからない、聞いておきたいことだけに絞って、簡潔に尋ねましょう。

(image by amanaimages)

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本記事は、2016年05月12日時点の情報です。記事内容の実施は、ご自身の責任のもと安全性・有用性を考慮してご利用いただくようお願い致します。

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