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【テンプレあり】面接の日程通知に対する返信メールの書き方

就職活動や転職活動のときに選考中の企業から送られる「面接日程お知らせメール」の返信の仕方などで悩んだことはありませんか?この記事では、「そもそも返信すべき?」などの基本的なことから「件名の書き方」「文面の書き方」など具体的なメールの返信のやり方やマナーに関して紹介しています。面接などの希望日時の連絡や自分の都合を合わせてもらうときなどの実際にテンプレートとして使える返信内容の文面例や、シチュエーション別の書き方などもぜひ参考にしてください。

2013年08月14日作成

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就職活動、転職活動をしている時は目上の人と連絡をやり取りすることがどうしても多くなりますよね。そこでいかに礼儀正しく対応できるかを、アピールポイントの1つとして見せていきたいところです。そうでなくても失礼は無いようにつつがなく済ませたい。

そういったやり取りの1つに面接の日程が決まったという案内メールをもらうシチュエーションがあります。この時どのように返信をするのか、迷ってしまうことがある人も多いのでは?

今回はそのようなメールに対して、どのように返信をすべきかのマナーをご紹介します。

そもそも返信すべき?

日程がすでに決まっており、単なる通知の場合は、返信をしなくてもさほど問題にならないケースもあります。

ただし、相手にとっては、ちゃんとメールが送られているかどうかが心配な場合もあります。きちんと、受け取ったことを伝えるのは大事です。

就職活動の場合などは、面倒でも返信をしておくとよいでしょう。

メール件名はRe:でも良い?

メールの件名ですが、通常は、メールで返信ボタンを押した時のままで問題ありません。多くの場合は「Re:面接日程のご連絡について」のように、相手のメールタイトルに「Re」がつく形になります。

もっと丁寧にしたい、という場合は「面接日程についてのご返信(山田太郎)」のように書きなおしてもよいと思いますが、必須ではありません。

面接通知への返信内容

書き始め

まず、メールの返信についてですが、まずメールを送る先の方の会社名、および名前を書いた上で、自分の名前を名乗るのが一般的です。

相手の名前を書く理由としては、人事部として一つのメールアドレスを使っているケースなどがあるため、書いておくと親切です。(今ではあまり見かけませんが・・・)

また自分の名前はメールアドレスだけでわかるので、忘れてしまったことによる深刻な問題が起こることはほとんどありませんが、メールの本文を見た時にすぐに名前がわかるのは親切です。

株式会社△△商事 人事部 佐藤花子さま

◯◯大学 ◯◯学部山田太郎です。

などと書き始めると丁寧です。

余談ですが、相手の名前を書く+自分を名乗る、というのがメールでは一般的なマナーとなっています。社会人になるとこの形式で来ることが多いので、覚えておくとよいでしょう。

中身

すでに日程が決まっている場合は、以下のように書くとよいでしょう。

株式会社△△商事 人事部 佐藤花子さま

◯◯大学 ◯◯学部山田太郎です。

日程のご連絡ありがとうございます。
ご指示いただきました、

日時:06月02日 15:00〜
場所:△△商事本社ビル

にお伺いさせていただきます。
よろしくお願いたします。

内容としては最低限になりますが、送るメールとしてはこれで十分です。

ポイントとしては、日程を再度明記することです。自分では間違えない、と思っていても、一番多いのが日程や時間のミスです。確認のため、入れておくとよいでしょう。(相手への確認にもなります)

また、大企業の面接などでは、面接のたびに場所が変わる可能性があります。自分への確認のためにも、場所も明記しておくとよいでしょう。

著者は、面接の場所を間違えて、非常に焦った記憶があります。就職活動中にはよくあるので注意!

日程が決まっていない場合

日程の候補をいくつかいただいた場合は以下のようなメールになります。

株式会社△△商事 人事部 佐藤花子さま

◯◯大学 ◯◯学部山田太郎です。

日程のご連絡ありがとうございます。
下記の日時に伺わせていただきます。

日時:06月02日 15:00〜
場所:△△商事本社ビル

お忙しい中、日程を調整していただきありがとうございます。
当日は、何卒よろしくお願いたします。

こちらも日程や場所をしっかりと書いておけばよいでしょう。

日程の候補を送る場合

候補日をいくつか出してくれ!といわれる場合もあります。その場合は

株式会社△△商事 人事部 佐藤花子さま

◯◯大学 ◯◯学部山田太郎です。

ご連絡をいただきありがとうございます。
私の予定ですが、下記の日程はお伺いすることが可能です。

06月02日(火) 14:00〜19:00
06月03日(水) 10:00〜13:00
06月04日(木) 14:00〜18:00

大変お手数だとは存じますが、
上記日程で調整していただくことは可能でしょうか。

お忙しい中、大変恐縮ですが、よろしくお願いたします。

ポイントとしては、最低3つほどは予定を出すことです。相手の予定がつかない場合、また再度やり取りをすることになってしまうからです。

いただいた日程が無理な場合

いただいた日程が無理な場合の返信例です。

株式会社△△商事 人事部 佐藤花子さま

◯◯大学 ◯◯学部山田太郎です。

ご連絡をいただきありがとうございます。

大変申し訳ございませんが、その日程は
別件が入ってしまっているため、お伺いすることができません。

私の予定としては、下記の予定が空いておりますので
再度、日程を設定していただくことは可能でしょうか?

06月02日(火) 14:00〜19:00
06月03日(水) 10:00〜13:00
06月04日(木) 14:00〜18:00

お忙しい中、大変恐縮ですが、よろしくお願いたします。

必ず代案を出す!というのポイントですね。

フッターには自分の連絡先を入れる

メールの本文としては以上になりますが、メールのフッター(シグニチュアといったりします)には、自分の名前や所属、電話番号を入れると親切でしょう。

◯◯大学 □□学部
山田太郎

TEL:090-1234-5678
MAIL:yamada.taro@hogehoge.com

送信する前に必ず見なおしてみよう

就職活動などでやり取りをされる方は、是非とも参考にしてくださいね。

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(image by amanaimages)

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本記事は、2013年08月14日時点の情報です。記事内容の実施は、ご自身の責任のもと安全性・有用性を考慮してご利用いただくようお願い致します。

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