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  7. 「FreeMind(フリーマインド)」を使う!書き漏れしない議事録メモをPCで取るコツ

「FreeMind(フリーマインド)」を使う!書き漏れしない議事録メモをPCで取るコツ

2013年06月25日作成

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目次

はじめに

会議中の発言は、必ずしもパソコンで、文章にしやすい言い回しばかりとは限りません。その上、議題がしっかり決まっていても、話がそれてしまったりもします。

しかし、そのそれた話が、数分後にメイン議題に生きる場合もあります。そんな時、書き忘れましたでは済みませんよね?

そこで、著者がかつての職場の上司から教えてもらった、パソコンでの議事録メモの取り方を紹介します。企画部出身の上司でしたから、長い会議でも、突然思いついたようなアイデアでも、忘れずに書き留められたそうです。

著者も実行していますので、ぜひ参考にしてみてください。

このハウツーを紹介する著者について

  • 著者の社会人歴:約8年
  • 著者の職種:グラフィックデザイナー
  • 著者が勤める会社の業種:クリエイティブベンチャー
  • 著者が勤める会社の従業員数:5人

使用しているソフト・基本フォーマット

使用しているソフト

著者が使用しているソフトは、「FreeMind(フリーマインド)」です。メモしたい内容を、木の幹から伸ばす枝葉のように追加したり、移動させたり出来る無料ソフトです。

どの内容がどの事項と結びついているかなど、後で話の流れが見やすいのが特徴です。

FreeMindのダウンロード方法や、詳しい使い方などはこちらを参考にしてください→FreeMindを使おう会

基本フォーマット

名前(Free)の通り、決まった形式はありません。しかし、事前に以下の項目を新しいファイルに書いておき、保存した状態で書き始めると焦らずに済みます。

  • 議題
  • 議題にあがった理由
  • 日時、場所
  • 出席者  など

手書きと比較して良い点・悪い点

良い点

  • タイピングスピードが速いと、手書きより速い。
  • 字を書くことに自信がなくても、読みやすくなる。
  • 参考にしたホームページなども、簡単にメモしておける。

悪い点

  • メモを取る速さがタイピングスピードや、パソコンの慣れなどに左右されてしまう。
  • ちょっとした図形を描くのに時間がかかる。
  • パソコンのトラブルが起きた時、予備で保存していなければ、最悪の場合消えてしまう。

簡単に議事録メモを取る方法・コツ

それでは、早速「FreeMind(フリーマインド)」で簡単にメモを取るポイントをご紹介します。

メモの内容は、幹から伸びる枝葉をイメージします

このソフトで、上手に議事録のメモを取るには、大木から伸びる大きな枝葉を想像してください。会議で上がった案を書き出し、その案から枝を伸ばして、案が浮かんだ理由や、案に対して具体的にどうするかなどを、葉として書き足していきます。

その場で出たちょっとした意見や感想も、出た案や意見から枝を伸ばし、葉として書き加えます。

レイアウトのコツ

後で見てゴチャゴチャにならないようにする為には、書いた「葉」を伸ばした枝ごと移動させるのがコツです。話題と話題の間の、ちょっとした時間に、関連づけしたい幹の場所へと、枝葉を移動させましょう。

幹から伸びる1つの大きな枝葉が、1くくりの項目になるように心がけましょう。最初は難しいかもしれませんが、後で見直した時に、一つの流れのように「項目(幹)>なぜなら・案(枝葉)>細かく言えば(次の枝葉)」となるのが理想です。

表現は自分なりに工夫しましょう

このソフトは、簡単なマークを入れることが出来ます。議事録メモを取る前にどのマークを何に使うか、自分なりに決めましょう。

著者は、出席者に番号のマークを打ち、その人が担当になった結論に同じ番号のマークを打っています。こうすれば、誰が何を担当することになったのか、一目瞭然です。

また、今は無理だけど今後に生かしたい、議題からそれたけれど覚えておきたい項目などには、チェックマークなどを付けると、今後の会議の参考にもなります。

メモをとる時間を考えましょう

パソコンで議事録メモを取っていると、周囲の状況から注意がそれがちです。パソコンでまとめつつも、会話が進んでいる時はメモ書き程度で大丈夫です。

話し手が考えている間や、話し手の交代時間などをうまく利用して、整理するようにしましょう。

著者もそうでしたが、最初のうちは、会議のスピードについていけない場合もあります。そんな時は、リアルタイムで書いているフリをしてはいけません

きちんと申し出て、慣れるまでは少しだけ間をとって話してもらうようにします。

保存したファイルは残しておく

議事録を書き終えた後も、保存したファイルは捨ててはいけません。確認のためにも、今後のためにも、分かりやすいタイトルで整理し、保存しておきましょう。

FreeMindを入れていない人にファイルを見せる方法

もし、FreeMindをパソコンに入れていない人に、見せなければならない場合は、ツールバーの「ファイル→エクスポート」で、JPEG(画像)やPDF(無料ソフトAdobe Readerで見られる形式)などに書き出してください。

詳しくはFreeMindを使おう会を読んで下さい。

自身の議事録に関する体験談

たった1行の枝葉も役立った

議事録は、簡潔にまとめるために、細かい話し合いの経緯や、参考にすらならないボツになった案などを削って書きます。

著者の実体験ですが、後日上司から「そういえば、○○さんが会議で、こんな事言っていたよね? 細かいことメモしてるよね?」と、細かい情報を半月後に求められたこともあります。

この瞬間が、「FreeMindでメモしていて助かった」と一番思えた瞬間です。たった1行の小さな枝葉ですが、しっかり幹から伸ばしておいて正解でした。

PCでメモを取る際の注意点

FreeMindや、他のソフトでメモを取るに時は、いくつかの注意点があります。

  • 会議する場所まで持ち運べるノートパソコンであること。
  • すぐ終わるからと楽せず、しっかりコンセントをさして電源をとること。
  • パソコンのトラブルに備え、USBメモリやSDカードなどパソコン以外の記憶媒体に保存しておくこと。(パソコンが壊れてしまえば、保存したメモを読めなくなるから)
  • 同じ形式を読み込むソフトを入れていないと、他のパソコンで読むことも編集することも出来ません。(書き出しをするなどしてください。)

おわりに

いかがでしたでしょうか?

今回ご紹介した書き方のコツ(幹から伸ばす枝葉)は、手書きでも応用できます。著者は、FreeMindを議事録メモだけではなく、企画案の下書きにも使っています。使い方次第で、普段使いのメモとしても、企画のアイデア出しにも使えます。

教えて下さった元上司からの教えを、最後にもう一つご紹介しておきます。仕事を早く覚える、会社に馴染むコツの一つに「メモ魔」になると教えてもらいました。

手前味噌ではありますが、著者は、議事録のメモをはじめ、上手にメモ魔になっているお陰で、仕事の覚えが早いと言われます。少人数の会社ではありますが、信頼してもらっています。皆さんも、一緒にメモ魔になりませんか?

著者が今でも実行している議事録のコツや方法が、皆さんのお役に立てれば幸いです。

(image by 筆者 )
(image by 足成 )

この記事で使われている画像一覧

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本記事は、2013年06月25日時点の情報です。記事内容の実施は、ご自身の責任のもと安全性・有用性を考慮してご利用いただくようお願い致します。

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