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  4. プライベートを充実させたい! 少しでも早く帰るための時短仕事術8選

プライベートを充実させたい! 少しでも早く帰るための時短仕事術8選

2013年09月02日作成

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忙しい人も上手に時間を使えば余裕を持った生活ができるはず。この記事では、時短のための心がけやルールの作り方をご紹介します。

時間の使い方を少し見直すだけで、毎日の仕事効率がぐっと上がるかもしれませんよ。

時短仕事術8選

1. SNSを見ている時間を制限する

SNSを開いていると、ついダラダラと眺めてしまいます。そこでSNSを見る時間をあらかじめ制限することをおすすめします。休憩時間や移動時間などに生まれる「スキマ時間」を有効活用することで、無駄にだらだら見ていた時間を短縮することができます。

2. メールの時間を短縮する

ビジネスでは、メールのやりとりを頻繁に行います。仕事中にかなりの時間をかけてメールの作成をしていませんか?  メール作成の時間を減らすことができれば、大きな時短になるはずです。

よく使う単語や文章をの雛形をユーザー辞書などに登録しておきましょう。文章を書く時間を短縮することができます。

また、頻繁にメールチェックを行うのも時間ロスの原因になります。1時間に1回など、自分の仕事のペースに合わせてチェックするタイミングをあらかじめ設定しておきましょう。

直接やりとりする方が早く済むことも多いものです。対面や電話で済ませて、メールのやりとり自体をなくしてしまうのも効果的です。

3. チェックリストを作る

出張のための荷造りやプレゼンで用意する資料など、都度必要なものを考えていると時間が無駄になってしまいます。あらかじめ用途別に「必要なものリスト」を作ることでこの時間も短縮できます。

大事なときの忘れ物を防ぐためにも役立つので、一石二鳥の仕事術と言えそうです。

4. ToDoには必要な時間を書いておく

ToDoリストを作るビジネスマンは多いと思いますが、優先順位やかかる時間が異なる項目をただ並べるだけでは非効率です。

そこで、「いつやるか」を決めてToDoリストを作るのが効果的です。「電話をする」などといった小さなToDoもやる時間とかかる時間を書いておけば忘れることがありません。

5. ひらめきが必要な仕事は午前中に

1日のうちでもっとも脳が働くのは午前中だと言われています。新しい企画を考えたり、アイデアを出すのに有効な時間です。他にどうしても優先すべきことがなければ、創造性が求められる仕事は午前中に設定しておくといいでしょう。

6. 仕事の時間は逆算して考える

資料の作成など一人で行う仕事の時間は、かかる時間を計算して予定を立てましょう。また、自分が作業できる時間は、逆算して考えることで無駄なく設定することができます。

緊急なメールや電話など、急な出来事はいつ起こるかわかりません。また、承認が必要な資料などは、上司に確認してもらう時間も確保しておかなければいけません。

仕事をする時間は、実際の時間よりすこし多めに取り、そこから自分が使うことができる時間を逆算することで、焦らず仕事をすることができます。

7. 面倒な仕事は「一括処理」

緊急でないメールは後回しにしておくとどんどん溜まっていきます。そこで、返信は「一括処理」するのがおすすめです。早急に返信が必要なメールを送るタイミングで、溜まっていた重要度の低いメールも返信しましょう。

あれこれやっているうちに返信すること自体忘れてしまう恐れもありますから、重要度の低い仕事でも忘れないよう、一つのことを一気に片付けましょう。

これはメールだけでなく、伝票処理や電話なども同じ要領で片付けることができます。

8. 困った時は人を巻き込もう

仕事を効率よく終わらせるためには、人の手を借りるのも重要です。申し訳ないと思っても、困った時は人を巻き込んで助けてもらいましょう。

助けてもらうには、その前後で困っている人を助けてあげるのも大切です。困っている人がいた時には率先して助けてあげるようにしましょう。

おわりに

メールやSNSなど、時間潰しによく使用するようなツールは、ダラダラ見てしまいがちなので、特に注意しましょう。その事にどれだけ時間を使うのかを決めて行動することが大切です。また、自分だけではなかなかできない仕事に注力してしまうのも時間の無駄遣いになってしまいますので、周りの人も上手く活用してみてください。

仕事の無駄を削り、プライベートに使う時間を確保しましょう!

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(image by amanaimages)

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本記事は、2013年09月02日時点の情報です。記事内容の実施は、ご自身の責任のもと安全性・有用性を考慮してご利用いただくようお願い致します。

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